Créer une adresse email professionnelle étape par étape

Lorsqu’on est dans le monde professionnel, on doit soigner sa présentation, et l’adresse email professionnelle ne déroge pas à la règle. Exit les @gmail.com, @yahoo.fr, @hotmail.com et autres services populaires gratuits. Il faut une adresse @votreentreprise.com, et pour le prix que ça coûte (c’est presque gratuit…), pourquoi s’en priver ? Nous allons donc voir ensemble quelles sont les différentes solutions pour créer une adresse email personnalisée.

Créer votre email pro en 4 étapes

Voici la solution la plus simple, la plus efficace et la plus économique pour créer votre adresse email professionnelle. Nous vous la présentons étape par étape dans un guide facile à suivre. Nous avons choisi de l’illustrer avec le prestataire Simafri et leur service dédié « Easy Emails Pro », même si d’autres prestataires peuvent être choisis, à votre convenance. L’offre « Easy Emails Pro » vous permet d’avoir des adresses email professionnelles tout en utilisant les services Gmail, Yahoo ou encore Outlook.

Choix de votre offre

Qui dit adresse email professionnelle, dit bien sûr nom de domaine (par exemple « votreentreprise.com »), afin que vous ayez une belle adresse comme [email protected].

Pour cela rendez-vous sur cette page https://www.simafri.com/fr/easy-emails-pro/, prenez connaissance des informations qui y sont présentées et choisissez l’offre que vous préférez.

Choix de votre nom de domaine

Indiquez alors le nom de domaine que vous souhaitez pour vos adresses email professionnelles. À noter que les noms de domaine .COM sont offerts et c’est ce que nous vous conseillons vivement. Vous pouvez aussi choisir une autre extension, mais vous devrez l’acheter en sus.

Cliquez sur « Vérifier » pour voir si votre choix est libre. S’il n’est pas disponible, c’est que quelqu’un d’autre l’a déjà enregistré avant vous. Ce n’est pas grave, essayez quelques variantes pour trouver un nom de domaine libre. Si le nom de domaine est libre, vous obtiendrez le message suivant :

Cliquez alors sur « Continuer ». Si vous avez choisi un nom de domaine avec l’extension .COM, ne tenez pas compte du message « Continuez pour enregistrer ce domaine pour XX.XX € », son prix sera mis à 0 dès la page suivante comme vous pouvez le voir ci-dessous :

Enregistrement de la commande et création du compte

Cliquez sur « Passez la commande ». Vous arriverez alors sur la page pour renseigner vos informations. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Régler la commande » en bas, et de payer avec votre Visa / Mastercard via Paypal.

Paramétrage de votre messagerie Gmail / Yahoo / Outlook

Une fois le paiement effectué, le service Easy Emails Pro est généralement activé immédiatement et vous recevrez un email avec vos codes d’accès et un guide pour lier vos adresses email professionnelles avec votre compte Gmail, Yahoo ou Outlook.

À noter que le support client de Simafri pourra vous accompagner tout au long de la configuration de vos adresses email. Ne vous gênez surtout pas pour les solliciter.

Nous vous rappelons l’adresse du service pour créer votre adresse email pro : https://www.simafri.com/fr/easy-emails-pro/

Les hébergements mutualisés avec adresse email professionnelle

Les hébergements mutualisés offrent le meilleur rapport quantité / prix si vous voulez créer des adresses email professionnelles du type @votreentreprise.com. Il existe même des hébergements web gratuits.

Essentiellement destinés à l’hébergement de site web classique de faible et moyenne fréquentation ou de logiciels CRM gratuits, les hébergements mutualisés offrent presque systématiquement la possibilité de créer un grand nombre de comptes email partageant ensemble l’espace de stockage total alloué.

C’est donc une option formidable au niveau du coût pour les PME, voire même pour les particuliers.

Cependant, le problème principal de cette solution est que les clients partagent la même IP (l’adresse unique du serveur) et si l’un d’entre eux abuse (en envoyant du spam par exemple) ou se fait pirater (avec un WordPress non mis à jour par exemple), alors ce sont tous les comptes qui en supportent les conséquences : l’IP devient blacklistée pour tout le monde.

L’IP peut également être blacklistée suite à un site Internet vérolé (le plus souvent un site basé sur un CMS populaire comme WordPress, Joomla, Drupal, etc.). Dans ce cas, le hacker va profiter des failles de sécurité du site web pour envoyer du SPAM à partir du serveur. Et donc encore une fois, l’IP devient blacklistée pour tout le monde. Les emails envoyés de votre adresse email professionnelle ne seront plus reçus par vos destinataires.

Bien sûr, on peut toujours retirée une IP d’une liste noire, mais cela peut prendre un certain temps.

