La déclaration sociale à Madagascar est souvent négligée, pourtant elle est primordiale pour assurer la sécurité de son employé tant sur la retraite que sur la santé. Souvent dans les entretiens d’embauche que je fais passer, des candidats me demandent si la société est affiliée à la CNaPS et l’OSTIE. Comment se passe donc cette déclaration sociale, depuis l’embauche jusqu’au paiement des cotisations, en passant par le respect des échéances.
Dès l’embauche, qu’il soit âgé ou non, homme ou femme, malgache ou non, un employé doit faire l’objet d’une déclaration auprès des organismes compétents. La CNaPS pour la retraite, et pour la santé, les sociétés ont plusieurs options comme l’Ostie ,le Funhece, l’AMIT mais, en général, il s’agit de l’OSTIE, que nous allons donc prendre comme référence dans l’article.
| CNaPS | OSTIE | |
|---|---|---|
| Procédure de déclaration d’embauche | Remplissage du formulaire disponible sur le site de la CNaPS : – Avis d’embauche (AE) : pour ceux qui ont déjà un numéro d’immatriculation à la CNaPS, – Demande d’immatriculation du travailleur (DIT) pour la première déclaration de l’employé. A déposer au bureau de la CNaPS à Ampefiloha. | Remplissage d’une matrice excel, à envoyer par mail à l’adresse mail du responsable des adhérents ([email protected]). Bien préciser dans l’objet du mail qu’il s’agit d’un avis d’embauche suivi de votre numéro Ostie. |
| Documents joints | La carte d’identité nationale (CIN) légalisé s’il s’agit d’un DIT | Aucun |
| Échéance | Dès l’embauche | Dès l’embauche |
| Particularité | Un seul numéro d’immatriculation et une carte délivrés à l’employé pendant son parcours professionnel, il suffira de faire la déclaration dans chaque société où il occupera un poste. | Le numéro d’immatriculation et la carte changent à chaque fois que l’employé change d’employeur, en général, à chaque déclaration car c’est le numéro de matricule de l’employé au sein de la société que l’OSTIE prend en compte. |
| But | Bénéficier des cotisations à la retraite. Bénéficier des autres services offerts par la CNaPS : – allocations familiales – indemnités maladies professionnelles – indemnités de demi salaire – etc | Bénéficier d’une prise en charge, en cas de maladie, auprès des centres médicaux de l’organisme. |
Dans les cotisations, nous distinguons la part du travailleur et la part de l’employeur. Seulement, la première est déduite du salaire du travailleur étant donné que c’est donc l’employé qui cotise et que la société tient juste le rôle de collecteur pour ensuite reverser cette cotisation à l’organisme compétent.
Calcul et procédure de déclaration des cotisations
| CNaPS | OSTIE | |
|---|---|---|
| Part salariale | – 1 % du salaire brut si salaire < plafond* – 1 % du plafond* si salaire brut > plafond* | – 1 % du salaire brut si salaire < plafond* – 1 % du plafond* si salaire brut > plafond* |
| Part patronale | – 13 % du salaire brut de l’employé si salaire < plafond* – 13 % du plafond* si salaire brut > plafond* + FMFP : – 1 % du salaire brut de l’employé si salaire < plafond* – 1 % du plafond* si salaire brut de l’employé > plafond* | – 5 % du salaire brut de l’employé si salaire < plafond* – 5 % du plafond* si salaire > plafond* |
