Le budget est certainement l’outil de gestion le plus important pour contrôler efficacement les coûts et faire une analyse de ce qui se déroule au sein de la société. Nous allons voir comment rédiger un budget prévisionnel à Madagascar et aussi comment utiliser les chiffres qui s’y trouvent.
Élaboration du budget prévisionnel à Madagascar
Il existe plusieurs types de budget prévisionnel suivant ce qu’on veut faire de l’outil, si c’est pour analyser seulement les coûts, ou le profit, …
Pour commencer votre plan de budgétisation, il faut d’abord fixer les objectifs à atteindre (exemple : une augmentation du chiffre d’affaires de 20 %).
A partir de ces objectifs fixés, on va pouvoir déterminer les postes budgétaires où il convient d’agir. Il faut donc faire un plan de travail stratégique. Une augmentation du CA nécessite une augmentation de la production, de la force de vente, de l’achat de matières premières, faire des salons, … Une fois le plan bien peaufiné, il va falloir chiffrer tout cela.
Chiffrage du plan pour établir le budget prévisionnel à Madagascar
Tout d’abord, chaque responsable de département donne les éléments qui devront être touchés par cet objectif fixé, le travail se fera sur la base des réalisations des années précédentes. Ils rajouteront ensuite une modification en cohérence avec l’objectif.
Exemple : Toujours pour une augmentation du chiffres d’affaires de 20 %
- Service commercial : estimer le nombre de produit à vendre et déterminer un prix de vente s’il faut le changer.
- Service production : en collaboration avec le service commercial (concernant les ventes), il devra déterminer le nombre de matières premières à acheter pour assurer la production estimée.
- Service RH : en collaboration avec les autres services, il devra déterminer la quantité de main d’œuvre nécessaire pour assurer la production, la vente et autres.
Il se peut qu’une société n’augmente pas sa main d’œuvre mais optera plutôt pour une sous traitance, tout cela dépend du plan stratégique de la société. Et c’est avec ce plan qu’on détermine les postes budgétaires les plus touchés.
Le contrôleur de gestion (celui qui établit le budget) aura pour mission de rendre ces chiffres cohérents et réalistes, en tenant compte de plusieurs paramètres :
- l’inflation
- l’environnement du secteur
- l’environnement du pays (politique et économique)
- l’indice des prix à la consommation sur l’INSTAT
- différentes statistiques (comme par exemple des sondages sur Madagascar)
- l’indexation des salaires (décret sur les salaires par an)
Attention, il faut être très minutieux et REALISTE dans l’élaboration du budget prévisionnel. Certains, d’un côté, seraient tentés de le minimiser pour dire après que l’objectif du chiffre d’affaires a été atteint rapidement. Mais au niveau des charges, le budget va aussi dépasser ce qui équivaudra à un écart défavorable.
De l’autre coté, d’autres seraient tentés de faire le contraire, à savoir gonfler le budget. Et dans ce cas, non seulement les dirigeants seront septiques et pourraient le refuser, et quand bien même ils le valideraient, la trésorerie sera alors mobilisée pour des dépenses qui ne sont même pas certaines au lieu d’être rentabilisée ailleurs (placement ou autres).
Analyse des écarts sur le budget prévisionnel
Oui c’est bien beau d’établir un budget, de le présenter à la direction mais après qu’est ce qu’on doit faire avec ces chiffres.
Il faut analyser les écarts entre ce qui a été réalisé et ce qui a été prévu. Vous pouvez le faire par mois, par trimestre, cela dépend de chaque société. Ceci dans le but de trouver les causes de l’écart et de prendre des mesures correctives.
Voyons une illustration pour comprendre l’analyse des écarts dans un suivi budgétaire.
Attention : le signe négatif ne veut pas forcément dire que c’est défavorable et le signe positif non plus ne signifie pas automatiquement que c’est favorable. C’est pour cela que, dans notre exemple, nous n’allons pas mettre de signe.
