Smartsheet, probando un software de gestión de proyectos!

Smartsheet es un software SaaS (Software as a Service) desarrollado por la empresa del mismo nombre. El objetivo es simple: gestionar todas las formas de colaboración en una empresa en una única plataforma.

En general, se utiliza para la planificación, la supervisión del progreso, la supervisión de los plazos, el uso compartido de archivos y la gestión de tareas. Su apariencia tiende a parecerse a la hoja de cálculo de Excel, de ahí su nombre, Smartsheet.

Cómo empezar

Cuando lo utilice por primera vez, notará inmediatamente que la interfaz de Smartsheet es «simple». Como se mencionó anteriormente, se parece vagamente a la interfaz de Excel o a un programa de hoja de cálculo en línea. La idea es que en cada «hoja» haya líneas «inteligentes» detalladas para dividir las tareas o para tener una visión global de un proyecto a gran escala.

Puede hacer coincidir las tareas a realizar con una fecha (Smartsheet creará una «vista de calendario»), una prioridad, una persona o incluso una emergencia.

El logo de Smartsheet
El logo de Smartsheet

Las actualizaciones son automáticas y se basan en el llenado progresivo de las «hojas». Por lo tanto, puede almacenar las direcciones de correo electrónico de todas las personas afectadas por el proyecto para que todos puedan completar sus respectivas hojas y ser alertados cuando se actualicen. También significa que simplemente actualizar una hoja de cálculo es suficiente para que las otras hojas de trabajo adjuntas también se actualicen automáticamente. Con Smartsheet, puede cargar archivos de Microsoft Office o archivos desde la unidad de Google.

Smartsheet está disponible en los teléfonos móviles (Android e iPhone) y sólo se puede descargar por una cuota (no hay versión gratuita).

Smartsheet está disponible en móviles y en la nube en modo SaaS
Smartsheet está disponible en móviles y en la nube en modo SaaS

Encuentre más información aquí.

Las principales características de Smartsheet

  • Diagrama de Gantt: para visualizar las tareas de un Gantt que pueden ser modificadas como se desee.
  • modo calendario que muestra todas las actividades actuales: planificación, función de búsqueda, recordatorios, etc.
  • modo mapa: para dar un aspecto más visual a la interfaz
  • enviar una parte o la totalidad de su hoja a un miembro del equipo
  • compartir, intercambiar hojas de cálculo (se pueden definir permisos de acceso) y vincular entre celdas
  • centro de notificación y registro de actividades
  • buscar con filtros
  • gestión de recursos y tareas
  • camino crítico
  • informes para cada hoja y publicación (modificables o no)
  • dashboard: visualización en tiempo real de KPIs (Key Performance Indicators) con gráficos
  • alertas y acciones automatizadas
  • cargar archivos desde la unidad de Google, One Drive, Dropbox o vía local
  • exportación por e-mail
  • API
El panel de control de Smartsheet con sus gráficos
El panel de control de Smartsheet con sus gráficos

Primer paso en Smartsheet

Usar Smartsheet es muy fácil. Todo lo que necesitas saber es lo básico y este software no tendrá más secretos para ti.

La hoja

Como su nombre indica, todas las Smartsheets se basan en una «hoja» y todo su proyecto se basará en esta «hoja inteligente».

El famoso modo de hoja Smartsheet
El famoso modo de hoja Smartsheet

Para crear una hoja, debe hacerlo:

  1. Pulsar el botón «Añadir otra hoja
  2. A la derecha, haga clic en «Crear» y elija el tipo de elemento que desea crear.
  3. Elija un nombre (no más de 50 caracteres) y pulse «OK».

Por defecto, la hoja será súper básica, pero puede personalizarla añadiendo varias columnas dependiendo de lo que quiera hacer.

Filas y columnas

Las líneas y las jerarquías son los elementos esenciales de una hoja. Esta sección almacena toda la información: información sobre clientes, tareas, pedidos, etc. También es necesario que contengan información adicional, como archivos adjuntos (imágenes, etc.) o comentarios.

En cuanto a las columnas, le ayudarán a administrar sus archivos. Distingue entre Indicadores de Acción, fechas, listas de contactos, etc. Smartsheet también incluye fórmulas y éstas son esenciales para los cálculos y la investigación.

El resto de la interfaz

Para el resto de la interfaz de Smartsheet, incluyendo los siguientes elementos:

  • «Proyecto»: necesario para activar las funciones del diagrama de Gantt
  • «Kanban»: le ofrece todo lo que necesita para iniciar un proyecto Kanban.
  • «Lista de tareas»: contiene el nombre de cada tarea, fechas, gestores de tareas, tareas realizadas y varios comentarios.
  • «Hoja con formulario»: para recibir información de otras partes interesadas.
  • «Informe»: para la creación de balances
Smartsheet en modo Kanban o, en otras palabras, en modo mapa
Smartsheet en modo Kanban o, en otras palabras, en modo mapa

Las ventajas y desventajas de Smartsheet

Ventajas

  • es posible el intercambio y la compartición
  • disponible en los teléfonos móviles
  • salpicadero bien diseñado
  • modo mapa

Desventajas

  • no hay versión gratuita
  • sin copia de seguridad automática
  • todavía requiere tiempo para adaptarse

Mi opinión sobre Smartsheet

Personalmente, creo que Smartsheet es una revolución en términos de software de gestión de proyectos. Aunque es necesario acostumbrarse, es fácil encontrar nuestras marcas y nos damos cuenta de que la distribución de la interfaz en hojas, filas y columnas es una buena idea.

Altamente personalizable y visual, sólo podemos culparlo por su aspecto Windows 95, lo que, creo, le da un aspecto auténtico. Bueno, para mí. Por lo demás, tanto si es un equipo de 5 como de 50 personas, Smartsheet le permitirá jugar sin preocupaciones con los KPIs, los plazos y las entregas, teniendo siempre una visión global de su(s) proyecto(s).

De todos modos, creo que hace un mejor trabajo que Redmine en ese lado. Pruébelo usted mismo, estoy seguro de que se sorprenderá gratamente.

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