Openflex avis et test 2022 : note finale 9.4/10 très bien

Le logiciel Openflex représente un atout considérable si vous voulez optimiser votre système entrepreneurial. Décliné en 24 modules, il répond efficacement et convenablement aux besoins des entreprises en termes de planification et de gestion. Nous avons passé en revu les fonctionnalités, l’ergonomie, la vitesse de chargement, le design, le service client et le rapport qualité / prix. Conclusion 2022 : un très bon logiciel à l’aspect sobre, note finale 9.4/10.

Les principales fonctionnalités du logiciel Openflex

Openflex est un logiciel dans le cloud qui permet de mieux gérer les entreprises ERP (ERP : enterprise resource planning) soit de faciliter la planification de la gestion des structures entrepreneuriales.

Son objectif est de lancer, à partir d’un seul nom générique « Openflex », 24 différents modules de gestion de plusieurs sous-domaines d’entreprise qui ont chacun des fonctionnalités spécifiques répondant aux besoins de tous les secteurs.

Certifié ISO 27001, ce logiciel, conçu par des malgaches depuis septembre 2017, ne requiert ni abonnement ni mise à jour. Regroupant 24 modules à des prix variant entre 19.99 et 599.99 euros, Openflex représente une solution efficace à Madagascar comme à l’étranger.

L’accès au Logiciel Openflex

Oui, le monde évolue ! Travailler sur votre smartphone dès que vous aurez acheté votre logiciel Openflex est tout à fait possible. En fait, il vous suffira d’aller sur Google Play pour télécharger l’application qui est gratuite pour la lancer. Par la suite, vous pourrez entrer votre identifiant et votre mot de passe afin d’accéder à l’interface d’Openflex. Selon le module que vous aurez choisi, vous bénéficierez des options qui s’y rattachent.

Le module Vente & CRM

Le module Vente & CRM permet de mieux gérer les relations clients en termes de devis, d’intervention, de facturation, de prospection, de commandes, de contrats et de recouvrements. Complet, ce système qui coûte 99.99 euros, maximalise les ventes mais aussi la gestion des relations clients.

En effet, son fonctionnement permet de recenser les meilleures réalisations, par exemple, les meilleurs produits et services, catégories, clients, sur une période bien définie. De ce fait, la facilitation et le suivi des tâches restent mis à jour.

En externe, il améliore le volet marketing et social de toute entreprise cliente par la présentation des biens et services proposés catalogués et catégorisés avec le processus de l’application des prix selon les ventes, les remises et les options spécifiques. De plus, à travers l’établissement de facturation professionnelle bien rassurante : proforma, factures, devis, avoirs, encaissements, il renforce le suivi du système de relation clientèle d’une part mais aussi le processus de sollicitation des prospects.
En interne, il rend service quant aux rapports comptables de base qu’il délivre, le suivi de l’historique des ventes, les tableaux de bord, les statistiques et aussi l’agenda collaboratif.

Le module Achat & Stock

Le module Achat & stock améliore la gestion des stocks et approvisionnements. A 89.99 euros, ce produit vous permettra de faire votre inventaire dans les moindres détails et ce, pour tous vos entrepôts.

Si votre souci se trouve au niveau de l’actualisation des données (entrées et sorties) sur chaque produit acheté, avec ce logiciel Openflex, vous ne risquez pas de vous retrouver avec des produits périmés.

Très fiable, cet outil permet d’actualiser les données sur le stock et de les catégoriser pour qu’ils soient en ordre afin d’éviter les risques de rupture de stock mais aussi d’être en sur-stock. En effet, il archive les données se rapportant :

• aux achats : numéros de série, lots et dates,
• aux fournitures : devis, commandes, facturation, paiement des fournisseurs,
• à tous les filons de gestion se rapportant à votre activité principale : multi-stocks, expéditions, bons de réception, code-barres, codes QR, comptes bancaires/caisses, numéros de séries, de lots et de dates de péremption.

Il permet également de faire des comparaisons pour des mouvements et des tâches similaires avec la période précédente et utiliser l’option de filtrage par période ponctuelle que le responsable de la tâche prendra soin de définir.

Le module Point de vente

Le module-application Point de vente, conforme à la loi anti-fraude TVA, convient bien aux activités de restauration et de commerce étant donné qu’il permet la synchronisation des ventes et du stockage.

C’est un logiciel de caisse tactile, qui coûte 89.99 euros, est accessible depuis votre mobile Android et fonctionne même sans internet. De ce fait, votre point de vente n’aura besoin que d’un appareil tactile ou de plusieurs, si vous comptez équiper vos employés de smartphones pour les prises de commandes, pour être opérationnel.

