Visioconférence, tout ce qu’il faut savoir pour l’utiliser

La visioconférence est devenu un outil incontournable de la communication d’entreprise, mais également personnelle. Voici tout ce que vous devez savoir pour tirer pleinement avantage de la vidéoconférence.

Visioconférence définition

La visioconférence ou vidéoconférence est un moyen de communication visuel et auditif à distance. Elle met en relation plusieurs personnes se trouvant dans un lieu différent généralement dans le cadre d’une réunion de travail, d’une formation ou d’une conférence.

Ce système de communication à distance permet de réduire les coûts liés aux déplacements des personnes (achat de billets de train ou d’avion par exemple), d’éviter la perte de temps liée à des échanges de mails ou à des appels téléphoniques répétitifs et de favoriser le travail collectif entre les collaborateurs.

La productivité des entreprises est ainsi accrue et elles sont toujours plus nombreuses à utiliser ce système.

Bref historique de la visioconférence

La visioconférence apparaît dans les années 1950 grâce à la téléphonie en image. Les images en noir et blanc sont alors de mauvaise qualités et fixes. Il faut attendre l’apparition d’internet dans les années 90 et le développement des CODEC (dispositif permettant de convertir un fichier audio ou vidéo dans un autre format) pour qu’elle soit popularisée dans les entreprises.

C’est en 1995 que la première visioconférence publique est organisée entre l’Amérique du Nord et l’Afrique. L’avènement de ce moyen de communication se fera dans les années 2000 grâce à des logiciels comme Skype ou ichat. Le premier dispositif de visioconférence haute définition est mis sur le marché en mai 2005 et il n’a cessé d’évoluer depuis.

Matériel pour la visioconférence

L’utilisation de la visioconférence nécessite d’avoir un ordinateur ou un écran équipé d’une Webcam, d’un micro, d’un système audio et d’une connexion haut débit. Des appareils portatifs de visioconférence sont en vente sur le marché et ils ne nécessitent pas d’être reliés à un ordinateur pour fonctionner.

Les évolutions technologiques permettent aujourd’hui de faire une visioconférence sur son smartphone ou sa tablette. Les visioconférences sortent ainsi peu à peu des traditionnelles salles de conférence dont l’équipement est très onéreux.

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Les types de visioconférence

Trois grands types de visioconférence sont utilisés par les entreprises :

• le mode point à point qui met en relation deux interlocuteurs ou groupe de personnes ;
• le mode broadcast qui met en relation un interlocuteur principal comme un chef d’entreprise avec d’autres groupes de personnes ne se trouvant pas dans les mêmes locaux. Ces groupes de personnes peuvent s’adresser à l’interlocuteur principal mais ne peuvent pas dialoguer entre elles ;
• le mode multipoints qui met en relation différents groupes de personnes pouvant discuter entre eux.

20 logiciels de visioconférence

• AnyMeeting : Solution d’entreprise gratuite jusqu’à 4 personnes.
• Appear.in : simple d’utilisation, fonctionne sans installation logicielle et regroupe jusqu’à 8 personnes.
• EmeetMe : Solution très simple permettant un échange visuel, le partage de fichier et le screensharing.
• FaceBlow : Outil de visioconférence gratuit et grand public, disponible en application smartphone.
• Facebook : ce gigantesque réseau social dispose également de l’option « appel vidéo » entre deux interlocuteurs.
• Google Hangouts : visioconférence réunissant jusqu’à 10 personnes et accessible sur smartphone.
• Gruveo : francophone et ne nécessite aucune installation, limité à 2 utilisateurs.
• Join.me : application multi-plateformes permettant le partage d’écran et la visioconférence pour 10 personnes.
• Kik : Application smartphone pour jeune public, permettant chat et visioconférence à 2 personnes.
• LiveMinutes : Outil de vidéoconférence, de partage et de « brainstorming » via un tableau blanc en ligne.
• Meetings.io : Outil collaboratif online gratuit jusqu’à 5 participants.
• Mikogo : Gratuit, ne nécessite pas de téléchargement et adapté aux applications business.
• OOvOO.com : gratuit jusqu’à 12 participants et propose le partage de vidéo YouTube en visionnage simultané.
• Spreecast : Chat vidéo et streaming gratuit pour 4 participants, avec la possibilité d’enregistrer la conférence.
• Skype : permet, outre la visioconférence, d’appeler des numéros de téléphone fixe.
• Tox : Logiciel de visioconférence assurant le cryptage de la conversation et la protection des données des utilisateurs.
• Uber Conférence : permet le partage d’écran et de documents pour 10 participants.
• Viber : Appplication VoIP liée à un numéro de téléphone permettant des appels vidéo gratuits entre 2 personnes.
• Webex : très répandu dans le monde de l’entreprise avec son système de partage d’écran, audio et vidéo.
• Zoho Meeting : Application de visioconférence multiplateforme destinée au monde de l’entreprise.