Testem tohoto nového softwaru Saas: Flexina zůstáváme ve světě malých a středních podniků, VSE a malých podniků. Jedná se o software pro správu a fakturaci podniku v cloudu, který si stanovil cíl pomáhat nezávislým pracovníkům a dalším malým strukturám digitalizovat jejich správu za spravedlivé náklady. To je vše. Chcete-li zjistit, zda je příslib dodržen.
Hlavní rysy Flexina
Stejně jako Openflex je i Flexina cloudovým softwarem. Ano, je to tedy software Saas (software jako služba nebo software jako služba), který nevyžaduje žádnou místní instalaci. Je přístupný z vašeho počítače, ale nejen: tablet, iPhone, iPad nebo jednoduchý smartphone, pokud je zařízení připojeno k internetu, můžete jej používat.
Aby nic nezkazilo, Flexina přichází s robustními možnostmi, které nemají co závidět konkurenci:
- řízení zákazníků, vyhlídek a dodavatelů
- správa nabídek, faktur a úvěrů
- řízení nedoplatků a upomínek
- katalog zboží
- editor šablon dokumentů
- import a export zákaznických dat a článků v Excelu
- prodej, zákazník, články a analýza výnosů
- export přizpůsobitelných prodejních protokolů
- simultánní přístup pro více uživatelů (kromě toho, že pro režim více uživatelů je vyžadována další licence)
- cloudová fakturace
Nabídka společnosti Flexina není bezplatná, ale za slušnou cenu. Obzvláště když vezmete soupis všeho, co měsíční předplatné nabízí. Podívejte se místo toho:
- ubytování
- podpora e-mailem a telefonem
- zálohování dat
- zabezpečený přístup pomocí HTTPS
- pravidelné aktualizace na základě zpětné vazby od uživatelů, aby se vylepšil software.
- pomoc při spouštění: konfigurace softwaru, import údajů o zákaznících a položkách, rozložení nabídek a faktur
- export obchodních dokumentů ve formátu PDF
- zálohy v reálném čase do Dropbox
Nakonec je k dispozici několik dalších modulů (ale volitelných), pokud je potřebujete. Náklady jsou opět velmi cenově dostupné, a to i pro velmi malou strukturu. Zde jsou dostupné moduly:
- objednávky a dodávky
- objednávky dodavatele
- nákup faktur
- modul pro více uživatelů
Domovská stránka Flexina
Je důležité poskytnout vám přehled o domovské stránce Flexina, protože zde budou probíhat všechny operace.
Na této domovské stránce jsou zobrazeny všechny možnosti správy, článků, historie, nastavení ladění softwaru, podpory a plateb.
Správa třetích stran a nabídka „Články“
Ve společnosti Flexina vám „Správa třetích stran“ jednoduše umožňuje spravovat zákazníky, potenciální zákazníky a dodavatele.
Vyplňte pouze informace, které se jich týkají (jméno, jméno, DIČ, adresy atd.) A poté máte velmi dobře zpracované soubory.
Pokud jde o nabídku „Články“, umožňuje vám zaznamenávat a spravovat vaše nákupy a prodeje. To pomáhá oddělit nákup a další prodej.
Flexina vám ukáže všechny prodejní ceny před zdaněním a daní, jakož i nákupní cenu před zdaněním a daní.
Historie
Flexina vám nabízí možnost sledovat vaše akce v průběhu času. Tato historie datuje tvorbu nabídek, faktur, zákazníků, potenciálních zákazníků a dodavatelů. Každý dokument lze z této stránky dokonce otevřít a upravit.
Platby
Platby jsou seřazeny podle data a režimu:
- bankovní karta
- zkontrolovat
- druh
- převod
- PayPal
- nebo dobropis
Překročení termínů bude automaticky oznámeno společností Flexina. Na druhé straně budou muset být upomínky zasílána ručně, protože software to nedělá.
Dokumenty zákazníků
Uprostřed domovské stránky je nadpis „Dokumenty zákazníků“. Zde získáte přístup k možnostem týkajícím se nabídek, faktur, dobropisů a exportních účtů.
Jak vytvořím nabídku nebo fakturu?
Vytvoření nabídky nebo faktury na Flexina je velmi jednoduché. Na domovské stránce přejděte na „Nabídka“ nebo „Faktura“. Poté klikněte na „Přidat“ v levém horním rohu stránky.
Na této nové stránce můžete kdykoli změnit typ dokumentu, na kterém pracujete, oznámením selektoru v levé horní části stránky (viz předchozí obrázek).
Před vystavením faktury nebo nabídky musíte stále hledat zákazníka v databázi. Pokud žádný nemáte, musíte si vytvořit nový. Stačí kliknout na tlačítko „Nouveau“ v levém horním rohu obrazovky a poté vyplnit různá pole, která se objeví (reference zákazníka, číslo společnosti, pokud existuje). (profesionální nebo soukromé, telefon atd.). Poté klikněte na „OK“ v pravém dolním rohu stránky a dokončete vytvoření tohoto nového zákazníka.
Chcete-li vyhledat již existujícího zákazníka, tentokrát klikněte na tlačítko vpravo od tlačítka Nový.
Jakmile bude zákazník informován v nabídce nebo na faktuře, stačí kliknout na „Ligne“ v levé dolní části obrazovky, poté vyplňte informační pole a je dobré jít.
Malý tip: Před uložením nabídky nebo faktury je možné zobrazit náhled dokumentu. Chcete-li to provést, jednoduše přejděte na stranu tlačítka „Aperçu“ v pravé dolní části stránky. Tlačítka „Enregistrer“ a „Annuler“ jsou uspořádána na stejném řádku.
