Seguimos en el mundo de las PYMES, VSEs y pequeñas empresas con la prueba de este nuevo software SaaS: Flexina. Se trata de un software de gestión comercial y facturación en la nube que tiene como objetivo ayudar a los autónomos y a otras pequeñas empresas a digitalizar su gestión a un coste justo. Eso es lo que he dicho. Para ser visto ahora si la promesa se cumple.

Descubra nuestra guía del mejor software de facturación: Software de facturación gratuito y de pago: el 18 mejor software.

Las principales características de Flexina

Al igual que Openflex, Flexina es un software basado en la nube. Sí, es por lo tanto un software SaaS (software como servicio o software como servicio) que no requiere ninguna instalación local. Es accesible desde su ordenador, pero no sólo desde su tableta, iPhone, iPad o simple smartphone, siempre y cuando el dispositivo esté conectado a Internet, podrá utilizarlo.

Para no arruinar nada, Flexina viene con opciones robustas que no tienen nada que envidiar a la competencia:

  • gestión de clientes, prospectos y proveedores
  • gestión de presupuestos, facturas y notas de crédito
  • gestión de impagados y cartas de recordatorio
  • catálogo de productos
  • editor de plantillas
  • Importación y exportación de datos de clientes y artículos en Excel
  • estadísticas de ventas, clientes, artículos y análisis del volumen de negocios
  • exportación de registros de ventas personalizables
  • acceso simultáneo multiusuario (excepto que se necesita una licencia adicional para el modo multiusuario)
  • facturación en la nube

La oferta de Flexina no es gratuita, sino a un precio justo. Especialmente cuando haces un inventario de todo lo que ofrece la suscripción mensual. Mira en su lugar:

  • hospedaje
  • soporte por e-mail y teléfono
  • copias de seguridad
  • acceso seguro por HTTPS
  • actualizaciones periódicas basadas en los comentarios de los usuarios para mejorar el software.
  • asistencia en la puesta en marcha: configuración del software, importación de datos del cliente y del artículo, diseño de presupuestos y facturas
  • exportación de documentos comerciales en formato PDF
  • copias de seguridad en tiempo real en Dropbox

Finalmente, varios módulos adicionales (pero opcionales) están disponibles si los necesita. Una vez más, el costo es en gran medida asequible, incluso para una estructura muy pequeña. Aquí están los módulos disponibles:

  • pedidos y entrega
  • pedidos de proveedores
  • facturas de compra
  • módulo multiusuario

Página de inicio de Flexina

Es importante que tenga una visión general de la página de inicio de Flexina, ya que desde aquí se realizarán todas las operaciones.

Así es como se ve la página de inicio de Flexina
Así es como se ve la página de inicio de Flexina

Esta página de inicio le ofrece todas las opciones para la gestión de terceros, artículos, historial, configuración de software, soporte y pagos.

Gestión de terceros y menú «Artículos

En Flexina, la «Gestión de Terceros» le permite gestionar clientes, prospectos y proveedores de forma sencilla.

Sólo tienes que rellenar la información sobre ellos (apellidos, nombre, número de IVA, dirección, etc.) y ya tienes hojas muy bien hechas.

El menú «Artículos» le permite registrar y gestionar sus compras y ventas. Esto asegura que la compra y la reventa estén bien separadas.

Flexina muestra el precio de venta excluyendo e incluyendo impuestos, así como el precio de compra excluyendo e incluyendo impuestos para todos sus artículos.

Los precios de venta y de compra sin IVA e incluyendo el IVA en la página "Artículos"
Los precios de venta y de compra sin IVA e incluyendo el IVA en la página «Artículos»

La historia

Flexina le ofrece la posibilidad de seguir sus acciones a lo largo del tiempo. Esta historia data de la creación de presupuestos, facturas, clientes, prospectos y proveedores. Cada documento puede incluso abrirse y modificarse desde esta página.

