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Petite révolution dans le monde tranquille des logiciels de gestion et d’encaissement, la certification NF525 vient chambouler les codes et les codeurs. Vous vous sentez perdu ? La NF 525, quésaco ? Suivez le guide, Stileex a tout mis à plat pour vous.

Qu’est-ce que la certification NF525 ?

Le certificat NF525 est un document attestant de la conformité d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse aux normes exigées par la loi pour son utilisation. NF est une marque de certification de produits et de services délivrée par AFNOR Certification (Association française de normalisation) avec son réseau d’organismes partenaires.

Fondée en 1926, l’AFNOR compte environ 2 500 entreprises associées. Son travail consiste à animer et harmoniser le processus de conception des normes et d’encourager leur application. Cette association est à la tête de l’ensemble du système français de normalisation et est représentée non seulement sur le territoire français, mais également partout dans le monde. Cette représentation au niveau mondial a été rendue possible grâce à l’ISO (organisation internationale de normalisation) dont l’AFNOR est elle-même membre.

Le logiciel utilisé doit avoir le certificat NF525
Le logiciel utilisé doit avoir le certificat NF525

Pour en revenir à la certification NF525, elle est issue d’un projet de loi votée par l’Assemblée nationale européenne en 2015. Devenue une loi portant sur le RGPD (règlement général sur la protection des données) en France, elle est entrée en vigueur sur le territoire seulement au 1er janvier 2018 sous le numéro 2015-1785 du 29 décembre 2015 (loi des finances). Ainsi, tous les commerçants soumis à la TVA, personne physique ou morale, de droit privé ou public, qui font usage d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse, doivent se soumettre aux dispositions de l’article 88 de ladite loi.

Cet article 88 précise que « Toute personne assujettie à la valeur ajoutée doit… Lorsqu’elle enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 115-28 du code de la consommation ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration… ».

Autrement dit, l’usage d’un logiciel de comptabilité, de gestion ou de caisse par un commerçant nécessite maintenant un certificat (NF525) pour être légal.

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Les objectifs de cette nouvelle loi

Le pouvoir français a jugé nécessaire l’instauration d’un système de contrôle moderne dans le but de protéger les intérêts des citoyens, des entreprises, mais également ceux de l’État lui-même.

Pour les sociétés, il va s’agir de leur éviter toute forme d’extorsion grâce, entre autres, à la traçabilité des opérations spécifiées dans les règles de la certification NF525. D’autres garde-fous censés les protéger contre toutes malversations sont également prévus :

  • la sécurisation des enregistrements par signature électronique
  • l’archivage et la conservation des opérations
  • la transparence des données et de leur traitement
  • ou encore la possibilité de restituer fidèlement des données à la demande

Pour l’État français, son souci principal est la fraude fiscale qui lui coûte chaque année plusieurs dizaines de milliards d’euros. Grâce aux conditions fixées par la certification NF525, le fisc contrôlera plus facilement les transactions commerciales des activités soumises à l’impôt.

Une loi conçue pour mieux protéger les entreprises et lutter contre la fraude fiscale
Une loi conçue pour mieux protéger les entreprises et lutter contre la fraude fiscale

Les avantages liés à la certification NF525

Ce nouveau moyen de contrôle instauré par l’État présente des avantages pour tous les utilisateurs de logiciels certifiés. Déjà, le commerçant informatisant sa gestion le fait pour l’optimiser et la contrôler à tout moment. Cela limitera les possibilités d’erreurs, de malversations ou encore de vols et, grâce à la NF525, permettra une traçabilité sans erreur. D’ailleurs, plus l’entreprise sera grande, plus les opérations à vérifier seront nombreuses et nécessiteront une plus grande vigilance, chose que permettent les normes de cette nouvelle certification.

Le certificat NF525 permet une traçabilité sans erreur des opérations
Le certificat NF525 permet une traçabilité sans erreur des opérations

L’État tirera également profit de cette nouvelle législation vu qu’il s’agit d’un nouvel outil contre la fraude fiscale. Lors d’un contrôle et grâce à la certification NF525, le fisc pourra observer de près tous les mouvements effectués sur un logiciel et, en cas de doute, il lui sera possible de vérifier sans erreurs les déclarations ambiguës, chose qui jusqu’ici était difficilement faisable.

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Les inconvénients du système

Comme toute chose, les conditions posées par le certificat NF525 présentent quelques inconvénients.

Sachant que les logiciels sont en perpétuelle amélioration et doivent en tout temps s’adapter à leur environnement, ils évoluent et se mettent à jour. Quoi de plus normal ? Sauf qu’avec chaque nouvelle version, il faudra désormais réintroduire une nouvelle demande de certification. C’est un frein pour l’évolution technologique et une lourdeur en plus à gérer pour les développeurs puisque l’éditeur censé avancer dans ses projets perdra alors du temps à réunir des documents administratifs et à attendre les résultats, ce à chaque mise à jour.

Pour ne rien arranger, le commerçant utilisant un logiciel en cours de certification ne pourra pas déclarer ses impôts tant que la certification n’est pas acquise. Passer outre le mettra en illégalité.