Notons qu’il vous suffira d’acheter ce module une seule fois pour pouvoir l’installer et l’utiliser sur d’autres machines. Nous vous assurons qu’il n’y a nul besoin d’être un pro à la caisse car il est très intuitif et facile à manier. Cependant, si vous voulez absolument vous servir d’un ordinateur, sachez que grâce à un émulateur, cela est tout à fait possible.

Ce logiciel Openflex :

• prend en charge de multiples modes de paiements,
• imprime des tickets de caisse par des imprimantes thermiques bluetooth, réseau ou USB,
• lit les codes barre par le biais de la caméra de votre mobile.

Le module Compta & Finance

Le module Compta et Finance, à 159.99 euros, permet d’établir l’état financier de votre structure ainsi que le paiement de la TVA et des charges diverses tout en se conformant à la législation du pays où vous êtes. Il peut bien dépanner les non-professionnels dans le domaine.

Comme sur cette facture, les montants se rapportant aux taxes à payer sont directement mis en évidences ainsi que les conditions de paiements, se conformant aux lois en vigueur.

Avec ce logiciel Openflex, vous pouvez effectuer la gestion de vos données comptables, à savoir :

• le plan comptable du pays où vous vous trouvez,
• l’export du fichier des écritures comptables,
• l’édition des états-financiers,
• l’exportation des données comptables.

Hormis ces activités, ce logiciel s’occupe en détail des rapprochements bancaires et aussi de la gestion des comptes et de la caisse. Il traite également les processus de charges sociales et fiscales ainsi que les déclarations de TVA.

Le module RH & Paies

Le module RH & Paies facilite la gestion des ressources humaines par l’établissement des dispositifs salariaux et sociaux propres à l’entreprise, des divers dossiers de congés aux fiches de paie jusqu’aux embauches et aux historiques d’actions des employés. A 154.99 euros, c’est un module fiable qui peut effectuer le travail de plusieurs personnes dans un circuit de ressources humaines qui peut parfaitement recenser les informations sur un employé bien donné pour un suivi personnalisé de son dossier professionnel et un archivage.

Le paramétrage de ce logiciel dépend des dirigeants ou des responsables de l’entreprise car il leur appartient de compléter les points essentiels comme les structures et les règles salariales ainsi que les contrats de travail pour pouvoir en effectuer le suivi par la suite et créer un historique d’actions.

Pour ce qui est de la paie, ce programme établit de façon automatique et actualisée les fiches de paie tout comme les avances sur salaire et les accords de prêts. L’achat du Module RH et paies représenterait une manière de valoriser les employés car il est clair que les risques de se tromper au niveau des données seraient faibles.

Le module Gestion de projets

Le module Gestion de projets s’adresse aux structures qui gèrent des activités ponctuelles nécessitant une mainmise certaine sur les dépenses et les recettes par projet en cours et à réaliser.

Il répond aux besoins de plusieurs domaines professionnels, par exemple, le BTP, le tourisme et les professions libérales pour seulement 44.99 euros. L’organisation d’un projet, les dépenses et les recettes peuvent être absolument rentabilisés si vous optez pour ce programme. Il permet, en effet, de concevoir, de réaliser, de contrôler tout projet.

Nous en sommes restés gaga car ce programme effectue automatiquement la budgétisation et naturellement l’analyse de la rentabilité par projet. De plus, il peut archiver toutes les données sur les fournisseurs, les contrats, les factures et les notes de frais.

Le must, c’est qu’il propose aussi l’option d’utilisation du diagramme de Gantt pour la répartition des tâches et la gestion du temps par équipe et lancera des alertes (retard de tâches ou retard de projet) lorsque les échéances ne seront pas respectées. D’ailleurs, ce logiciel-ci est aussi disponible sur mobile Android sur l’application mobile Openflex.

Le module Flotte de véhicules

Le module Flotte de véhicules sert, comme son nom l’indique, à faire l’inventaire et aussi à vérifier les diverses consommations et actions se rapportant aux moyens de transports d’un parc, qu’il s’agisse de voitures, de deux roues, de bateaux et même d’avions, pour 44.99 euros.

Tous les papiers administratifs se rapportant aux véhicules du parc seront fichés. De ce fait, le renouvellement de l’entretien, de l’assurance, des contrats, des révisions techniques et des visites techniques des engins ne sont pas hors de portée des responsables.