Los pagos

Los pagos se enumeran por fecha y modo:

  • de tarjeta de crédito
  • chequeo
  • escribir a máquina
  • traspaso
  • PayPal
  • o nota de abono

Los plazos vencidos serán notificados automáticamente por Flexina. Por otra parte, las cartas de recordatorio deberán enviarse manualmente, ya que el software no lo hace.

Documentos de cliente

En el centro de la página de inicio se encuentra la rúbrica «Documentos de cliente». Aquí es donde puede acceder a las opciones de presupuestos, facturas, notas de crédito y contabilidad de exportación.

¿Cómo crear un presupuesto o una factura?

Crear un presupuesto o una factura en Flexina es muy sencillo. Desde la página de inicio, vaya a «Presupuesto» o «Factura». A continuación, haga clic en «Añadir» en la parte superior izquierda de la página.

Desde esta nueva página, puede cambiar el tipo de documento en el que está trabajando en cualquier momento notificando al selector situado en la parte superior izquierda de la página (ver imagen anterior).

Antes de emitir una factura o una oferta, todavía debe buscar un cliente en su base de datos. Si no tienes uno, necesitas crear uno nuevo. Para ello, basta con hacer clic en el botón «Nuevo» situado en la parte superior izquierda de la pantalla y rellenar los distintos campos que aparecerán (referencia del cliente, número de empresa si se trata de uno, profesional o particular, teléfono, etc.). A continuación, haga clic en «Aceptar» en la parte inferior derecha de la página para finalizar la creación de este nuevo cliente.

Para buscar un cliente existente, esta vez tendrá que hacer clic en el botón a la derecha del botón «Nuevo».

Una vez que el cliente haya rellenado el presupuesto o la factura, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en «Línea» en la parte inferior izquierda de la pantalla, luego rellenar los campos de información y estará bien.

Un pequeño consejo: antes de guardar un presupuesto o una factura, es posible tener una vista previa del documento. Para ello, basta con ir al botón «Vista previa» situado en la parte inferior derecha de la página. Los botones «Guardar» y «Cancelar» están dispuestos en la misma línea.

Al guardar el documento, tendrá que elegir entre guardar como borrador o validar el documento como versión final. Un caldo se guardará para futuras modificaciones y sólo podrá ser enviado una vez que haya sido validado. Por otra parte, un documento validado estará directamente listo para ser enviado por correo electrónico, sabiendo que siempre podrá ser modificado a su debido tiempo (simplemente haga clic en el botón verde grande «+» en la parte inferior derecha de la página cuando se encuentre en la página del documento listo para ser enviado).

Cualquier documento que envíe desde Flexina se adjuntará como archivo PDF. Flexina también le permite duplicar o imprimir sus presupuestos y facturas y también podrá exportar documentos, líneas de documentos, artículos de documentos, listado de clientes con número de IVA y listado de todos los clientes en formato Excel sin excepción.

Por último, además, este software SaaS también le permite guardar sus archivos directamente en Dropbox.

Factura y nota de crédito

En la contabilidad, es imposible borrar una factura. Por eso las facturas están numeradas. Sin embargo, como el error es humano, Flexina permite crear activos, también conocidos como «notas de crédito» por el software.

Esto es particularmente útil cuando de repente se da cuenta de que el importe de una factura es demasiado alto.

El negocio de exportación representaba

En caso de que confíe la gestión de sus cuentas a un contable, la opción «Cuenta de exportación» le permitirá resumir todas sus transacciones y enviárselas. Podrá exportar su registro de ventas y la información de sus clientes.

De forma predeterminada, Flexina ofrece exportaciones en formatos.xls y.zip. Si esto no es suficiente para usted o si no sabe cómo reconfigurarlos para que puedan ser tenidos en cuenta por un software de contabilidad, los servicios de Flexina pueden hacerlo por usted. A continuación, tendrá que ponerse en contacto con ellos, especificando el formato de archivo específico de su programa de contabilidad y ellos se lo podrán exportar.