Supposons une société qui fabrique des paniers en raphia avec les répartitions suivantes :
Budget prévu
| Quantité à vendre | Prix de vente unitaire prévu | Coût de production unitaire prévu | Marge prévue | Résultat prévu |
|---|---|---|---|---|
| 50 000 | 200 | 142 | 58 | 2 900 000 |
Réalisation
| Quantité vendue | Prix de vente unitaire réel | Coût de production unitaire réel | Marge réelle | Résultat réel |
|---|---|---|---|---|
| 52 000 | 208 | 152 | 56 | 2 912 000 |
Commençons tout d’abord par analyser le plus important « les ventes », plus précisément le résultat.
Résultat réel – Résultat prévu = 2 912 000 – 2 900 000 = 12 000 Ar
Nous avons donc un résultat favorable de 12 000 Ar, pourtant, il y a eu une augmentation de la production à 52 000 unités au lieu de 50 000. Essayons de comprendre d’où vient cette incohérence.
Dans un premier lieu, nous allons examiner l’écart sur le volume ensuite l’écart sur valeur (prix de vente et coût de production).
Écart sur le volume
(Quantité réalisée – Quantité prévue) X Marge prévue : (52 000 – 50 000) X 58 = 116 000 Ar
Nous avons donc un écart favorable de 116 000 Ar car nous avons produit plus que prévu. Bien sûr, nous considérons que la durée de fabrication n’a pas changé entre la prévision et la réalisation.
Écart sur valeur
(Marge réelle – Marge prévue) X Quantité vendue : (56 – 58) X 52 000 = 104 000 Ar
Nous réalisons donc bien ici que l’écart est défavorable de 104 000 Ar, car la marge réalisée est inférieure à celle prévue dans le budget.
La question est maintenant de savoir sur quoi doit-on agir ? Faut-il modifier le prix de vente ou réduire les coûts ?
Écart sur le prix de vente
(Prix de vente réel – Prix de vente prévu) X Quantité vendue : (208 – 200) X 52 000 = 416 000 Ar
Un écart largement favorable de 416 000 Ar car nous avons vendu à un prix plus élevé que prévu et encore avec une quantité supérieure à celle prévue.
Augmenter le prix ici ne fera que faire fuire les clients, la mesure corrective se trouve donc ailleurs.
Écart sur les coûts
(Coût réel – Coût prévu) X Quantité vendue : (152 – 142) X 52 000 = 520 000 Ar
Il s’avère donc que cet écart défavorable de 520 000 Ar est la source du problème.
Le contrôleur de gestion devra donc s’informer auprès des services concernés pourquoi ce coût a augmenté par rapport à ce qu’ils avaient donné initialement. Il se peut que :
- le fournisseur ait augmenté son tarif du jour au lendemain,
- les employés engagés pour assurer la production aient eu une augmentation de salaire,
- plusieurs coupures d’électricité pendant la production donc utilisation de groupe électrogène à essence (qui coûte beaucoup plus cher)…
Les actions correctives peuvent donc être :
- le changement de fournisseur
- l’investissement dans les plaques solaires pour éviter la consommation excessive d’essence.
Si nous remontons cette pyramide de calcul, nous pouvons voir que tout se recoupe. En effet :
- Écart sur valeur = Écart sur le prix de vente + Écart sur les coûts : 416 000 – 520 000 = 104 000
- Écart sur résultat = Écart sur le volume + Écart sur valeur : 116 000 – 104 000 = 12 000
Bien sûr, il s’agit là d’un calcul simplifié d’une société de production, il existe bien d’autres types de budgets et d’analyses plus poussés tels que :
- le budget de production
- le budget de trésorerie
- l’analyse sur la production de plusieurs produits différents (mixing)
- l’analyse sur les produits saisonniers
Nos conseils sur l’élaboration du budget prévisionnel à Madagascar
- Nous vous recommandons de commencer votre budget au plus tard début Novembre.
- N’oubliez pas de prendre en compte les paramètres comme le changement de tarif de certains fournisseurs, notamment la Jirama, pour ne pas être surpris.
- N’oubliez pas les petits détails lorsque vous augmentez un poste budgétaire, une augmentation du salaire aura forcément un impact sur l’IRSA, la CNaPS, l’Ostie et la FMFP.
Vous savez maintenant comment et sur quels paramètres établir un budget, comment le calculer, faire son suivi et quoi faire avec les écarts.
