Contrairement à ce que l’on pourrait penser, JIRA n’est pas un acronyme. Il vient de la troncation du mot GOJIRA qui lui-même vient du nom japonais Godzilla. Une façon de dire à quel point c’est un monstre d’efficacité dans son domaine de prédilection : la gestion de projet.

Qu’est-ce que JIRA ?

Disponible tant en téléchargement que dans le cloud, JIRA est un logiciel de gestion de projet informatique développé par les Australiens de chez Atlassian.

On a donc :

  • JIRA Server, une offre téléchargeable, à installer sur son propre serveur.
  • et JIRA Cloud, une offre tout-en-un d’Atlassian, dans le cloud, sans rien d’autre à penser que son utilisation.

Dans tous les cas, que ce soit en mode hébergé ou en mode SaaS, l’équipe de JIRA a pensé à tailler ses offres commerciales selon la taille des équipes, tout en sachant que la version Cloud est quand même limitée à 10 000 utilisateurs. Ce qui est déjà beaucoup.

JIRA est un produit d'Atlassian
JIRA est un produit d’Atlassian

L’objectif premier de JIRA est de proposer un écosystème cohérent et multidimensionnel pour permettre à une équipe pluridisciplinaire de sortir ses produits logiciels en temps et en heure. Ainsi, il permet entre autres la planification de chaque tâche, la visualisation de l’activité de l’équipe, le suivi des priorités et la création de rapports en temps réel. Chose, évidemment, qui n’empêche pas d’utiliser JIRA pour d’autres projets, comme la gestion de tickets par exemple.

Scrum et Kanban comme méthodes de travail

D’emblée, JIRA propose Scrum, Kanban et leurs workflows comme méthodes de travail. Au choix, évidemment.

Il faut savoir que Scrum et Kanban sont les deux cadres de travail Agile les plus utilisés dans le monde de la gestion de projets. Ils favorisent une plus grande réactivité face aux demandes clients (sans pour autant remplacer votre logiciel CRM préféré).

Aperçu du Scrum sur JIRA

Le but du Scrum est de fabriquer des produits par petits à-coups (comptés en semaine) et ce de manière incrémentielle. Du coup, au lieu d’avoir 1 long travail de développement à faire sur 3 mois, on en aura 6 petits de 2 semaines. C’est un exemple. Ce procédé est itératif et permet d’avoir une vision plus précise d’un projet (qui fait quoi, pour quand, quels sont les blocages, etc.).

Le framework Scrum est utilisé dans JIRA
Le framework Scrum est utilisé dans JIRA

Dans un Scrum, il faut 3 rôles que JIRA identifie aisément : le Product owner (le représentant des utilisateurs finaux ou du client et qui connaît ses besoins), le Scrum master (le garant de l’application du cadre Scrum) et le reste de l’équipe de développement.

Sans aller dans les détails de ce framework de travail, JIRA vous permet facilement de créer des sprints, des stand-up meetings, des sprints review (revue de sprint), des sprints retrospective (rétrospective de sprints), etc. De quoi optimiser efficacement le rendement des équipes dans un projet.

Vraiment complet et personnalisable, JIRA permet aux utilisateurs de personnaliser leurs workflows, de sortir facilement un graphique d’avancement (burndown chart), sans oublier, pour le Scrum master, la possibilité de sortir un rapport de sprint à tout moment.

La méthode Kanban sur JIRA

Moins restrictif que Scrum et surtout moins compliqué, Kanban permet de visualiser en un clin d’œil votre workflow pour prioriser les tâches. Là où Scrum vous fait travailler sur des sprints limités dans le temps, ce sont les tâches qui sont découpés dans Kanban.

JIRA possède différents outils pour mieux utiliser la méthode Kanban :

  • story card : personnalisables avec qr codes
  • swimlanes et colonnes : pour la modélisation des processus et des tâches
  • WIP limits (Work in Progress) : pour définir des limites aux tâches en cours de traitement (la colonne vire au rouge en cas de dépassement)
  • workflows : flux de travaux prédéfinis et personnalisables.
Un exemple simple de tableau Kanban
Un exemple simple de tableau Kanban

Association de méthodes, pourquoi pas ?

Scrumban, ça vous parle ? Kanplan peut-être ? Si vous avez toujours rêvé de mélanger le meilleur des deux mondes sans entrer dans des phases compliquées d’adaptation, JIRA vous le permet en (relativement) toute facilité grâce à ses métrics. En gros, ses graphes.

Les métrics de JIRA sont adaptatifs et très importants puisqu’ils permettent, par exemple, de visualiser les forces d’une équipe ou encore d’identifier les goulots d’étranglement dans un projet. Comme leur utilisation est indépendante du cadre de travail sélectionné, on peut du coup contrôler précisément un projet Kanban avec les bons réglages.

Avec JIRA, vous pouvez rallier le meilleur des deux mondes !
Avec JIRA, vous pouvez rallier le meilleur des deux mondes !

Commencer avec JIRA

Il est vrai que de prime abord, JIRA peut avoir l’air d’une usine à gaz. Voici donc sept astuces correspondants à sept éléments présents dans l’outil pour partir du bon pied avec ce logiciel de gestion de projet.

  1. rôle des utilisateurs : on y définit qui peut faire quoi, qui peut voir quoi, etc. Il faut commencer par là.
  2. les différents types de demandes : nécessaires pour configurer le workflow.
  3. les différents champs : qui vont de pair avec les différents types de demande.
  4. les écrans, il y en a deux types : l’écran d’opération (création de tickets, édition des tickets et vérification des tickets) et l’écran de transition (mise à jour des documents du workflow).
  5. les publications (notifications) : pour ceux qui ne sont pas présents, on peut par exemple leur envoyer un rapport par mail.
  6. la sécurité : pour limiter les accès et éviter toute tentative de falsification.
  7. les workflows : tout simplement les flux de travaux propres à Scrum et Kanban

Voilà, vous connaissez maintenant les bases pour bien expérimenter JIRA.

Quels sont les points forts et les points faibles de JIRA ?

Points forts

  • prix abordable pour les petites équipes (10 utilisateurs ou moins)
  • association avec d’autres applications (Salesforce, Confluence, Bitbucket, etc.)
  • application mobile
  • hautement personnalisable
  • métrics vraiment puissants

Points faibles

  • demande un long temps d’adaptation
  • numéros des versions difficiles à repérer
  • interface pas optimisée pour l’édition en masse

En conclusion

Je dirais que JIRA est un véritable bijou de gestion de projet. Complet (trop ?) et puissant, il offre plein de fonctionnalités à qui veut bien se donner la peine ou a le temps de l’explorer. Et c’est là que le bât blesse.

Si effectivement JIRA permet de faciliter, de simplifier et d’améliorer les flux de développement, peu importe la taille de l’équipe grâce aux méthodes agiles, elle demande un vrai temps d’adaptation pour ce faire. Une motivation que tout le monde n’aura forcément pas. Le revers de la médaille pour avoir un outil complet sûrement.

Je conseille donc vivement de s’orienter vers sa version d’essai pour commencer et de ne contracter que si l’on arrive à se faire la main dessus. Ici, l’essayer n’est pas forcément l’adopter tellement il y a à faire !

Lire aussi > Création d’un projet dans Openflex [Tuto vidéo]

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