Un software de gestión comercial permitirá realizar, supervisar y llevar a cabo las acciones de prospección, emisión de documentos comerciales (cotización / proforma / factura / nota de crédito), seguimiento, negociación comercial y explotación de la cartera de clientes. También proporcionará todo tipo de informes e indicadores de rendimiento sobre la actividad empresarial de la empresa. En este artículo, le presento los 3 mejores software de gestión comercial libre, open-source o en SaaS.

Los retos de una buena gestión comercial

La gestión comercial es el conjunto de procedimientos que permiten transformar una oportunidad comercial en una venta.

La fuerza de ventas es para la empresa lo que los motores son para el avión. Usted puede tener el mejor fuselaje del mundo, los materiales más ligeros y fiables, el equipo más avanzado; sin buenos motores, su avión nunca despegará.

Tener una gestión comercial defectuosa es como tener una fuga de combustible: se pierden oportunidades de venta de forma estúpida y se gasta mucha energía para obtener pocos resultados.

Tener un buen software de gestión empresarial es vital
Tener un buen software de gestión empresarial es vital

Por lo tanto, es esencial utilizar un excelente software de gestión comercial. Usted se beneficiará de muchas ventajas, incluyendo:

  • una mejora significativa del tipo de conversión (también llamado tipo de conversión, que corresponde a la relación entre el número de ventas y el número de perspectivas);
  • una reducción del ciclo de ventas;
  • un mejor análisis de los fallos en las ventas;
  • una reducción de los plazos de pago;
  • un aumento en el importe medio gastado por cliente;
  • un aumento de la frecuencia de las compras de sus clientes;
  • control perfecto de su equipo de ventas o de su red de revendedores/franquiciados;
  • un tablero de instrumentos con valiosos indicadores de rendimiento;
  • etc.

En una palabra: ¡usted ganará más dinero!

El mejor software de gestión comercial

El mejor software de gestión empresarialDespués de 10 años de uso, he decidido presentarles en detalle lo que considero los 3 mejores software de gestión empresarial del momento. Estas soluciones de software son de código abierto, gratuitas u ofrecidas en SaaS, muy asequibles, fiables, flexibles y duraderas.

Para seleccionar y comparar el software entre ellos, consideré los siguientes criterios:

  • fácil de instalar,
  • fácil de usar,
  • costo de mantenimiento,
  • ergonomía,
  • funcionalidades,
  • flexibilidad,
  • velocidad,
  • comunidad.

Tenga en cuenta que los 3 programas de software de gestión comercial presentados pueden utilizarse desde un simple navegador web (con un certificado SSL gratuito, por ejemplo).

Openflex, mi primer software de gestión comercial

Sin ninguna duda recomiendo probar Openflex. Es el software de gestión comercial más sencillo que conozco, pero lo suficientemente completo como para gestionar una bella PYME. Fue uno de los primeros programas de gestión comercial que utilicé.

Openflex, software de gestión comercial
Openflex, software de gestión comercial

Las características de Openflex

Openflex es más que un software de gestión comercial, es un ERP. Por lo tanto, integra muchos módulos que incluyen: recursos humanos, CRM, contabilidad, gestión de proyectos, GED (gestión electrónica de documentos), etc. Mientras le escribo, hay 25 módulos Openflex diferentes.

Para gestionar sus ventas, todo está ahí: el registro de sus clientes potenciales, la creación de presupuestos o proforma, la conversión del cliente potencial en cliente con la emisión de la factura del presupuesto, el seguimiento de los pagos, la catalogación de sus productos y servicios, la gestión de contratos y facturación recurrente, la gestión de intervenciones y, por supuesto, informes. Es un software de facturación avanzado.

Puede crear tantos usuarios del software como desee, conveniente por ejemplo si tiene un equipo de ventas o un asistente. También puede crear campos personalizados en los registros de sus clientes.

Por último, tenga en cuenta que es posible obtener módulos y desarrollos a medida según sus necesidades específicas. Incluso podrá desarrollar usted mismo software que se comunicará con Openflex utilizando APIs libres (puede crear una aplicación móvil, por ejemplo).

Ergonomía, estética y rapidez

En términos de ergonomía y estética, muy buena clasificación. La interfaz es muy estética y se puede elegir entre un conjunto de colores predefinidos. La navegación entre las diferentes funciones es muy suave y rápida, un verdadero placer de uso.

Una mención especial para los documentos PDF generados por Openflex: están fuera de la caja (sin necesidad de retoque gráfico) muy bien hechos y muy profesionales. Descargue un ejemplo de una factura generada por Openflex.

Comunidad Openflex

Por último, un buen software de gestión comercial de código abierto no sería nada sin su comunidad; y la comunidad de Openflex es activa, fácil de usar y cada vez más francófona.

Openflex tiene un gran ecosistema de revendedores, entrenadores autorizados y mayoristas. Encontrarás a alguien que te ayude!

Realmente sentimos que los miembros de esta comunidad están motivados por la pasión y el placer de compartir. Siempre he apreciado esto con Openflex.

