En Francia, desde principios de 2018, está prohibida la facturación con programas ofimáticos simples (Word y Excel en particular). De hecho, estos productos de software no cumplen con la ley antifraude del IVA, que enfatiza que sólo aquellos con certificación NF525 pueden ser usados ahora. ¿Significa esto que será necesario utilizar programas de facturación de pago para cumplir con la ley? ¡En absoluto! Sólo tienes que girar hacia Henrri.

Consulte también nuestra guía y comparación de los mejores programas de facturación: Software de facturación gratuito y de pago, El mejor software.

Presentación del software de facturación Henrri

Henrri es un programa gratuito de facturación Saas (software como servicio) de origen francés. Es el resultado del trabajo de Rivalis, una red nacional de consultores de gestión empresarial (VSEs y PYMES). La red está apoyada por la Société des Meilleurs Ouvriers en Francia y tiene como objetivo crear el mejor software de facturación disponible.

Henrri, un programa gratuito de facturación para toda la vida
Henrri, un programa gratuito de facturación para toda la vida

Henrri ofrece un conjunto completo de características para la facturación profesional. Además de las facturas, el software también procesa presupuestos.

Las opciones ofrecidas por el software Henri son las siguientes:

  • facturación y presupuesto
  • recordatorio automático de impagados
  • facturación en tiempo real
  • multiusuario
  • contabilidad exportación
  • tablero
  • asistencia (Asistencia Empresarial, plataforma de apoyo/FAQ, Chat Online)

Encuentra más información sobre Henrri aquí.

La seguridad que ofrece Henrri

Henrri almacena sus datos en servidores alojados en Francia. Para evitar la pérdida de datos, toda su información se almacena en una doble copia de seguridad.

Estas medidas se combinan con el cumplimiento por parte del programa de la ley contra el fraude del IVA, la famosa certificación NF 525. La obtención de esta certificación significa que este software no sólo es fiable, sino que también integra varias medidas de seguridad para el usuario.

¿Por qué Henrri es libre?

Si Henrri es una herramienta de trabajo completa que puede procesar facturas de forma profesional, ¿por qué es gratuita?

El hecho es que la política de este software se basa en la satisfacción de sus usuarios. Un cliente satisfecho está abierto a futuras colaboraciones, para invertir más en el software. Se ofrecerán módulos adicionales para tantas opciones adicionales que cubran más de sus necesidades.

Una nota rápida: Henrri trata a todos sus suscriptores de la misma manera, ya sea que estén en una versión gratuita o que hayan agregado módulos adicionales a través de ofertas pagadas.

Uso del programa

Para utilizar el programa de facturación de Henrri, primero tendrá que crear una cuenta. Una dirección de correo electrónico y una contraseña son todo lo que necesita.

Dirección de correo electrónico y contraseña requeridos
Dirección de correo electrónico y contraseña requeridos

Una vez hecho esto, se le pedirá que introduzca su nombre y apellidos, números de teléfono y especifique qué tipo de profesional es usted (si es usted una persona física, una empresa, etc.).

En una nueva página, Henrri le preguntará por su código postal y su sector de actividad. Todo lo que tiene que hacer es declarar que ha leído y aceptado los términos y condiciones generales de Henrri y eso es todo.

Por último, haga clic en «Here we go» al final de la página. Es un botón verde rectangular.

La siguiente página es la página de inicio. Aquí es donde todas las operaciones de su trabajo comenzarán. A la izquierda de la pantalla se encuentran los menús desplegables: acción, seguimiento de la cotización, lista, pilotaje y contabilidad.

El menú «Acción

En el menú «Acción», Henrri ha guardado:

  • la creación de ofertas
  • la creación de facturas
  • registro de pagos
  • el recordatorio de facturas
  • la creación de un documento (lleva a la creación de un presupuesto. No es nada especial)

El menú «Seguimiento y oferta

En cuanto al menú «Seguimiento y presupuesto», incluye sólo dos botones :

  • seguimiento de ofertas
  • catalogación

El menú «Lista

En cuanto al menú «lista», los títulos presentes son:

  • documentos
  • consumidores
  • disposiciones
  • líneas históricas
  • fechas de vencimiento impagadas
  • seguimiento de ofertas

Los menús «Control» y «Contabilidad

Las opciones que se encuentran en «Piloting» son el análisis y el panel de control. En cuanto a la «contabilidad«, presenta el diario de ventas y la exportación contable.