La configuración de Flexina

Flexina puede configurarse a voluntad para darle su propia identidad y es posible modificar varios elementos y características del software. Esto le permite modificar:

  • datos relativos a documentos, artículos, reglamentos y clientes
  • el tema de la interfaz
  • el logotipo y la cabecera de los documentos enviados
  • la presentación de presupuestos y facturas
  • la numeración de los documentos
  • la firma de los correos electrónicos, sus plantillas, así como su método de envío, pero también el tipo de servidor para enviarlos.

También es posible configurar su cuenta de Flexina para que se vincule a su cuenta de Dropbox, lo que se hace en unos pocos clics.

El salpicadero de Flexina

Un cuadro de mando, cada uno lo representa según sus puntos de vista y la información que considera relevante. En el caso de Flexina, así es como se presenta.

Logo de flexina
Logo de flexina

Esta tabla se utiliza para controlar estimaciones, facturas o notas de crédito validadas y no validadas. También presenta un gráfico que muestra la evolución de la facturación del año en curso o de un año anterior.

Una opción, llamada «Totales», también proporciona una representación numérica de los resultados de producción. Por último, otra, denominada «Estadísticas», permite controlar el número total de clientes, el número de clientes adquiridos por mes y por trimestre, el número y las familias de los artículos vendidos, así como otras estadísticas más o menos útiles para gestionar el negocio.

Como resultado, el tablero de mandos de Flexina es completo y proporciona información relevante para la toma de decisiones diaria. Simplemente carece de la capacidad de establecer sus propios indicadores.

Flexina: mi opinión sobre el software

Independientemente del equipo que puso mucho amor en este software (y se puede sentir), Flexina todavía no es, al menos para mí, el software de facturación de ensueño.

Los puntos fuertes

  • opción multiusuario
  • software en la nube
  • fácil de usar
  • servicio existente desde hace más de 10 años
  • disponible en 3 idiomas diferentes: francés, inglés, holandés
  • modificación de presupuestos y facturas en cualquier momento
  • una clara distinción entre clientes potenciales y clientes potenciales
  • precio básico de suscripción razonable
  • prueba gratuita de 15 días para empezar

Independientemente del equipo que puso mucho amor en este software (y se puede sentir), Flexina todavía no es, al menos para mí, el software de facturación de ensueño.

Los puntos débiles

  • Flexina utiliza términos técnicos. Por lo tanto, es necesario tener un mínimo de equipaje en economía y gestión para salir adelante.
  • Las páginas están más o menos desorganizadas con botones innecesarios aquí y allá.
  • La opción para la nota de abono existe, pero no para la nota de cargo (por lo que está bien para las facturas revisadas a la baja, pero no para las revisadas al alza).

En resumen, Flexina se ha armado hasta los dientes para ofrecer servicios de calidad, como lo demuestra la larga lista de ventajas que tiene. Y es cierto que al dominar bien sus funcionalidades, el trabajo realizado con este software compite en gran medida con el trabajo que se puede hacer en otro software más caro que éste.

Pero, Flexina puede haber sido bien diseñado, todavía hay dos o tres cosas que le hacen enojar. Por ejemplo, me parece que no es necesario tener un botón especial para las cotizaciones y otro para las facturas (en la página de inicio), ya que ambos documentos se procesarán desde la misma página y, sobre todo, porque incluso se puede cambiar de un tipo de documento a otro sin esfuerzo ni molestias. Un solo botón llamado «Cotizaciones y Facturas» hubiera sido mucho más conveniente!

Bueno, lo siento, porque es cierto que Flexina sigue siendo fácil de usar. Ciertamente, hay que tener un mínimo básico de gestión, pero lo recomiendo sólo por los innumerables beneficios que ofrece a sus usuarios. También se lo recomiendo a cualquiera que no quiera invertir un gran presupuesto en software.

Por supuesto, Flexina no es gratuita, pero en comparación con otros servicios, se puede decir que una suscripción a Flexina se da directamente.

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