Lorsqu’on est dans le monde professionnel, on doit soigner sa présentation, et l’adresse email professionnelle ne déroge pas à la règle. Exit les @gmail.com, @yahoo.fr, @hotmail.com et autres services populaires gratuits. Il faut une adresse @votreentreprise.com, et pour le prix que ça coûte, pourquoi s’en priver? Nous allons donc voir ensemble quelles sont les différentes solutions pour créer une adresse email personnalisée.

L'adresse email professionnelle, historiquement le premier service grand public d'Internet
L’adresse email professionnelle, historiquement le premier service grand public d’Internet

Avertissement sur l’utilisation d’une adresse email professionnelle

Certaines personnes ont tendance à croire qu’on peut envoyer des emails n’importe comment à n’importe qui, de toute manière c’est gratuit.

Bien au contraire, parmi tous les services web, c’est bien l’utilisation des emails qui nécessite la plus grande attention. Et c’est précisément parce qu’il y a eu trop d’abus.

Le risque principal lorsque vous envoyez des emails inconsciemment est que votre IP devienne “blacklistée”, c’est-à-dire que tous les services mails (Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) refuseront systématiquement tout email en provenance de votre serveur ou de votre adresse email professionnelle…

Les erreurs les plus courantes que je vois chez mes clients sont :

  • L’envoi à de trop nombreux destinataires en même temps, certaines adresses étant même erronées…
  • Message sans sujet
  • Message sans ponctuation ou encore écrit tout en majuscule
  • Envoi de trop nombreux fichiers (souvent des images non compressées)
  • Emails sans signature
  • Discussion de plusieurs sujets dans le même fil d’emails, comme si c’était une messagerie instantanée
  • etc.
Spamhaus
Spamhaus, service de surveillance des IPs utilisatrices d’emails

Les hébergements mutualisés

Les hébergements mutualisés offrent le meilleur rapport quantité / prix si vous voulez créer des adresses email professionnelles du type @votreentreprise.com

Essentiellement destinés à l’hébergement de site web classique de faible et moyenne fréquentation, les hébergements mutualisés offrent presque systématiquement la possibilité de créer un grand nombre de comptes email et partageant ensemble l’espace de stockage total alloué.

C’est donc une option formidable au niveau du coût pour les PME, voire même les particuliers.

Cependant, le problème principal de cette solution est que les clients partagent la même IP (l’adresse unique du serveur) et si l’un d’entre eux abuse, alors ce sont tous les comptes qui en supportent les conséquences : l’IP devient blacklistée pour tout le monde.

L’IP peut également être blacklistée suite à un site Internet vérolé (le plus souvent un site basé sur un CMS populaire comme WordPress, Joomla, Drupal, etc.). Dans ce cas, le hacker va profiter des failles de sécurité du site web pour envoyer du SPAM à partir du serveur. Et donc encore une fois, l’IP devient blacklistée pour tout le monde. Les emails envoyés de votre adresse email professionnelle ne seront plus reçus par vos destinataires.

Bien sûr, on peut toujours retirée une IP d’une liste noire, mais cela peut prendre un certain temps.

Les avantages

  • Coût de la solution

Les inconvénients

  • Problèmes de délivrabilité
  • Service limité
  • Service dépendant de la bonne conduite de l’ensemble des clients du même serveur

Simafri
Simafri fournit des services web en Europe et à Madagascar

Un hébergement mutualisé avec une IP dédiée

Voici une bonne solution hybride pour ne plus être victime des abus de vos voisins : un hébergement mutualisé avec votre propre IP dédiée.

L’avantage de cette solution est ici évident.

Le coût quant à lui est toujours maîtrisé car il ne faut compter que quelques Euros par mois supplémentaire pour bénéficier de cette fonctionnalité.

Bien sûr, cela ne vous exempte pas de respecter les règles de bon usage des emails et maintenir un site Internet sain, sans faille de sécurité.

Les avantages

  • Coût de la solution
  • Délivrabilité ne dépendant pas des autres clients
  • Facilité de mise en oeuvre

Les inconvénients

  • Cette solution ne vous met pas à l’abris d’une faille de sécurité présent sur votre propre site web

Un hébergement mutualisé avec un service SMTP externe

Cette solution pour obtenir une adresse email professionnelle est un peu analogue à la précédente, sauf qu’au lieu d’utiliser une IP qui vous est dédiée, vous utiliserez carrément un serveur dédié à l’envoi d’email, généralement via un service externe.

Le coût est variable en fonction de la quantité d’email envoyé par mois, mais si vous utilisez les emails de manière raisonnable, alors le prix sera lui aussi tout à fait abordable.

Le gros avantage de cette solution est qu’elle vous permettra de faire des envois de newsletters : le mail marketing.

L’utilisation d’un service SMTP s’adresse donc à un public plus exigeant en terme de quantité et un brin connaisseur dans les rouages de la messagerie électronique.

Les avantages

  • Délivrabilité ne dépendant pas des autres clients
  • Délivrabilité non impacté en cas de virus sur votre site web
  • Capable d’expédier un très grand nombre d’email

Les inconvénients

  • Demande de faire des paramétrages dédiés dans les clients mail

Votre VPS / serveur dédié

Pour ceux qui ont le besoin et les connaissances pour gérer un VPS ou un serveur dédié, cette solution offre la plus grande liberté et indépendance pour votre logiciel de messagerie, comme par exemple l’excellent Zimbra [en].

Si vous faites de l’envoi de masse, alors c’est également la solution la plus économique bien qu’il faille faire tout le travail de construction de la réputation de l’IP.

A réserver donc à un public averti, aux entreprises disposant d’un informaticien qualifié.

Les avantages

  • Totale indépendance
  • Totale liberté
  • Coût intéressant en cas de grande consommation d’email

Les inconvénients

  • Demande de savoir gérer un serveur dédié, le plus souvent sous Linux
  • Nécessite de travailler et de maintenir la réputation de l’IP
  • Coût prohibitif en cas de faible usage des emails

Services de messagerie professionnels dédiés

Enfin, si vous voulez vraiment le must de l’adresse email professionnelle, alors il faut vous tourner vers un service dédié comme Microsoft Exchange, Google Apps for Work, Zoho Mail, Simafri Mail Service, etc.

Vous bénéficierez alors de services haut de gamme, de serveurs uniquement dédiée à la messagerie électronique dont les IPs sont whitelistées et ont d’excellentes réputation, d’une garantie de disponibilité de service supérieure à 99,99%, etc.

Par contre, qui dit haut de gamme, dit tarif qui va avec : comptez environ 4 € / mois / utilisateur.

Les avantages

  • Le meilleur service
  • Délivrabilité exemplaire
  • Garantie de disponibilité très élevée

Les inconvénients

  • Le coût
  • Ne permet pas d’envoyer des mailings

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4 Commentaires

  1. Marcel TANGUE

    bonjour je souhaite créer une boite mail pour ma société et des adresses personnalisés pour mon personnel.

  2. louani

    bonjour
    je voudrai ouvrir une boite email professionnelle pour ma société
    sincères salutations

    a.louani

    • Stileex Stileex

      Bonjour Louani,

      Dans quel pays se trouve votre société ?

      • wandane obbed

        Ma société se trouve en Centrafrique

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