Les avantages

• Coût de la solution

Les inconvénients

• Problèmes de délivrabilité
• Service limité
• Service dépendant de la bonne conduite de l’ensemble des clients du même serveur

Un hébergement mutualisé avec une IP dédiée

Voici une bonne solution hybride pour ne plus être victime des abus de vos voisins : un hébergement mutualisé avec votre propre IP dédiée pour créer votre adresse email professionnelle.

L’avantage de cette solution est ici évident : vous ne subirez plus les conséquences de mauvais « voisins » de serveur comme décrit au paragraphe précédent.

Le coût quant à lui est toujours maîtrisé car il ne faut compter que quelques euros par mois supplémentaires pour bénéficier de cette fonctionnalité.

Bien sûr, cela ne vous exempte pas de respecter les règles de bon usage des emails et de maintenir un site Internet sain, sans faille de sécurité.

Les avantages

• Coût de la solution
• Délivrabilité ne dépendant pas des autres clients
• Facilité de mise en oeuvre

Les inconvénients

• Cette solution ne vous met pas à l’abris d’une faille de sécurité présent sur votre propre site web

Un hébergement mutualisé avec un service SMTP externe

Cette solution pour obtenir une adresse email professionnelle est un peu analogue à la précédente, sauf qu’au lieu d’utiliser une IP qui vous est dédiée, vous utiliserez carrément un serveur dédié à l’envoi d’email, généralement via un service externe.

Le coût est variable en fonction de la quantité d’emails envoyés par mois, mais si vous utilisez les emails de manière raisonnable, alors le prix sera lui aussi tout à fait abordable.

Le gros avantage de cette solution est qu’elle vous permettra de faire des envois de newsletters (mailing) : le mail marketing.

L’utilisation d’un service SMTP s’adresse donc à un public plus exigeant en terme de quantité et un brin connaisseur dans les rouages de la messagerie électronique.

Les avantages

• Délivrabilité ne dépendant pas des autres clients
• Délivrabilité non impacté en cas de virus sur votre site web
• Capable d’expédier un très grand nombre d’email

Les inconvénients

• Demande de faire des paramétrages dédiés dans les clients mail, c’est un peu compliqué

Votre VPS / serveur dédié

Pour ceux qui ont le besoin et les connaissances pour gérer un VPS ou un serveur dédié, cette solution offre la plus grande liberté et indépendance pour votre logiciel d’emailing, comme par exemple l’excellent Zimbra [en].

Si vous faites de l’envoi de masse, alors c’est également la solution la plus économique bien qu’il faille faire tout le travail de construction de la réputation de l’IP.

A réserver donc à un public averti, aux entreprises disposant d’un informaticien qualifié.

Les avantages

• Totale indépendance
• Totale liberté
• Coût intéressant en cas de grande consommation d’email

Les inconvénients

• Demande de savoir gérer un serveur dédié, le plus souvent sous Linux
• Nécessite de travailler et de maintenir la réputation de l’IP
• Coût prohibitif en cas de faible usage des emails

Services de messagerie professionnels dédiés

Enfin, si vous voulez vraiment le must de l’adresse email professionnelle, alors il faut vous tourner vers un service dédié comme Microsoft Exchange, Google Apps for Work, Zoho Mail, etc.

Vous bénéficierez alors de services haut de gamme, de serveurs uniquement dédiés à la messagerie électronique dont les IPs sont whitelistées et ont d’excellentes réputation, d’une garantie de disponibilité de service supérieure à 99,99%, etc.

Par contre, qui dit haut de gamme, dit tarif qui va avec : comptez en moyenne 4 € / mois / utilisateur.

Les avantages

• Le meilleur service
• Délivrabilité exemplaire
• Garantie de disponibilité très élevée

Les inconvénients

• Le coût, cela revient très cher…
• Ne permet pas d’envoyer des mailings

Avertissement sur l’utilisation d’une adresse email professionnelle

Certaines personnes ont tendance à croire qu’on peut envoyer des emails n’importe comment à n’importe qui, de toute manière c’est gratuit.

Bien au contraire, parmi tous les services web, c’est bien l’utilisation des emails qui nécessite la plus grande attention. Et c’est précisément parce qu’il y a eu trop d’abus.

Le risque principal lorsque vous envoyez des emails inconsciemment est que votre IP devienne « blacklistée », c’est-à-dire que tous les services mails (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) refuseront systématiquement tout email en provenance de votre serveur ou de votre adresse email professionnelle…

Les erreurs les plus courantes que je vois chez mes clients sont :

• L’envoi à de trop nombreux destinataires en même temps, certaines adresses étant même erronées…
• Message sans sujet
• Message sans ponctuation ou encore écrit tout en majuscule
• Envoi de trop nombreux fichiers (souvent des images non compressées ou même des vidéos!!)
• Emails sans signature
• Discussion de plusieurs sujets dans le même fil d’emails, comme si c’était une messagerie instantanée
• etc.

Une fois que vous avez vos adresses email professionnelles, pourquoi ne pas acheter un beau site Internet à bon prix ?