En la parte superior de la página principal de Henrri hay una lista desplegable llamada «Quick Access». A partir de ahí, puede crear directamente una oferta, una factura y gestionar los pagos. En la parte superior derecha, sin embargo, se encuentra la búsqueda rápida y la administración de su cuenta.

En el centro de la página principal se presentan:

  • un mensaje de bienvenida con información relacionada con su empresa
  • acceso a servicios de apoyo y asistencia
  • una tabla para el seguimiento de los documentos recientes
  • un cuadro de seguimiento del volumen de negocios
  • una tabla para el pronóstico del tiempo
  • un cuadro de seguimiento de los pagos previstos
  • un botón para añadir módulos

Posibles acciones desde la página de inicio

Crear una oferta

Desde la página de inicio de Henrri, la creación de un presupuesto se realiza haciendo clic en «Crear un presupuesto» en la parte superior izquierda de la pantalla. El botón se encuentra en la primera línea de la lista de acciones.

La creación de un presupuesto también se realiza desde la lista desplegable de acceso rápido (en la parte superior de la página de inicio).

La información que se encuentra en una cita publicada con Henrri es la siguiente:

  • logo de la empresa (arriba a la izquierda de la oferta)
  • información de la empresa (arriba a la izquierda de la cotización, bajo el logotipo de la empresa):
    • fecha de facturación
    • nombre de la empresa
    • discurso
    • código postal
    • dirección electrónica
  • información al cliente (arriba a la derecha del presupuesto):
    • nombre de la empresa
    • cortesía
    • nombre completo y apellido
    • discurso
    • información complementaria
    • código postal
    • localidad
    • contactos
    • IVA intracomunitario

En la página de presupuesto, lo primero que hay que hacer es rellenar el formulario del cliente y la información solicitada sobre el producto o servicio a vender (descripción, precio, cantidad, IVA, etc.). Es imposible finalizar una cotización sin completar los campos necesarios, incluyendo información sobre el bien o servicio vendido, así como información sobre el cliente.

Último paso antes de utilizar el programa de facturación
Último paso antes de utilizar el programa de facturación

Una cotización completa puede ser enviada por correo electrónico. También puede imprimirse en formato PDF y enviarse directamente en versión papel por cualquier otro medio (es posible no finalizar una cotización y continuar más tarde).

Una vez hecho esto, se puede establecer inmediatamente una facturación en la misma página utilizando el botón azul «Acciones Avanzadas» a la derecha de la pantalla. La opción de acciones avanzadas le llevará directamente a la página de facturación.

Crear una factura

Al igual que con una cotización, la facturación se puede hacer de varias maneras. Se realiza desde la lista de acciones de la izquierda de la página de inicio, o desde la lista desplegable del acceso rápido que también se encuentra en la misma pantalla (en el centro en la parte superior).

Toda la información sobre la empresa y el cliente que se encuentra en una oferta también se puede encontrar en una factura. Sólo las fechas, precios, productos y/o servicios varían. Incluso el procedimiento de finalización es el mismo. A continuación, simplemente finalice y envíe la factura por correo electrónico o imprímala.

Opciones de pensamiento
Opciones de pensamiento

Registro de pagos

Henrri ofrece la posibilidad de registrar los pagos de los clientes. Sólo una factura finalizada puede aparecer en «Registrar un pago» para la operación de archivo.

Re-lanzar facturas

Las facturas de Henrri incluyen plazos de pago. Así, si un pago se retrasa, se mostrará directamente en «Relanzar una factura» (en la lista de acciones) para recordar al usuario que un pago es exigible.

Crear un documento

Crear un documento no es más que crear una oferta. Sólo ha cambiado el nombre.

Seguimiento de ofertas

El menú desplegable «Seguimiento de cotizaciones» (título grande en la parte izquierda de la página de inicio) se abre con dos botones: seguimiento de cotizaciones y lista. Con Henrri, el seguimiento de las cotizaciones permite controlar las cotizaciones en espera de una decisión y las cotizaciones validadas en espera de una facturación.

La lista, por otra parte, muestra detalles de las estimaciones ya preparadas. La información que se encuentra allí incluye, en particular, las cantidades, los números de cotización y las fechas de preparación, el nombre de la empresa de los clientes, los números de teléfono de los clientes potenciales y las fechas de rechazo o aceptación de cada cotización.