Enfin, la certification NF525 d’un logiciel est un investissement en soi. Chez INFOCERT par exemple, un organisme accrédité par l’AFNOR :

  • le cahier des charges contenant les règles de conformité coûte 500 euros
  • leur formation est accessible pour 600 euros
  • et pour avoir l’aide d’un expert en cas d’incompréhension ou de problème, il faudra débourser 200 euros/h
La certification NF 525 est un vrai investissement
La certification NF 525 est un vrai investissement

Les conditions requises à l’obtention du certificat NF525

La certification NF525 se fait sous conditions, notamment celle d’avoir un logiciel répondant à l’inaltérabilité des données, à leur sécurisation, conservation et archivage.

Le logiciel de caisse doit désormais être certifié NF525
Le logiciel de caisse doit désormais être certifié NF525

Il faudra, par exemple, que les processus d’enregistrement, de modification ou d’annulation soient traçables pendant au moins 6 ans. Le suivi complet de toutes opérations s’effectuera par la création d’une piste d’audit et pour préserver les enregistrements de pièces justificatives des opérations d’encaissement, le logiciel devra utiliser la signature électronique. Cette dernière doit se trouver sur l’impression du ticket de caisse et être suivie du numéro du certificat NF.

La validité d’un logiciel devra être attestée par un certificat délivré par un organisme accrédité dans les modalités édictées par l’article L. 115-28 du code de la consommation. En son alinéa 1, il précise que « Peuvent seuls procéder à la certification de produits ou de services les organismes qui bénéficient d’une accréditation délivrée par l’instance nationale d’accréditation, ou l’instance nationale d’accréditation d’un autre État membre de l’Union européenne, membre de la coopération européenne pour l’accréditation et ayant signé les accords de reconnaissance mutuelle multilatéraux couvrant la certification considérée ».

Cas pratique : le parcours pour obtenir sa certification

Les démarches à faire pour obtenir le certificat NF525 incombent à l’éditeur du logiciel. Pour ce faire, il va devoir passer par plusieurs étapes :

  1. L’achat des règles de conformité auprès d’un établissement accrédité.
  2. La modification de son logiciel pour le mettre en conformité en suivant le cahier des charges qu’il a acheté.
  3. Le dépôt de son dossier incluant, entre autres, son logiciel et les documents techniques y afférents auprès d’un organisme accrédité. A ce stade, il devra aussi répondre à un questionnaire relatif à son produit.
  4. L‘étude de son dossier de demande de certification par l’organisme. Cette phase est divisée en plusieurs petites étapes : l’instruction du dossier, l’évaluation de la conformité du logiciel et la réalisation d’un audit qualité. A l’issue de cette étude préalable, son dossier sera soit conforme, soit non conforme.
  5. Si son dossier est conforme, il passe en comité de lecture qui statuera en dernier lieu. Si à ce stade tout se passe bien, il reçoit le précieux sésame et sa certification sera dûment enregistrée. Par contre, il devra maintenant la faire réviser chaque année pour la conserver.
  6. Si son dossier n’est pas conforme à l’issue de l’étape 4, l’organisme lui demandera de réviser sa copie avec une possible demande d’informations complémentaires. Il lui est toutefois possible de faire opposition au verdict de non-conformité s’il juge que la décision émise est arbitraire. Normalement, l’organisme certificateur devra alors procéder à l’examen des motifs de sa plainte et statuera après un délai de 15 jours. Si à l’issue de ce délai, l’organisme maintient sa décision de juger non conforme son dossier, il aura droit à un deuxième et dernier recours motivé pour espérer gain de cause. L’éditeur sera cette fois-ci informé des perspectives prises dans les 21 jours qui suivront la réception de son second recours.
Le parcours pour obtenir son certificat NF525
Le parcours pour obtenir son certificat NF525

NF525 : ce que ça change du côté des commerçants

Nous l’avons dit plus haut, s’il veut utiliser un logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse, le commerçant est désormais obligé d’en choisir un qui soit conforme à la certification NF 525. Pour en apporter la preuve auprès de l’administration fiscale, il a le choix entre deux options :

  • d’une part, posséder un document attestant la certification NF525 du logiciel qu’il a choisi et qui est normalement fourni avec ce dernier à l’achat
  • ou, d’autre part, posséder une auto attestation individuelle qui, elle, est fournie par l’éditeur du logiciel

L’auto attestation est une alternative à la longue procédure de certification et elle se fait en binôme avec le commerçant désireux d’utiliser un logiciel non encore certifié NF525. Dans ce cas de figure, les deux protagonistes approchent ensemble l’administration fiscale en remplissant une demande en deux volets dont le premier présente les informations sur l’éditeur et le deuxième des informations sur le commerçant. Une fois la demande validée, le logiciel est considéré respecter les normes de la certification NF525 et est donc utilisable légalement.

Le commerçant doit posséder un document attestant la certification NF525 du logiciel
Le commerçant doit posséder un document attestant la certification NF525 du logiciel

> Pour voir une liste de caisses enregistreuses certifiées NF525 cliquez ici

Mise en garde

Le commerçant ne répondant pas aux obligations fixées par la loi sur le RGPD se risque à une amende de 7 500 euros par système ou logiciel non certifié. Il devra alors s’équiper dans les 60 jours qui suivent, sous peine d’une même autre contravention. Comme dit plus tôt, il est également interdit de déclarer ses impôts alors que le logiciel de gestion qu’on utilise est en cours de certification.

Le Code pénal français, en son article 44-1, d’ajouter que l’établissement d’une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende.

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