Smartsheet je software Saas (Software jako služba) vyvinutý společností Eponymous. Uvedený cíl je jednoduchý: řídit všechny formy obchodní spolupráce na jedné platformě.
Obecně se používá pro plánování, sledování pokroku, sledování termínů, výměnu souborů a správu různých úkolů. Jeho vzhled má tendenci připomínat tabulku Excelu, a proto se nazývá Smartsheet (inteligentní tabulka).
Začínáme
Při prvním použití okamžitě zjistíte, že rozhraní Smartsheet je „jednoduché“. Jak bylo uvedeno výše, nejasně se podobá rozhraní Excelu nebo online tabulky. Myšlenka je taková, že v každém „listu“ jsou podrobné „chytré“ řádky, které umožňují distribuovat úkoly nebo mít globální pohled na rozsáhlý projekt.
Můžeme přizpůsobit úkoly, které mají být provedeny, datu (Smartsheet vytvoří „zobrazení kalendáře“), prioritu, osobu nebo dokonce nouzovou situaci.
Aktualizace jsou automatické a jsou založeny na postupném vyplňování „listů“. Můžeme proto ukládat e-mailové adresy všech lidí, kterých se projekt týká, takže každý může vyplnit svůj příslušný list a být upozorněn každou aktualizací. To také znamená, že musíte pouze aktualizovat tabulku, aby ostatní listy k ní připojené také prováděly automatickou aktualizaci. Pomocí Smartsheet můžete nahrávat soubory nebo soubory sady Microsoft Office z jednotky Google.
Smartsheet je k dispozici na mobilních zařízeních (Android a iPhone) a lze jej stáhnout pouze za poplatek (není k dispozici bezplatná verze).
Hlavní rysy Smartsheetu
- Gantt diagram: pro zobrazení úkolů v Ganttovi, které lze podle potřeby upravit
- kalendářový režim zobrazující všechny probíhající činnosti: plánování, funkce vyhledávání, připomenutí atd.
- režim mapy: poskytuje vizuální stránku rozhraní
- zaslání části nebo celého jeho listu osobě v týmu
- sdílení, výměnu tabulek (můžete definovat přístupová oprávnění) a propojení mezi buňkami
- centrum oznámení a protokol aktivity
- hledat pomocí filtrů
- řízení zdrojů a úkolů
- kritická cesta
- zprávy pro každý list a publikaci (upravitelné nebo ne)
- dashboard: zobrazení KPI v reálném čase (Key Performance Indicators) s grafy
- výstrahy a automatizované akce
- nahrajte soubory z Google Drive, One Drive, Dropbox nebo přes místní
- export e-mailem
- OHEŇ
První krok na Smartsheet
Používání Smartsheet je velmi snadné. Stačí znát základy a tento software pro vás nebude mít žádná tajemství.
List
Jak název napovídá, veškerá Smartsheet je založena na „listu“ a celý váš projekt bude založen na tomto „smart“ listu.
Chcete-li vytvořit list, musíte:
- Stiskněte tlačítko „Přidat další list“
- Vpravo klikněte na „Vytvořit“ a poté vyberte typ prvku, který chcete vytvořit
- Vyberte jméno (ne více než 50 znaků) a stiskněte tlačítko „OK“
Ve výchozím nastavení bude list super základní, ale můžete jej přizpůsobit přidáním různých sloupců v závislosti na tom, co chcete dělat.
Řádky a sloupce
Řádky a hierarchie jsou základními prvky listu. Tato část ukládá všechny informace: informace o zákaznících, úkolech, objednávkách atd. Rovněž je nutné, aby obsahovaly další informace, jako jsou přílohy (obrázky atd.) Nebo komentáře.
Pokud jde o sloupce, pomohou vám spravovat vaše soubory. Existují ukazatele akcí, data, seznamy kontaktů atd. Smartsheet také integruje vzorce, které jsou nezbytné pro provádění výpočtů a výzkumu.
Zbytek rozhraní
Pro zbytek rozhraní Smartsheet, včetně následujících:
- „Projekt“: nezbytné k aktivaci funkcí Gantt tabulky
- „Kanban“: poskytuje vše, co potřebujete pro zahájení projektu Kanban
- „Seznam úkolů“: název každého úkolu, data, vedoucí úkolů, provedené úkoly a různé komentáře
- „List s formulářem“: pro příjem informací od ostatních zúčastněných stran
- „Report“: pro vytváření rozvah
Výhody a nevýhody Smartsheet
Výhody
- možná výměna a sdílení
- k dispozici na mobilu
- dobře promyšlený přístrojový panel
- režim mapy
Nevýhody
- žádná bezplatná verze
- žádné automatické zálohování
- stále vyžaduje čas na přizpůsobení
Můj názor na Smartsheet
Osobně si myslím, že Smartsheet je revoluce, pokud jde o software pro řízení projektů. I když to vyžaduje čas, abychom mohli začít, naše značky stále najdeme snadno a uvědomujeme si, že distribuce v listech, řádcích a sloupcích rozhraní je dobrý nápad.
Vysoce přizpůsobitelné a vizuální, nemůžeme to snad obviňovat za stranu Windows 95, která, podle mé víry, dává autentickou oplatku. Konečně pro mě. Ať už jste tým 5 nebo 50 lidí, Smartsheet vám umožní hrát bezstarostně s KPI, termíny a dodávky, přičemž budete mít vždy globální vizi svých projektů. Každopádně si myslím, že dělá tu práci lépe než Redmine na této straně. Zkuste to vidět, budete příjemně překvapeni, jsem si jistý.