Při ukládání dokumentu budete muset vybrat mezi uložením jako koncept nebo ověření dokumentu jako konečné verze. Koncept bude uchován pro budoucí úpravy a nemůže být odeslán, dokud nebude ověřen. Na druhé straně bude ověřený dokument přímo připraven k odeslání e-mailem, přičemž je třeba vědět, že jej lze vždy včas upravit (stačí kliknout na velké zelené tlačítko „+“ v dolní části stránky, když jste na stránce dokumentu připraveného k odeslání).
Jakýkoli dokument, který odešlete ze služby Flexina, bude odeslán jako příloha ve formátu PDF. Flexina také umožňuje duplikovat nebo vytisknout vaše nabídky a faktury a budete také moci exportovat dokumenty ve formátu Excel, řádky dokumentů, položky dokumentů, seznam zákazníků s DIČ a výpis všech zákazníků bez výjimky.
A konečně, tento software Saas také umožňuje přímo ukládat soubory do Dropbox.
Faktura a dobropis
V účetnictví není možné odstranit fakturu. To je také důvod, proč jsou faktury číslovány. Pokud je však chyba lidská, je v rámci Flexiny možné vytvořit dobropisy, které software jinak nazývá „dobropisy“.
Ce risque particulier de perdre les seigneurs du tribunal repose sur le fait que le montant d’une facture est trop élevé.
Export se počítal
Pokud svěříte správu svých účtů účetnímu, možnost „Exportovat účet“ vám umožní shrnout všechny transakce a odeslat jim je. Budete moci exportovat svůj prodejní deník i značení svých zákazníků.
Ve výchozím nastavení nabízí Flexina export ve formátu .xls a .zip. Pokud vám to nestačí nebo nevíte, jak je překonfigurovat tak, aby byly brány v úvahu účetním softwarem, služby Flexina to pro vás mohou udělat. Poté je budete muset kontaktovat a určit formát souboru specifický pro váš účetní software a oni vás budou moci exportovat na míru.
Konfigurace Flexina
Flexina lze libovolně konfigurovat, aby vám poskytla svou vlastní identitu a je možné upravit několik prvků a funkcí softwaru. Můžeme tedy modifikovat:
- údaje týkající se dokumentů, článků, předpisů a zákazníků
- téma rozhraní
- logo a záhlaví odeslaných dokumentů
- prezentace nabídek a faktur
- číslování dokumentů
- podpis e-mailů, jejich modelů a režimu odesílání, ale také typ serveru pro odesílání.
Je také možné nakonfigurovat váš účet Flexina tak, aby byl propojen s vaším účtem Dropbox, což se provádí několika kliknutími.
Řídicí panel Flexina
Řídicí panel to každý reprezentuje podle svých názorů a informací, které považují za relevantní. V případě Flexina to tak vypadá.
Tato tabulka umožňuje kontrolu nabídek, faktur nebo aktiv ověřených a neověřených. Představuje také graf umožňující sledovat vývoj obratu běžného roku nebo minulého roku.
Možnost nazvaná „součty“ také poskytuje kvantitativní vyjádření výsledků produkce. Konečně další, zvaná „Statistiky“, sleduje celkový počet zákazníků, počet zákazníků získaných za měsíc a čtvrtletí, počet a rodiny prodaných položek a různé další statistiky, které jsou více či méně užitečné pro řídit jeho podnikání.
Nakonec je řídicí panel Flexina kompletní a poskytuje relevantní informace pro každodenní rozhodování. Prostě postrádá schopnost konfigurovat své vlastní ukazatele.
Flexina: můj názor na software
Žádný útok na tým, který do tohoto softwaru vložil hodně lásky (a ukazuje se), Flexina zatím není, alespoň pro mě, fakturační software snil.
Silné stránky
- možnost více uživatelů
- cloudový software
- snadné použití
- služba existující déle než 10 let
- k dispozici ve 3 různých jazycích: francouzština, angličtina, holandština
- úprava nabídek a faktur kdykoli
- jasné rozlišení mezi vyhlídkami a zákazníky
- přiměřená základní cena předplatného
- 15denní zkušební verze zdarma
Slabé body
- Flexina používá technické termíny. Je proto nezbytné mít v ekonomice a řízení co nejméně zavazadel, abychom se z toho dostali.
- Stránky jsou víceméně neorganizované pomocí zbytečných tlačítek sem a tam.
- Možnost pro dobropis existuje, ale ne pro dobropis (takže je to v pořádku u faktur revidovaných směrem dolů, ale ne u těch revidovaných směrem nahoru).
Stručně řečeno, Flexina se vyzbrojila zuby, aby nabídla kvalitní služby, což dokazuje dlouhý seznam výhod, které má. A je pravda, že při dobrém zvládnutí jeho funkcí práce s tímto softwarem do značné míry konkuruje tomu, co člověk může udělat na jiném dražším než on.
Ale Flexina mohla být dobře navržena, stále existují dvě tři věci, které obtěžují. Například shledávám, že není nutné mít speciální tlačítko pro nabídky a další pro faktury (na domovské stránce), protože oba dokumenty budou poté zpracovány ze stejné stránky a zejména protože můžeme dokonce přejít z jednoho typu dokumentu na jiný bez námahy nebo potíží. Jediné tlačítko s názvem „Nabídka a faktury“ by bylo mnohem praktičtější!
Dobře, dohaduji se, protože je pravda, že Flexina se stále snadno používá. Je pravda, že musíte mít základní minimum v řízení, ale doporučuji jej pouze pro nespočet výhod, které svým uživatelům nabízí. Doporučuji také všem, kteří nechtějí investovat velký rozpočet do softwaru.
Flexina samozřejmě není zdarma, ale ve srovnání s jinými službami byste mohli říci, že předplatné Flexina je dáno jednoduše.
