Certificación NF525 : averigüe cómo obtenerla para su software

Una pequeña revolución en el tranquilo mundo del software de gestión y recolección, la certificación NF525 está poniendo los códigos y codificadores patas arriba. ¿Te sientes perdido? NF 525, quésaco ? Sigue la guía, Stileex lo tiene todo planeado para ti.

¿Qué es la certificación NF525?

El certificado NF525 es un documento que certifica la conformidad de un programa informático de contabilidad, gestión o administración de efectivo con las normas exigidas por la ley para su utilización. NF es una marca de certificación de productos y servicios emitida por AFNOR Certification (Asociación Francesa de Normalización) con su red de organizaciones asociadas.

Fundada en 1926, la AFNOR tiene unas 2.500 empresas asociadas. Su trabajo consiste en animar y armonizar el proceso de diseño de normas y fomentar su aplicación. Esta asociación está a la cabeza de todo el sistema francés de normalización y está representada no sólo en el territorio francés sino en todo el mundo. Esta representación mundial ha sido posible gracias a la ISO (Organización Internacional de Normalización) de la que la AFNOR es miembro.

El software utilizado debe tener el certificado NF525.
El software utilizado debe tener el certificado NF525.

Volviendo a la certificación NF525, es el resultado de un proyecto de ley aprobado por la AVolviendo a la certificación NF525, es el resultado de un proyecto de ley aprobado por la Asamblea Nacional Europea en 2015. Al convertirse en ley sobre la RGPD (reglamento general de protección de datos) en Francia, sólo entró en vigor en Francia el 1 de enero de 2018 con el número 2015-1785 del 29 de diciembre de 2015 (ley de finanzas). Así pues, todos los comerciantes sujetos al IVA, ya sean personas físicas o jurídicas, de derecho privado o público, que utilicen programas informáticos de contabilidad, gestión o caja registradora, deben cumplir las disposiciones del artículo 88 de dicha ley.

El artículo 88 establece que «Toda persona responsable del valor añadido debe… Al registrar los pagos de los clientes mediante un programa informático de contabilidad o de gestión o un sistema de caja registradora, utilizar un programa informático o un sistema que satisfaga las condiciones de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo de los datos a efectos de control de la administración fiscal, lo que se acreditará mediante un certificado expedido por un organismo acreditado en las condiciones previstas en el artículo L. 115-28 del Código del Consumidor o mediante un certificado individual del editor, según un modelo establecido por la administración …».

En otras palabras, el uso de programas informáticos de contabilidad, gestión o administración de efectivo por parte de un comerciante requiere ahora un certificado (NF525) para ser legal.

Los objetivos de esta nueva ley

El gobierno francés consideró necesario introducir un sistema de control moderno para proteger los intereses de los ciudadanos, las empresas y también del propio Estado.

Para las empresas, se tratará de evitarles cualquier forma de extorsión gracias, entre otras cosas, a la trazabilidad de las operaciones especificadas en las normas de la certificación NF525. También se proporcionan otras salvaguardias que se supone que los protegen contra cualquier mala práctica :

  • asegurar registros mediante firma electrónica,
  • operaciones de archivo y mantenimiento,
  • transparencia de los datos y su procesamiento,
  • o la posibilidad de restaurar fielmente los datos a pedido.

Para el Estado francés, su principal preocupación es el fraude fiscal, que le cuesta varias decenas de miles de millones de euros cada año. Gracias a las condiciones establecidas por la certificación NF525, las autoridades fiscales controlarán más fácilmente las transacciones comerciales de las actividades sujetas a impuestos.

Una ley diseñada para proteger mejor a las empresas y luchar contra la evasión fiscal
Una ley diseñada para proteger mejor a las empresas y luchar contra la evasión fiscal

Las ventajas de la certificación NF525

Este nuevo medio de control instituido por el Estado tiene ventajas para todos los usuarios de programas informáticos certificados. Ya el comerciante que informatiza su gestión lo hace para optimizarla y controlarla en cualquier momento. Esto limitará las posibilidades de errores, malversación o robo y, gracias al NF525, permitirá una trazabilidad sin errores. Además, cuanto más grande sea la empresa, más operaciones a comprobar serán numerosas y requerirán una mayor vigilancia, algo que las normas de esta nueva certificación permiten.

El certificado NF525 permite un seguimiento de las operaciones sin errores.
El certificado NF525 permite un seguimiento de las operaciones sin errores.

El Estado también se beneficiará de esta nueva legislación, ya que es un nuevo instrumento contra la evasión fiscal. Durante una inspección y gracias a la certificación NF525, las autoridades fiscales podrán observar de cerca todos los movimientos realizados en un programa informático y, en caso de duda, será posible comprobar sin errores las declaraciones ambiguas, algo que ha sido difícil de hacer hasta ahora.

Desventajas del sistema

Como todo lo demás, las condiciones establecidas en el certificado NF525 tienen algunos inconvenientes.

Sabiendo que el software está en constante mejora y debe adaptarse a su entorno en todo momento, evoluciona y se actualiza. ¿Qué podría ser más normal? Excepto que con cada nueva versión, ahora tendrá que volver a solicitar la certificación. Esto es un freno a la evolución tecnológica y una carga adicional a gestionar para los desarrolladores, ya que el editor que se supone que debe avanzar en sus proyectos perderá entonces el tiempo reuniendo documentos administrativos y esperando los resultados, en cada actualización.

Para empeorar las cosas, un comerciante que utilice un programa informático que esté en proceso de certificación no podrá declarar sus impuestos hasta que se adquiera la certificación. Anularlo lo hará ilegal.