De plus, en se servant de ce programme, il est possible de détecter les anomalies et les vols internes comme le manque de carburant soudain. Ce module prévoit également le suivi des conducteurs et des véhicules, le kilométrage, la consommation réelle de carburant, et surtout l’état Go ou NoGo dans votre parc.

Il suffit de renseigner les informations nécessaires dans le logiciel pour bénéficier de tous ses services.

Le module Gestion de la production

Le module Gestion de la production s’adresse aux structures qui doivent produire des biens et des services en grande quantité tout en en gérant également les matières premières à utiliser afin d’éviter le gaspillage.

Il convient particulièrement aux usines car il est destiné à planifier et à organiser une structure pour un processus de fabrication pour l’exécution de commandes. Selon les besoins, il peut être personnalisé et s’adaptera aux modalités de travail et aux besoins de la structure cliente. Une preuve que le logiciel Openflex met la priorisation des besoins de la clientèle en avant.

Les nomenclatures gérées par ce logiciel évitent tout risque de manque de rationalisation des ordres de fabrication à raison de 599.99 euros. Certes, c’est le logiciel le plus cher mais son efficacité est prouvée.

Le module Hôtel

Le module Hôtel qui fonctionne comme un MPS, convient aux gestionnaires d’hôtel ayant moins de 100 chambres à disposition de sa clientèle, soit des structures de petites et de moyennes tailles. Cependant, s’il faut chercher un logiciel qui pourra gérer plusieurs hôtels à la fois, ce produit serait convenable.

Pour 49.99 euros, ce logiciel intuitif peut recenser des informations pertinentes comme l’historique des réservations, il catalogue également les consommations relatives à chaque chambre, en vue d’en établir la facture finale.

En cas de haute saison et de gestion hôtelière un peu hard, grâce à ce logiciel, il est possible d’avoir un aperçu rapide de la disponibilité des chambres avec les détails comme les catégories et les options disponibles. De plus, il permet de faire l’inventaire du stock avec la compta hôtelière.

Le module Primes commerciales

Le module Primes commerciales a déjà satisfait 100 % de ses acheteurs. En effet, ce logiciel à 49.99 euros propose un service de calcul automatique des primes à attribuer aux employés.

Grâce à un système de calcul déductif, des commissions simples, par tranche, par affaire, par pourcentage ou encore par palier peuvent leur être accordés à chaque ressource intégrée dans le logiciel (devis, factures et paiements).

Le module permet d’avoir en évidence les informations sur la fiche, le prospect, le fournisseur, les projets, les tickets, les marges, les objets référents, les notes, les fichiers joints et les événements.

En effet, il s’adresse surtout aux responsables commerciaux qui doivent s’occuper du suivi du processus commercial mais aussi de chaque commercial en activité, en temps réel. De ce fait, l’établissement des fiches de paie pour les commerciaux est facilité. C’est intéressant pour analyser et mesurer les mouvements commerciaux.

Le module multi-devise

Le module Multi-devise est vraiment fiable pour ce qui est de gérer plusieurs recettes en simultanée. En effet, la conversion de devises peut faire prendre plus de temps que prévu notamment pour une activité commerciale à l’échelle internationale. Grâce à cet outil, tenir une comptabilité multi-devise est tout à fait possible et simplifié, où que vous soyez dans le monde grâce à ce logiciel.

L’émission et la réception de factures étrangères avec calcul de devises ne seront plus des obstacles à vos contrats de vente pour seulement 29.99 euros. Le jeu en vaut la chandelle !

Le module Association

Le module Association coûte 33.99 euros. Ce logiciel a une option plutôt intéressante pour voir de près tout ce qui se rapporte aux associations. Il s’agit, en l’occurrence, d’un moyen de faciliter la gestion des activités associatives en prônant la transparence.

Seront fichés dans ce module, la liste des adhérents, leur statut, et les cotisations déjà réglées ainsi que tout ce qui se rapporte aux finances (activités directes avec la banque, la caisse et la trésorerie) et aussi au reporting.

Le module CVThèque

Le module CVThèque est très pratique si vous êtes à la recherche de candidats potentiels pour faire partie de votre équipe. Les dossiers seront archivés dans une base de données et vous pourriez, à tout moment, voir le profil d’un candidat grâce à son CV tout en vous servant de mots clés comme une compétence particulière.

Pour 79.99 euros, ce logiciel permet un excellent classement en ressources humaines car il regroupe les candidats selon leurs compétences et archive les lettres de motivation, les diplômes et les certificats. C’est un très bon outil qui peut simplifier la tâche pour les embauches (ponctuelles, CDI et CDD).