La lista de

«Listar» es el menú desplegable en el que se encuentran varias funcionalidades. Es a partir de este camino que usted tendrá acceso a la información relativa a documentos, clientes, artículos, historiales, vencimientos impagados y, una vez más, a un seguimiento de la cotización.

Con respecto al botón «Documentos», se accede a una página que contiene información sobre ofertas y facturas: fecha, número, nombre de la empresa del cliente, identificación del cliente, importe sin IVA e IVA incluido, estado del documento (pagado o no por la factura).

El botón «Cliente» simplemente muestra la lista de clientes y la información relevante sobre ellos.

El submenú «Artículos» enumera los bienes y servicios vendidos con toda la información sobre ellos: referencia, descripción, familia, imagen, precio de venta sin impuestos, precio de venta con todos los impuestos, IVA, fecha de la última actualización y cantidad comprada.

En el lado «Historial de la línea», la información presentada no difiere de la que se encuentra en los «Artículos», pero no es exhaustiva como se ha visto anteriormente.
Por último, en lo que respecta a los vencimientos impagados, está claro que son las facturas impagadas las que entran en esta categoría.

El menú «Control»

Esta característica de Henrri proporciona acceso a un panel de análisis y a un panel de control. Estas tablas permiten seguir de cerca los casos actuales, revisar las acciones pasadas y, en definitiva, afinar la gestión de los activos de una empresa.

Logo de Henrri
Logo de Henrri

Contabilidad

Henrri ha dado al departamento de contabilidad un menú específico. Desde allí, encontrará el registro de ventas e incluso podrá exportar sus datos contables.

La función de exportación de contabilidad le permitirá recuperar un fichero genérico que contiene los asientos contables relacionados con sus facturas, pagos y clientes.

Los lados positivos y negativos de Henrri

El software de facturación Henrri es un software muy bueno. Además de ser completo, es gratuito, excepto para los módulos adicionales. No obstante, cabe señalar que dista mucho de ser perfecta.

He aquí una lista de las ventajas y desventajas del software:

Puntos fuertes

  • aplicación móvil prevista para 2018
  • gratis de por vida
  • transferencia de presupuestos y facturas en un solo clic
  • Sin costes de instalación
  • sin cuotas de suscripción
  • no se solicita tarjeta de crédito
  • Henrri es el resultado de 20 años de experiencia y más de 15.000 horas de desarrollo.
  • características adicionales únicas que le facilitan y agilizan la gestión diaria
  • la promesa de un servicio de calidad, porque Henrri confía en la satisfacción de los usuarios para ir más allá
  • ya contiene 42 características, todo lo que necesitas para facturar como un profesional
  • no hay publicidad en Henrri, lo que a menudo no es el caso del software libre
  • servicio abierto a todo el mundo
  • todo un equipo a su disposición en caso de que necesite ayuda
  • software escalable: una nueva función por mes
  • Presupuestos y facturas bien presentados
  • Henrri toma las medidas necesarias en su nombre e impone la previsualización de un documento antes de enviarlo a un cliente, con el fin de tener una buena presentación.

Debilidades

  • página desorganizada: los mismos botones se encuentran en diferentes lugares
  • una oferta finalizada ya no puede modificarse. O lo envías tal cual, o no lo terminas, o borras la versión final y empiezas de nuevo.
  • el programa no muestra detalles de precios con IVA incluido al preparar presupuestos o facturas. Es necesario finalizar el proceso antes de tener la suma incluyendo todos los impuestos.
  • los correos electrónicos enviados tardan en llegar a su destino. Lleva más de un día, y a veces no funciona en absoluto.
  • En mi opinión, el software de facturación de Henrri incluye buenas características como la posibilidad de tener documentos limpios y profesionales, o cuadros de mando completos con los principales elementos a seguir.

Es una pena, sin embargo, que sea tan delicado de usar, debido a los menús que no siempre son pensados de manera eficiente. Encontrar los mismos botones almacenados en cualquier lugar no es nada práctico. Ciertamente, todos los caminos conducen a Roma, pero aquí no conducen a nada.

Además, más allá de sus ventajas definitivas, no creo que Henrri sea de mucha utilidad hasta que las cotizaciones o facturas hechas con él, que son la base para su uso, lleguen incluso a su destino. Una bonita oferta o una bonita factura que no se entrega a un cliente no supone ningún avance para la empresa.

-> Ver también: Nuestra experiencia con el software de facturación Zervant.

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