Por último, la certificación NF525 de un software es una inversión en sí misma. En INFOCERT, por ejemplo, una organización acreditada por la AFNOR :

  • las especificaciones que contienen las normas de cumplimiento cuestan 500 euros,
  • su formación está disponible por 600 euros,
  • y para contar con la ayuda de un experto en caso de malentendido o problema, deberá pagar 200 euros / hora.
La certificación NF 525 es una verdadera inversión
La certificación NF 525 es una verdadera inversión

Las condiciones requeridas para obtener el certificado NF525

La certificación NF525 está sujeta a condiciones, en particular la de disponer de un software que cumpla los requisitos de inalterabilidad, seguridad, conservación y archivo de datos.

El software de la caja registradora debe tener ahora el certificado NF525.
El software de la caja registradora debe tener ahora el certificado NF525.

Por ejemplo, los procesos de registro, modificación o cancelación tendrán que ser rastreables durante al menos 6 años. Se logrará un seguimiento completo de todas las transacciones mediante la creación de una pista de auditoría, y para preservar los registros de los documentos de apoyo de las transacciones de cobro, el programa informático tendrá que utilizar firmas electrónicas. Este último debe figurar en la impresión del recibo y estar seguido del número del certificado NF.

La validez de un programa informático debe ser atestiguada por un certificado expedido por un organismo acreditado, de conformidad con el artículo L. 115-28 del Código del Consumo francés. En su párrafo 1 se especifica que «Sólo podrán proceder a la certificación de productos o servicios los organismos que se beneficien de una acreditación expedida por el organismo nacional de acreditación, o el organismo nacional de acreditación de otro Estado miembro de la Unión Europea, miembro de la Cooperación Europea para la Acreditación, y que hayan firmado los acuerdos multilaterales de reconocimiento mutuo relativos a la certificación en cuestión».

Estudio de caso : el camino hacia la certificación

Los pasos a seguir para obtener el certificado NF525 son responsabilidad del editor del software. Para hacerlo, tendrá que pasar por varios pasos :

  1. La compra de normas de cumplimiento de un establecimiento acreditado.
  2. La modificación de su software para cumplirlo siguiendo las especificaciones que compró.
  3. El depósito de su archivo incluyendo, entre otras cosas, su software y los documentos técnicos relacionados con un organismo acreditado. En esta etapa, también debe responder un cuestionario relacionado con su producto.
  4. El estudio de su archivo de solicitud de certificación por parte de la organización. Esta fase se divide en varias etapas pequeñas: el examen del archivo, la evaluación de la conformidad del software y el desempeño de una auditoría de calidad. Al final de este estudio preliminar, su archivo cumplirá o no.
  5. Si su archivo cumple, él va al comité de lectura que decidirá en último lugar. Si todo va bien en esta etapa, recibe el precioso sésamo y su certificación estará debidamente registrada. Sin embargo, ahora tendrá que revisarlo cada año para conservarlo.
  6. Si su archivo no cumple después del paso 4, la organización les pedirá que revisen su copia con una posible solicitud de información adicional. Sin embargo, puede apelar el veredicto de incumplimiento si considera que la decisión emitida es arbitraria. Normalmente, el organismo certificador tendrá que examinar los motivos de su queja y decidirá después de un período de 15 días. Si al final de este período, la organización mantiene su decisión de considerar que no cumple con su archivo, tendrá derecho a una segunda y última apelación razonada para esperar el éxito. Esta vez, el editor será informado de las perspectivas tomadas dentro de los 21 días posteriores a la recepción de su segunda apelación.
La ruta para obtener el certificado NF525
La ruta para obtener el certificado NF525

NF525 : Lo que cambia en el lado de los comerciantes

Como ya se ha mencionado, si desea utilizar un software de contabilidad, gestión o sistema de caja registradora, el minorista está obligado a elegir uno que cumpla con la certificación NF 525. Para probar esto a las autoridades fiscales, tiene la opción de elegir entre dos opciones :

  • por un lado, tenga un documento que acredite la certificación NF525 del software que ha elegido y que normalmente se suministra con este último para su compra,
  • o, por otro lado, tener una autocertificación individual proporcionada por el editor del software.

La autocertificación es una alternativa al largo procedimiento de certificación y se hace en binomio con el comerciante que desea utilizar un software aún no certificado NF525. En este caso, los dos protagonistas se dirigen juntos a las autoridades fiscales rellenando una solicitud en dos partes, en la primera de las cuales se presenta la información sobre el editor y en la segunda la información sobre el comerciante. Una vez validada la solicitud, se considera que el software cumple con las normas de certificación NF525 y, por lo tanto, es legalmente utilizable.

El comerciante debe tener un documento que certifique la certificación NF525 del software.
El comerciante debe tener un documento que certifique la certificación NF525 del software.

> Para ver una lista de cajas registradoras certificadas NF525 haga clic aquí.

Nota de precaución

El comerciante que no cumpla las obligaciones establecidas por la ley sobre la RGPD corre el riesgo de ser multado con 7.500 euros por cada sistema o software no certificado. Tendrá que equiparse en un plazo de 60 días, bajo pena de la misma multa. Como ya se ha mencionado, también está prohibido declarar los impuestos mientras el software de gestión que se utiliza está en proceso de certificación.

El artículo 44-1 del Código Penal francés añade que el establecimiento de un falso testimonio es un delito penal castigado con 3 años de prisión y una multa de 45.000 euros.

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