Le module Station Essence

Le module Station Essence est un outil infaillible qui permet de gérer, suivre et contrôler les stations d’essence de façon détaillée.

En effet, avoir l’œil sur les index des pompes, les ventes diverses (carburant à crédit, produits dérivés à la pompe), les données sur les niveaux des cuves, les paiements et la rotation des pompistes est stressant et difficile. Mais avec ce programme à 129.99 euros dans votre système, vous aurez la possibilité de gérer plusieurs stations à la fois, tout en ayant une vue synthétique des ventes réalisées et vous pourriez aussi répertorier les clients qui vous feront des achats à crédit. Cela vous facilitera le recouvrement et le contrôle net des paiements.

Le module Costing

Le module Costing est un élément incontournable à avoir si vous administrez une société d’importation. Il calculera vos coûts de revient par produit et aussi par commande en fonction des postes de charge en jeu (fret, assurances ou taxis douanières …). Un réel bijou pour éviter les ventes à perte et pour maintenir les marges,notamment si vous êtes dans un secteur concurrentiel.

Coûtant 33.99 euros, vous bénéficierez des options de calcul des coûts de revient selon les commandes et par fournisseur, de l’historique des prix de revient classé par produits et aussi en fonction des commandes, du calcul prix de revient unitaire, et enfin de la personnalisation des postes de charges liés à l’importation. Il vous dépannera énormément, si vous n’êtes pas fort en calcul.

Le module Signature Scannée

Le module Signature Scannée propose comme service l’apposition rapide et directe de votre signature pour les documents que vous aurez à signer. Pour 19.99 euros, vous pourrez insérer votre signature sur des documents une fois que vous l’aurez scannée et enregistrée.

Les sceptiques se diront que c’est du délire mais ce service est tout à fait opérationnel et offre un gain de temps inestimable. Vous noterez que la présence d’un signataire peut bien faire défaut et que cette fameuse signature vaut de l’or.

Le module Comptabilité analytique

Le module Comptabilité Analytique nécessitant le module « Compta et finances » est un additif qui complète les fonctionnalités avancées d’une comptabilité analytique. Pour 139.99 euros, il s’occupe de la gestion du plan comptable analytique et peut effectuer l’analyse fine de l’activité financière d’une entreprise ou de plusieurs entreprises en même temps.

Il répond bien aux exigences d’une tenue de la comptabilité transparente, voire rassurante et son utilisation est plutôt conseillée si vous travaillez avec des bailleurs de fonds par exemple. Grâce à lui, vous allez pouvoir identifier les variations comptables auxquelles votre ou vos entreprises font face.

Le module Paypal

Le module Paypal s’occupe des paiements en ligne de tous vos achats à distance. Très fiable, ce produit à 32.99 euros concevra et enverra de façon automatique les liens de paiements avec les pièces comptables qui y sont rattachés comme les contrats, les commandes et les factures. Chaque client bénéficiera en plus de l’option suivi des règlements financiers.

Il faut noter que cela peut se faire avec ou sans compte Paypal et dès validation d’une facture, vous recevez une notification, vous saurez alors que votre logiciel Openflex aura effectué sa mise à jour.

C’est top si vous avez des clients à l’étranger et qu’ils veulent être rassurés par un paiement fiable. Ajoutons que le paiement en ligne prend de plus en plus d’ampleur de nos jours et qu’il vous permettra parfaitement de surfer sur la vague.

Le module Ressources Matérielles

Le module Ressources Matérielles est essentiel si vous voulez faire l’inventaire de tous les matériels que vous aurez dispatchés auprès de vos collaborateurs ou les consigner. Les répertorier sur votre programme Openflex vous fera éviter toute tentative de vol et vous renseignera rapidement sur l’historique de chacune de vos ressources matérielles.

Pour 24.99 euros, vous ferez le suivi de vos éléments à partir d’un code barre et aussi des codes QR. Très facilitant au cas où un de vos employés décide de vous quitter à la hâte.

Le module Billetterie

Le module Billetterie est principalement axé sur l’organisation événementielle mais aussi sur les services de transport de personnes.

C’est un logiciel qui coûte 99.99 euros, qui permet de suivre les achats effectifs de billets et qui peut également effectuer des réservations de place. Il prend note des destinations, de l’identité, du prix, sans oublier les dates de création du document et aussi de départ.

Le module PDF personnalisé

Le module PDF personnalisé est un module qui répond aux besoins des structures qui veulent absolument se démarquer d’autres par une charte graphique personnalisée. Certes, Openflex permet l’insertion du logo et des informations de base sur une facture, par exemple, mais grâce à ce logiciel, il vous sera possible de faire des réalisations sur mesure de vos documents qui se conformeront à vos attentes.

