Malá revoluce v klidném světě softwaru pro správu a shromažďování, certifikace NF525 mění kódy a kodéry vzhůru nohama. Cítíš se ztracený? NF 525, quésaco? Postupujte podle pokynů, Stileex vám dal vše ploché pro vás.
Co je certifikace NF525?
Certifikát NF525 je dokument, který potvrzuje shodu účetního, správcovského nebo pokladního softwaru s normami vyžadovanými pro jeho použití zákonem. NF je certifikační značka pro výrobky a služby vydané AFNOR Certification (Francouzská asociace pro standardizaci) se sítí partnerských organizací.
AFNOR byla založena v roce 1926 a má 2 500 přidružených společností. Trvale pracuje na animaci a harmonizaci procesu navrhování standardů a aplikace vaší aplikace. Toto sdružení je předmětem francouzského standardizačního systému a není zastoupeno na francouzském území, ale je součástí světa. Tato reprezentace na světové úrovni je možná díky IOS (Mezinárodní organizaci pro standardizaci) AFNOR je stejný člen.
Vrátil se k certifikaci NF525 a vyšel z návrhu zákona přijatého Evropským národním shromážděním v roce 2015. Stal se zákonem o RGPD (règlement général sur la protection des données) ve Francii, vstoupil do účinné na území až 1. ledna 2018 pod číslem 2015-1785 ze dne 29. prosince 2015 (finanční zákon). Všichni obchodníci podléhající DPH, fyzická nebo právnická osoba, soukromé nebo veřejné právo, kteří používají účetní software, správu nebo hotovostní systém, se tedy musí řídit ustanoveními článku 88 řekl zákon.
Tento článek 88 stanoví, že „Každá osoba podléhající přidané hodnotě musí … Při zaznamenávání předpisů svých zákazníků pomocí účetního nebo řídícího softwaru nebo hotovostního systému používat software nebo uspokojivý systém k podmínkám nezměnitelnosti, bezpečnosti, uchovávání a archivace údajů pro kontrolu daňové správy, doloženou osvědčením vydaným akreditovaným subjektem za podmínek stanovených v článku L. 115-28 kódu spotřebitele nebo na základě individuálního osvědčení vydavatele podle vzoru stanoveného správou… “.
Jinými slovy, používání účetního, správního nebo pokladního softwaru obchodníkem nyní vyžaduje, aby byl certifikát (NF525) legální.
Cíle tohoto nového zákona
Francouzská vláda považuje za nezbytné zřídit moderní kontrolní systém za účelem ochrany zájmů občanů, podniků, ale také zájmů samotného státu.
Pro společnosti to bude znamenat vyhýbání se jakékoli formě vydírání, mimo jiné díky sledovatelnosti operací specifikovaných v pravidlech certifikace NF525. Plánují se také další záruky, které je mají chránit před jakýmkoli zpronevěrám:
- zabezpečení záznamů elektronickým podpisem
- archivace a vedení operací
- transparentnost dat a jejich zpracování
- nebo možnost věrného obnovení dat na vyžádání
Pro francouzský stát je jeho hlavním problémem daňový podvod, který jej každoročně stojí desítky miliard eur. Díky podmínkám certifikace NF525 budou daňové úřady snadněji řídit obchodní transakce v činnostech podléhajících dani.
Výhody certifikace NF525
Tento nový způsob kontroly zavedený státem má výhody pro všechny uživatele certifikovaného softwaru. Obchodník, který počítačově spravuje své řízení, tak již dělá, aby jej optimalizoval a řídil za všech okolností. Tím se omezí možnost chyb, zpronevěry nebo krádeže a díky NF525 to umožní bezchybnou sledovatelnost. Navíc, čím větší společnost, tím početnější operace budou kontrolovány a budou vyžadovat větší ostražitost, což umožňují normy této nové certifikace.
Stát také využije této nové legislativy, protože je novým nástrojem proti daňovým podvodům. Během kontroly a díky certifikaci NF525 bude daňový poplatník schopen pozorně sledovat všechny pohyby provedené v softwaru a v případě pochybností bude schopen bez pochybností ověřit nejednoznačná prohlášení, což bylo dosud stěží proveditelné.
Nevýhody systému
Stejně jako všechno mají podmínky stanovené v certifikátu NF525 určité nevýhody.
S vědomím, že software se neustále zlepšuje a musí se neustále přizpůsobovat svému prostředí, vyvíjí se a aktualizuje. Co by mohlo být normálnější? Až na to, že u každé nové verze budete muset znovu odeslat novou žádost o certifikaci. To je překážkou technologického rozvoje a další zátěží pro vývojáře, protože vydavatel, který má ve svých projektech pokročit, bude ztrácet čas shromažďováním administrativních dokumentů a čekáním na výsledky, pokaždé, když bude aktualizován.
Aby toho nebylo málo, obchodník používající certifikovaný software nebude moci deklarovat daně, dokud nebude získána certifikace. Obejít to bude nezákonné.
