Que font les ressources humaines au quotidien ? À cette question, la plupart d’entre nous répondra sûrement, faire passer des entretiens ou distribuer les paies et les fiches qui vont avec. Oui, vous n’avez pas tort, mais plus concrètement, la gestion des ressources humaines est une fonction complexe composée d’une multitude de choses à faire : jongler entre les tâches administratives, suivre les carrières des salariés, garder la motivation du personnel, prévoir les formations, etc. C’est là qu’intervient le SIRH (Système d’information de gestion des ressources humaines) qui, en informatisant cette fonction de l’entreprise, facilite grandement le travail des ressources humaines. Mais que cache concrètement ce sigle ? Découvrons-le ensemble dans cet article !
Un SIRH, c’est quoi?
Souvent, dans la plupart des entreprises, le personnel RH ne se résume qu’à une seule personne. Et souvent aussi, cette dernière n’arrive pas à assurer convenablement ses attributions faute de temps. Ainsi, afin d’aider son service RH, une société peut recourir au SIRH.
Le SIRH est un ensemble de moyens mis en place ayant pour but de faciliter, d’alléger, et d’améliorer le travail des personnels RH au quotidien. Il s’agit ici d’informatiser les process RH et paies, ce qui implique, bien sûr, des logiciels comme Eurécia par exemple. Ceux-ci vont non seulement permettre de stocker durablement des informations RH, mais aussi de les éplucher pour mieux les valoriser et ainsi mieux capitaliser sur les ressources humaines d’une société.
La SIRH va ainsi informatiser la plupart des champs liés à la gestion des ressources humaines en automatisant les tâches qui peuvent l’être. Vous allez sûrement penser, mais les sociétés utilisent déjà des logiciels pour gérer les fiches paies. C’est vrai, et ces logiciels-là entrent déjà dans la SIRH. Mais comme je l’ai dit en introduction, le travail des RH ne se limite pas à la paie :). Dans un système d’information de gestion des ressources humaines donc, toutes les fonctions doivent être prises en compte, allant du suivi des carrières des salariés, à la gestion des recrutements, en passant par la gestion des avantages, etc.
Comment fonctionne le SIRH ?
Concrètement, un SIRH s’articule autour de différents pôles englobant les multiples facettes du métier de RH. Il vous permet ainsi de les toucher précisément et d’avoir un suivi tout aussi précis des différentes informations issues de chaque composante du métier :
- composante administrative : tout ce qui est paperasse (rapports d’activité, solde et planning de congé, paie, notes de frais, contrats, etc.)
- composante humaine : tout ce qui concerne les salariés (historique, suivi des carrières, gestion des compétences et des formations, etc.)
- composante décisionnelle : tout ce qui concerne le pilotage décisionnel (masse salariale, taux de rotation, indicateurs sociaux, etc.)
- composante sociale : tout ce qui concerne la vie en entreprise et l’interaction entre salariés et les RH (mise à jour des profils salariés, réseau social d’entreprise, etc.)
Il faut savoir aussi que l’utilisation de ce logiciel contribue à une meilleure relation entre RH et salariés. Idéalement, ces derniers devraient être impliqués dans la politique SIRH de leur entreprise et ainsi, pour donner un exemple, avoir un accès partiel au(x) logiciel(s) utilisé(s). Ce faisant, les salariés pourront, toujours pour donner un exemple, compléter ou ajouter des informations leur concernant directement, par eux-mêmes, et ainsi, s’impliquer davantage dans la vie de la société. Une manière comme une autre de les valoriser.
Quels critères entrent en compte lors du choix d’un SIRH ?
Un système d’information de gestion des ressources humaines va être utilisé au quotidien, aussi bien par votre personnel RH que par les salariés (idéalement). Dans ce cas, je vous propose d’opter pour un logiciel simple que tout le monde pourra manipuler aisément sans devoir recourir constamment à l’assistance de l’équipe informatique voire du fournisseur.
Pensez également à choisir un logiciel capable d’aider convenablement votre RH, c’est-à-dire, un système comprenant les fonctionnalités réellement utiles à vos besoins en gestion de ressources humaines. En effet, selon la taille de votre société (nombre de salariés), le nombre d’utilisateurs finaux, des fois même selon les spécificités de votre secteur d’activité, les besoins différeront. Cela vous permettra de choisir un SIRH qui vous ressemble, ni trop petit ni trop grand.
Néanmoins, les fonctionnalités minimums, vraiment basiques, à avoir seront :
- la gestion des dossiers du personnel
- la gestion des congés et des absences,
- la gestion des rémunérations et des avantages
- la gestion des déclarations sociales
Et comme votre société est destinée à évoluer, alors votre SIRH le devra aussi. Opter alors pour un modèle facile à adapter aux éventuels changements au sein de votre équipe.
Enfin, vous avez le choix entre prendre un SIRH que vous installerez et utiliserez en local ou un SIRH en mode Saas (Software as a service) et tout faire en ligne. L’avantage de cette dernière option est que vous n’aurez pas à gérer des ressources informatiques en interne (surtout si vous ne savez pas le faire). L’inconvénient reste que vos données sont sur un serveur distant, entre les mains d’un tiers.
Les avantages du SIRH
Comme nous l’avons évoqué plus haut, qui dit SIRH dit diminution et simplification du travail du personnel RH. Et qui dit simplification dit plus de temps à consacrer à d’autres objectifs et fonctions. En d’autres termes, son utilisation contribue à l’augmentation de la productivité de votre RH.
Et comme ce système tend à simplifier et aussi à accélérer les flux d’informations, le responsable des ressources humaines pourra mieux gérer les compétences des salariés et optimiser la productivité de chacun. Cela aura un impact au niveau de la relation entre les managers et leurs équipes, entraînant une hausse de la satisfaction de ces dernières puisque leurs demandes et attentes auront été entendues.
Enfin, en rendant les process RH plus rapides et simples, le SIRH va naturellement assouplir l’organisation de l’entreprise qui va l’adopter.
En somme, le SIRH est un moyen pour le personnel RH de mieux organiser son travail. Ses tâches devenues plus simples, il peut se consacrer à d’autres fonctions. Ainsi, c’est un gain de temps pour lui, un gain d’argent pour l’entreprise et une meilleure considération pour les salariés.
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