Pour 45.99 euros, vous allez pouvoir distinguer votre entreprise des autres pour les fonctions basiques. Par contre, si vous voulez des extensions à votre gré, il vous faudra payer 57.99 euros en plus du coût du module, pour chaque personnalisation stricte que vous voulez apporter. Il s’agit, en fait, des frais de traitements personnalisés à faire exécuter par les infographistes de la boîte.

Le module Dropbox

Le module Dropbox est un module de stockage de fichiers qui seront classés et reliés à votre compte Openflex. Si vous êtes à la recherche de plus de sûreté, n’hésitez pas à l’acheter.

En fait, il convient très bien aux entreprises qui ont du mal à gérer et stocker tous les papiers administratifs grâce à un compte Dropbox sur Openflex. Les données seront archivées dans le cloud Dropbox avec le grand espace disque qui y est alloué. Ses acheteurs pourront naturellement bénéficier des options avancées d’Openflex.

Le module Support Clients

Le module Support Clients gère le suivi du support client en délivrant des tickets pour chaque demande effectuée. Il permet d’éviter les oublis de requêtes spécifiques et par extension, la perte d’un client en cas d’omission de réalisation de tâche.

Coûtant 69.99 euros, ce logiciel Openflex répond aux demandes des clients par mail, renforce le processus de gestion de la clientèle par la mise en relation du client avec le gestionnaire adéquat et donne aussi des statistiques sur les activités du support client.

Le module KPI consolidés

Le module KPI consolidés propose un tableau de bord personnalisé pour mesurer les indicateurs de performances, selon les KPI mis en place par les dirigeants d’une entreprise.

Si vous voulez analyser les performances de plusieurs entreprises, il faut noter qu’un seul et unique tableau peut suffire pour les installations Openflex. La création d’un tableau sur mesure est proposée par ce programme en plus de la gestion des multi-installations.

Les atouts du logiciel Openflex

Openflex offre des atouts considérables à ses utilisateurs, à savoir :

• la certification ISO 27001,
• le zéro installation,
• la compatibilité sur Windows, Linux et Mac,
• l’accès gratuit au logiciel, dès souscription,
• l’utilisation mobile du logiciel sans encombre,
• la synchronisation des tâches collaboratives en interne dans votre structure,
• l’accès au logiciel même à plusieurs utilisateurs à la fois,
• les mises à jour gratuite et automatique,
• la sécurisation et la centralisation de toutes vos données,
• les possibilités de personnaliser les modules achetés,
• les possibilités de faire du sur-mesure,
• la conformité à la législation,
• l’assistance support/client 24/24,
• l’ergonomie de l’outil.

Ce qui est rassurant chez Openflex pour les entreprises

L’utilisation d’Openflex rassure de nombreuses sociétés grâce à son haut système de sécurisation des données de sa clientèle. Ce point se mesure par les barrières qui sont mises en place, à savoir la protection minutieuse des données des clients grâce à l’utilisation d’un double firewall qui contrôle tous deux toute tentative d’intrusion. Nous pouvons également citer le cryptage de la communication entre Openflex et sa clientèle, sans oublier l’utilisation de matériel adéquat comme la gestion de disques de stockage SSD en Raid 10.

La sauvegarde des fichiers par client se fait toutes les six heures et en cas de problème, Openflex veillera à restaurer les fichiers endommagés, le cas échéant, en 30 minutes à peine. La mise à disposition de la mise à jour sécuritaire automatique à Openflex permet à sa clientèle de jouir d’un soin à vie inclus dans tous les modules.

Soulignons que l’examen permanent des variables concernant la clientèle ainsi que le service de monitoring 24/24 h et 7/7 j, les droits des utilisateurs sont respectés par Openflex et justement, ils sont à cheval sur cela quel que soit le nombre d’utilisateurs en jeu.

L’utilisation d’un code pin permet de raffermir la protection des données en cas de perte de mobile.
La politique de sécurité inclut que les employés d’Openflex ne sont pas mis à jour sur le changement automatique des mots de passe des clients. D’autant qu’aucun des deux parties ne doit communiquer des informations privées comme le mot de passe.
Forte d’expériences et de confiance acquise auprès de Simafri, Openflex est bien sécurisée et surtout bien formée pour sécuriser à son tour sa clientèle.

Quant à effectuer un investissement dans un ou plusieurs modules Openflex, un amortissement de vos placements est gagné même à court terme.