Además, Openflex está programado en PHP y utiliza una base de datos MySQL, dos tecnologías ampliamente utilizadas y dominadas.

En conclusión

Si necesita un software de gestión comercial sencillo, fiable y duradero, pruebe Openflex.

Visite el sitio web de Openflex para obtener más información

Vtiger, un software dedicado a la gestión comercial

Vtiger es un software de gestión comercial de código abierto disponible de forma gratuita. Sólo se centra en la gestión de las ventas y de las relaciones con los clientes (CRM), y lo hace muy bien. Lo había usado durante un tiempo, antes de volver a las soluciones de software más completas (ERP).

logo de Vtiger
logo de Vtiger

Una instalación simple pero…..

La instalación de Vtiger es relativamente simple: tome un alojamiento web compartido clásico (como por ejemplo un alojamiento web gratuito), coloque los archivos del software de Vtiger en él, cree la base de datos y listo.

La dificultad radica en encontrar el enlace de descarga de Vtiger en su página web oficial… De hecho, Vtiger ha optado por un modelo de negocio muy agresivo basado en su oferta de cloud computing (SaaS), y busca “ocultar” el hecho de que Vtiger puede descargarse de forma gratuita.

No tengo absolutamente nada en contra de esta forma de proceder porque entiendo que deben ganar dinero en Internet y hacer que su trabajo sea rentable.

Por otro lado, si aquí de nuevo elige la instalación a través de Softaculous, la instalación de este software de gestión comercial se hará en 2 o 3 clics como máximo sin tener que encontrar los archivos fuente usted mismo. Práctica: -)

Estética de éxito

Lo que inmediatamente destaca en el software de gestión de ventas de Vtiger es la belleza y modernidad de su interfaz.

La interfaz de Vtiger utiliza tecnología Ajax para evitar recargar toda la página para una simple actualización de un campo, por ejemplo. El resultado es una muy buena comodidad de uso y una excelente fluidez.

Además, hay un atajo que le permite crear rápidamente varios formularios y documentos (cuenta de cliente, tarjeta de producto, factura, etc.) sin tener que cargar una página completa (todo ello en una pequeña ventana emergente modal).

Doy una mención especial a la disposición de los archivos de los clientes. Son claros, aireados, muy agradables y la información está bien organizada.

Características y funciones

El software de gestión comercial de Vtiger ofrece una miríada de características:

  • archivos de clientes / prospectos / productos / servicios,
  • presupuesto / facturas / notas de crédito,
  • GED (gestor de documentos electrónicos),
  • gestión de tickets (helpdesk),
  • gestión de pedidos,
  • gestión de proyectos,
  • gestión de contratos,
  • gestión completa del inventario, incluidos los proveedores,
  • plantillas de correo electrónico profesionales predefinidas,
  • Interfaz PBX (centro de llamadas),
  • agenda,
  • informes detallados.
  • Tenga en cuenta que en su versión de pago, Vtiger ofrece aún más funciones, incluyendo la interfaz con software de contabilidad, vistas Kanban, integración con Gmail, etc. Pero las funcionalidades existentes en la versión gratuita ya son más que suficientes para las necesidades de una PYME.

Flexibilidad

Si su necesidad se limita a añadir o modificar campos en los formularios de Vtiger, entonces estará satisfecho. Podrá gestionar todos los campos desde la administración de este software de gestión comercial, sin necesidad de conocimientos informáticos y con una sencillez bastante buena.

Pero no esperes ir más lejos.

Cabe recordar que la empresa que gestiona Vtiger ha optado por un modelo de negocio basado en la venta de una versión “mejorada” en modo SaaS. Por lo tanto, no se espera que usted sea capaz de “buscar” en el código del software.

Además, la comunidad Vtiger es casi inexistente, por lo que pocas personas podrán ayudarte… Juzga por ti mismo la falta de actividad en el foro Vtiger.

Generación de relaciones, una gran fuerza de Vtiger

El software de gestión comercial de Vtiger destaca en la generación de informes, tanto en forma de tablas como de gráficos. Este es realmente uno de sus puntos fuertes.

Podrá cruzar casi toda la información del software gracias a un sencillo y eficiente motor de generación de informes, todo ello en tiempo real.

Informes de Vtiger
Informes de Vtiger

En conclusión

Vtiger es una solución fiable y completa si necesita un software de gestión comercial. Lo recomiendo, tanto en su versión gratuita como en su versión de pago.

Odoo, un software completo para gestionar tus ventas

Y por último, Odoo para terminar esta presentación sobre el mejor software de gestión empresarial. Antiguamente TinyERP, luego OpenERP, Odoo es un software “grande” en el verdadero sentido de la palabra. Se trata, en efecto, de un ERP muy, muy completo. Odoo podrá satisfacer todos sus deseos, pero esto tendrá un coste (desarrollo) y requerirá una infraestructura de alojamiento vinculante.

logo de Odoo
logo de Odoo

Tengo un dominio perfecto de Odoo porque una de mis empresas ofrece servicios de desarrollo e integración para este software. Lo uso yo mismo, por supuesto.

