Gérer efficacement ses projets et s’organiser entre intervenants peut facilement relever du parcours du combattant. Pourtant avec le bon outil et un peu de motivation, il est possible de faire des miracles comme avec Redmine. Cet outil de gestion de projet open source offre plusieurs fonctionnalités classiques comme : le suivi des projets, la création de diagrammes de Gantt, la gestion des délais et beaucoup d’autres encore !
Présentation de l’outil de gestion de projet Redmine
Redmine est un logiciel open source, en d’autres termes, son utilisation est totalement gratuite ET il est possible de bidouiller son code. Par contre, il faudra l’installer et l’héberger soi-même sur un serveur.
Voici les principales fonctions que Redmine propose :
- gestion des documents et gestion de fichiers (repo)
- espace de discussion propre à chaque projet
- suivi des mises à jour et de toutes les activités du projet ainsi que de leurs durées
- configuration fine des droits utilisateurs selon les projets
- gestion de plusieurs projets en même temps (multi-projets)
- suivi des demandes (tracking)
- wiki
- gestion des tâches spécifiques par utilisateur
- notifications par email
- authentification LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)
- interfaçage avec les dépôts Bazaar, Mercurial, Darcs, SVN (Subversion), CVS (Concurrent Versions System) et Git (moyennant l’installation de leurs dépendances respectives)
- édition de rapports personnalisés et de graphique de Gantt
> Voir aussi : Les 6 meilleurs logiciels CRM gratuits et payants
Installer Redmine : le mode hard et le mode easy
Le logiciel de gestion de projet Redmine est donc à installer soi-même sur un serveur (ou une machine virtuelle, ou dans le cloud ça fonctionne aussi) sur lequel se connecteront tous les participants au projet. À ce niveau, vous avez deux possibilités : l’installer manuellement ou via un installeur.
Hard mode : installer Redmine manuellement
Le logiciel Redmine a besoin de quelques préalables pour s’installer, puis pour fonctionner correctement. Ce sont :
- au choix, l’installation de MySQL (version 5.0 ou plus), de PostgreSQL (8.2 ou plus), ou de SQLite (version 3 ou plus) pour la gestion des bases de données
- l’installation d’un serveur HTTP (Apache recommandé)
- l’installation du framework Ruby on Rails (avec Ruby, bien entendu)
- et l’installation de Bundler, le module de gestion de modules (gems) pour Ruby
D’autres dépendances existent pour Redmine, comme Imagemagick pour la gestion des images. Mais les quatre points ci-dessus sont le minimum pour que Redmine fonctionne.
Une fois ces pré-requis remplis, vous pouvez maintenant installer Redmine proprement dit. Nous n’allons pas détailler la procédure ici, mais sachez qu’il va falloir :
- télécharger la release sur le site officiel de Redmine
- créer une base de données vide, créer les tables et le compte administrateur, et tout configurer correctement pour Redmine
- installer les gems nécessaires avec Bundler
- paramétrer les permissions sur les répertoires tmp, log, et files
Une longue histoire. Sinon, vous pouvez tricher et passer en easy mode.
Easy mode : utiliser un installeur
De nombreux packages d’installation de Redmine existent sur le web. Personnellement, je conseillerais la version de Bitnami, la plateforme qui empaquette tout ce qui bouge dans des exécutables tout-en-un très pratiques.
L’installeur se nomme Bitnami Stack Redmine et vous pouvez le télécharger en cliquant sur le lien. Le paquet comprend déjà toutes les dépendances dont à besoin Redmine pour fonctionner : Apache, MySQl, Ruby et Ruby on Rails. En complément, il vient aussi avec les dépendances Imagemagick, Git et Subversion.
Ici, il suffit de double-cliquer sur le lanceur une fois celui-ci télécharger et de suivre les étapes de l’assistant qui va tout paramétrer pour vous. Tout ce qu’il y aura à faire sera de remplir les informations demandées et cliquer sur « next ». Easy mode on vous dis.
Redmine n’est pas « ressourcivore » et se contente de peu : 400 Mo d’espace de stockage, 512 Mo de RAM, et roulez jeunesse. Attention par contre aux add-ons !
Prise en main facile
Une fois installé, Redmine est très facile à utiliser. Remarquez, en haut à droite, un champ de recherche qui vous permettra de trouver projets, fichiers, demandes et autres informations ou contenus disponibles pour le projet.
La navigation peut ensuite se faire via plusieurs onglets :
- « Aperçu » qui offre une vue générale du projet (membres, bugs rencontrés, etc.)
- « Activité » qui affiche un historique des activités du projet
- « Demandes » qui liste les tâches en cours dans le projet
- « Nouvelle demande » pour créer de nouvelles tâches dans un projet
- « Gantt » pour la planification et le suivi dans le temps des différentes tâches avec un diagramme de Gantt
- « Calendrier » qui donne une vue mensuelle du projet en cours
- « Roadmap » qui va détailler l’avancement des tâches (retards, etc.) et offrir la possibilité d’analyser les différentes versions d’un projet (il faut aller dans les configurations pour activer cet onglet)
- « Annonces » qui offre la possibilité de publier des annonces sur le projet, comme sur un mur social
- « Documents » et « Fichiers » pour un hébergement d’appoint de documents et de fichiers (repo)
- « Wiki » pour afficher et gérer la base de connaissances du projet
- « Configuration » qui donne accès aux paramétrages du Redmine du projet
Quels sont les points forts et les points faibles de Redmine ?
Être gratuit est déjà un bon point pour ce logiciel de gestion de projet, mais quid de ses autres points forts et points faibles ?
Les points forts
- gratuit et open source. En d’autres mots, son code est modifiable pour coller aux besoins
- suivi du temps passé
- supporte une large bibliothèque de modules, des add-ons gratuits pour combler des besoins spécifiques en gestion de projet
- installable sur un serveur local, mais aussi dans le cloud et même sur un VPS
Les points faibles
- interface vieillotte et peu avenante (mais des thèmes existent)
- non-intuitif
- pas de tableaux de bord, notamment sur les indicateurs de performance (KPI)
- le paramétrage du logiciel est chronophage et est déjà un projet en soi !
Conclusion
Redmine est un bon logiciel de gestion de projet si vous n’êtes pas à la recherche d’un outil super visuel. Flexible, il convient parfaitement à tous les projets informatiques (ou autres) à condition de prendre le temps de se familiariser avec. Et là est le hic : faire en sorte que Redmine colle aux projets les plus complexes (Agile et scrum viennent en premier en tête) demandera un minimum de recherche et pas mal de retroussage de manches. Vient ensuite le manque de rapports KPI qui est plus ou moins handicapant selon ce que l’on recherche.
Malgré tout, Redmine reste pour ma part un très bon logiciel de gestion de projet, open source qui plus est, sûrement la solution la plus populaire des solutions gratuites du web. Reste qu’il nécessite de mettre les mains dans le cambouis pour réellement en tirer toute l’essence.
Je vous conseille vivement de le tester pour vous faire une idée !
> Voir aussi : Le top des meilleurs logiciels de caisse pour votre point de vente
> Voir aussi : Découvrez notre classement des meilleurs logiciels pour cabinet dentaire