| Procédure de déclaration | – soit par dépôt de l’imprimé appelé DNS (Déclaration Nominative des salaires) dûment rempli auprès de la CNaPS, – soit par l’envoi de la matrice excel (DNS électronique) via le mail de déclaration de la CNaPS, – ou encore par télé déclaration via le portail de la CNaPS dans son espace employeur, – et enfin par la remise de la déclaration sur une clé USB ou un support CD à déposer auprès de la CNaPS. DNS électronique 4 feuilles : – la première y affiche l’identité de l’adhérent et un récapitulatif des cotisations, – les trois autres contiennent des états nominatifs des employés et des cotisations mensuelles. | Le mode de déclaration de l’OSTIE se fait uniquement par mail à [email protected] à partir d’un fichier excel avec 2 feuilles : – la première faisant un état nominatif des employés avec les cotisations sur les 3 derniers mois, avec l’identité du déclarant (la société) comme entête, – la deuxième fait l’état d’une récapitulation des cotisations. |
Echéance, plafond et pénalités en cas de retard de déclaration
| CNaPS et OSTIE | |
|---|---|
| Echéance | La déclaration et le paiement des cotisations se font trimestriellement. Prenons l’année d’exercice N : – 30 Avril N : pour le premier trimestre N (Janvier – Février – Mars) – 31 Juillet N : pour le deuxième trimestre N (Avril – Mai – Juin) – 31 Octobre N : pour le troisième trimestre N (Juillet – Août – Septembre) – 31 Janvier N+1 : pour le quatrième trimestre N (Octobre – Novembre – Décembre) |
| *Plafond | SME x 8 Actuellement, il est à 200 000 Ar x 8 = 1 600 000 Ar |
| Pénalités | 10 % de majoration à chaque déclaration en retard |
Cas 1 : Salaire brut < plafond
| Salaire brut : 1 250 000 Ar | Part salariale | Part patronale |
|---|---|---|
| CNaPS | 1 250 000 Ar x 1 % = 12 500 Ar | 1 250 000 Ar x 13 % = 162 500 Ar |
| OSTIE | 1 250 000 Ar x 1 % = 12 500 Ar | 1 250 000 Ar x 5 % = 62 500 Ar |
| FMFP | Néant | 1 250 000 Ar x 1 % = 12 500 Ar |
Cas 2 : Salaire brut supérieur ou égal au plafond
| Salaire brut : 2 000 000 Ar | Part salariale | Part patronale |
|---|---|---|
| CNaPS | 1 600 000 Ar x 1 % = 16 000 Ar | 1 600 000 Ar x 13 % = 208 000 Ar |
| OSTIE | 1 600 000 Ar x 1 % = 16 000 Ar | 1 600 000 Ar x 5 % = 80 000 Ar |
| FMFP | Néant | 1 600 000 Ar x 1 % = 16 000 Ar |
Mentions à respecter
Concernant l’envoi de la déclaration de l’OSTIE, des instructions sont bien mentionnées dans la matrice, le format à mettre, majuscules ou minuscules, remplissez les cellules correctement pour ne pas voir votre déclaration vous être renvoyée.
Même chose pour la CNaPS surtout le temps de présence.
Mais n’ayez crainte, c’est la date d’envoi qui compte donc même si vous devez régulariser quelques mentions, cela peut se produire même après échéance, mais que cela ne devienne pas une habitude.
Pour l’OSTIE, le paiement se fait principalement par chèque. Vous envoyez le mail et vous faites parvenir le chèque avec le feuillet récapitulatif, et surtout n’oubliez pas de préciser sur celui-ci la date d’envoi par mail de la déclaration.
Pour la CNaPS, les paiements sont un peu plus variés, mais oubliez tout de suite les paiements par chèque ou en espèces pour les montants supérieurs à 20 000 Ar.
Vous avez donc le choix entre les virements, les remises d’espèces à la banque et Mvola. L’envoi des preuves de paiement se fait après la déclaration telles que : l’avis de débit de la banque, le scan du bordereau de remise d’espèces et la référence de transaction Mvola.
A la lumière de ce qui est dit ci-dessus, nous pouvons constater que faire la déclaration sociale n’est pas aussi difficile qu’il n’y paraît. Je retourne donc à ce qui a été dit au tout début où le candidat me demande si la société est affiliée à la CNaPS et l’OSTIE, et bien la réponse devrait toujours être oui. Employeurs, n’hésitez plus à vous immatriculer auprès des institutions concernées maintenant que vous savez comment faire une déclaration sociale.