La instalación de Odoo

Existen varios métodos para instalar Odoo. Puede utilizarlo localmente en una máquina Windows, por ejemplo, o puede colocarlo en un servidor que ejecute Linux. Recomiendo encarecidamente esta segunda opción porque le será más fácil utilizarla en una red (incluso remotamente a través de Internet), pero también podrá personalizarla mejor y tener más seguridad en la redundancia de datos.

No instale Odoo localmente en un Windows con el paquete de auto-instalación a menos que usted sea el único que lo use….

En cualquier caso, la instalación no es fácil. Requiere conocimientos informáticos (administración de servidores y redes).

Alternativamente, también puede optar por la oferta de pago SaaS de Odoo (en su nube). Pero aquí, no planee instalar módulos personalizados, no será posible.

El más completo en prestaciones

Este es el punto fuerte de Odoo: todo está ahí para gestionar su actividad comercial. Además, como Odoo es un ERP totalmente integrado, también puede gestionar su contabilidad, recursos humanos, inventario, etc. Existen más de 4500 módulos!

El flujo de trabajo de ventas está muy bien implementado en este software de gestión de ventas: podrá realizar un seguimiento de la conversión de sus oportunidades de venta desde la fase de “lead” (prospecto no cualificado) hasta la fase de “entrega” del producto o servicio, incluyendo presupuestos, facturas, órdenes de compra, etc.

La característica que encuentro más útil en Odoo es la vista Kanban de las oportunidades de venta.

Vista Kanban de las oportunidades de venta con Odoo
Vista Kanban de las oportunidades de venta con Odoo

La vista Kanban es una organización de columnas de tarjetas. Cada columna representa una etapa de la venta (análisis de necesidades, propuesta comercial, negociación comercial, etc.). Cada tarjeta representa una oportunidad de venta.

Para hacer un seguimiento de las ventas, simplemente mueva las cartas de una columna a otra! Es simple y realmente efectivo. Me encanta. Una característica que puedes encontrar en Trello, por cierto.

Esta vista es perfecta si su equipo de ventas es de puerta a puerta.

Personalización y desarrollo

La principal desventaja de Odoo es que es extremadamente difícil personalizar el software para que se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo, a diferencia de Openflex o Vtiger, añadir y editar campos es muy complejo. Además, si queremos que esto se haga correctamente, y si sus personalizaciones permanecen a pesar de las actualizaciones, tendremos que crear un módulo de Odoo en Python!

En resumen, o bien utiliza Odoo “fuera de la caja” tal y como está, o tendrá que pagar un alto precio por un desarrollador / integrador especializado.

Hay otra opción más: puedes comprar módulos en la tienda online de Odoo. Pero por experiencia, estos módulos raramente funcionarán bien sin algunas adaptaciones hechas por un desarrollador……

Finalmente, tanto como los documentos PDF generados de forma nativa por Openflex son hermosos y profesionales, tanto como los generados por Odoo son feos y aficionados. Es imprescindible personalizar los presupuestos, facturas y otros documentos emitidos por Odoo. Y desafortunadamente, no es nada fácil, tendrá que pasar por un proveedor de servicios de TI de nuevo.

Costo de hospedaje

Como expliqué en el párrafo sobre la instalación de Odoo, este software de gestión comercial requerirá estar alojado en un servidor Linux. No se puede instalar en un simple alojamiento web compartido gratuito.

Tendrá una mejor partición de sus datos, pero su ejecución le costará mucho más.

La mejor relación calidad/precio es tomar un VPS para esto (encontrarás buenos a partir de 95 € / mes).

Alternativamente, también puede elegir soluciones SaaS en la nube que se pueden encontrar aquí y allá en Internet. Generalmente usted pagará una suscripción basada en el número de usuarios.

Cuidado con la licencia!

Desde la versión 9 de Odoo, la licencia ha sido modificada. Pasar de un modelo 100% de código abierto a una especie de modelo semipropietario.

Así que ten cuidado! Si se suscribe a la oferta de SaaS en la nube disponible en el sitio web de Odoo o si elige la versión “Enterprise” de Odoo vendida por los socios de Odoo, quedará bloqueado por su licencia, y tendrá que pagar un royalty de por vida….

Al elegir la versión de comunidad soportada por la comunidad real de Odoo (OCA), entonces el software será verdaderamente libre de usar. Y es esta opción la que recomiendo encarecidamente.

Hablando de la comunidad, es internacional, compuesta por muchos desarrolladores. Se expresa principalmente a través de sus listas de correo, a las que les recomiendo que se suscriban. Dicho esto, esta comunidad se ha visto sacudida y debilitada precisamente por el cambio en la licencia de Odoo, y algunos lo ven como una traición al trabajo que ha realizado toda la comunidad….

En conclusión

Odoo ciertamente podrá servirle como un software de gestión comercial y lo hará muy bien. Tenga cuidado, sin embargo, si usted tiene un presupuesto o no, para elegir la versión de la comunidad con cuidado y no se deje bloquear por la versión de la empresa que no es de código abierto….

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