A konečně, certifikace softwaru NF525 je investice sama o sobě. Například v INFOCERT, organizace akreditovaná AFNOR:
- specifikace obsahující pravidla shody stojí 500 EUR
- jejich školení je k dispozici za 600 EUR
- a mít pomoc odborníka v případě nedorozumění nebo problému, bude stát 200 EUR / h
Podmínky požadované k získání certifikátu NF525
Certifikace NF525 podléhá podmínkám, zejména podmínkám softwaru, který reaguje na nefunkčnost dat, na jeho bezpečnost, ochranu a archivaci.
Například procesy registrace, změny nebo zrušení musí být sledovatelné po dobu nejméně 6 let. Úplné monitorování všech operací bude provedeno vytvořením kontrolního záznamu a pro uchování záznamů podkladů pro operace sběru musí software používat elektronický podpis. Ten musí být na účtence a musí následovat číslo certifikátu NF.
Platnost softwaru musí být ověřena certifikátem vydaným akreditovaným subjektem způsobem stanoveným v článku L. 115-28 spotřebitelského zákoníku. Ve svém odstavci 1 stanoví, že „Pouze subjekty, které využívají akreditaci vydanou vnitrostátním akreditačním orgánem nebo vnitrostátním akreditačním orgánem jiného, mohou přistoupit k certifikaci výrobků nebo služeb. Členský stát Evropské unie, člen evropské spolupráce v oblasti akreditace a podepsané mnohostranné dohody o vzájemném uznávání týkající se dané certifikace “.
Praktický případ: cesta k získání certifikace
Za získání certifikátu NF525 odpovídá vydavatel softwaru. K tomu bude muset projít několika fázemi:
- Nákup pravidel dodržování předpisů od akreditovaného zařízení.
- Úpravy jeho softwaru tak, aby byl v souladu s nákupem podle specifikací.
- Uložení jeho spisu, mimo jiné jeho softwaru a souvisejících technických dokumentů, u akreditovaného subjektu. V této fázi musí také odpovědět na dotazník týkající se jeho produktu.
- Studie souboru žádosti o certifikaci organizace. Tato fáze je rozdělena do několika malých fází: přezkoumání souboru, vyhodnocení shody softwaru a provedení auditu kvality. Po této předběžné studii bude jeho spis buď vyhovující, nebo nevyhovující.
- Pokud je jeho spis v souladu, jde do čtecí komise, která rozhodne jako poslední. Pokud v této fázi bude vše v pořádku, obdrží vzácný sezam a jeho osvědčení bude řádně zaregistrováno. Nyní ho však bude muset každoročně revidovat, aby si ho udržel.
- Pokud jejich soubor po kroku 4 neodpovídá, organizace je požádá o revizi své kopie s případnou žádostí o další informace. Může se však odvolat proti rozhodnutí o nedodržení, pokud usoudí, že vydané rozhodnutí je svévolné. Certifikační orgán bude potom obvykle muset přezkoumat důvody své stížnosti a rozhodne po uplynutí 15 dnů. Pokud organizace na konci tohoto období zachová své rozhodnutí považovat nesoulad se svým spisem, bude mít právo na druhé a poslední odůvodněné odvolání v naději na úspěch. Tentokrát bude vydavatel informován o výhledu do 21 dnů od obdržení druhého odvolání.
NF525: co se mění pro obchodníky
Výše jsme uvedli, že pokud chce používat účetní, řídící nebo pokladní software, je nyní obchodník povinen vybrat ten, který vyhovuje certifikaci NF 525. s daňovou správou má na výběr z dvou možností:
- na jedné straně mít dokument osvědčující certifikaci NF525 softwaru, který si vybral a který je za normálních okolností dodáván spolu s nákupem
- nebo, na druhé straně, mají individuální samocertifikaci poskytovanou vydavatelem softwaru
L’attestation est une alternative à la longueur du processus de certification et elle est réalisée en combinaison avec les marchands les plus désirables pour utiliser une logique certifiée NF525 non certifiée. Dans ce cas, les deux protagonistes sont collectivement impliqués dans l’administration fiscale en réponse aux exigences des deux parties, la première à présenter les informations à l’éditeur et la seconde aux informations sur le commerçant. Une demande valide a été faite et le logiciel est considéré comme respectant les normes de certification NF525 et est légalement applicable.
> Seznam pokladen certifikovaných NF525 najdete zde
Varování
Obchodníkovi, který nesplní povinnosti stanovené zákonem GDPR, hrozí pokuta 7 500 EUR za necertifikovaný systém nebo software. Poté se musí vybavit do 60 dnů, a to na bolest stejného porušení. Jak již bylo řečeno, je také zakázáno deklarovat daně, zatímco software pro správu, který používáte, je v procesu certifikace.
Francouzský trestní zákon ve svém článku 44-1 dodává, že zavedení falešného osvědčení je trestným činem, za který lze uložit trest odnětí svobody na tři roky a pokutu 45 000 EUR.
