Dans les périodes de rush, il vous arrive de ne plus savoir où donner de la tête. Un ancien fichier impossible à trouver ? Des informations urgentes à communiquer ? Des mails par centaine à consulter ? Des dossiers à diffuser sur plusieurs services ? Veiller sur le bon avancement de plusieurs affaires en cours ? Avoir besoin de l’avis d’un expert sur un cas délicat ? Même si tout est à gérer dans un court laps de temps, Yammer est « La » solution faite pour vous.
Présentation des fonctionnalités de Yammer et ses avantages
Yammer, cet outil de microblogage racheté par Microsoft en 2012, compte parmi les premiers RSE de référence que plus de 500 000 entreprises autour du monde, sollicitent dans leurs activités. RSE n’est autre que le sigle utilisé pour les « Réseaux Sociaux d’Entreprises ». Comme ce nom l’indique, Yammer fonctionne sur un système de réseautage social dans le monde professionnel.
Usant de la fonction « intranet », vous pouvez alors créer votre propre réseau informatique au sein de votre société. Bien sûr, tout cela se fera de manière privée et sécurisée. Quand il s’agit de travail, le mot d’ordre est « sécurité », que ce soit sur le plan physique, psychique ou virtuel. Yammer, se porte alors garant envers son utilisateur sur cet aspect.
Avec une plateforme qui vogue dans le même esprit que Facebook, vous n’aurez quasiment pas de difficulté à l’utiliser. Vous pourrez alors interagir avec vos collaborateurs de multiples manières :
- création d’événements : disponible avec la liste publique des participants. Fonctionnalité qui peut vous faciliter des réunions en interne ou avec des relations externes.
- échanges non saturés : avec les options messages privés et publications de groupe, vous pouvez communiquer de manière moins contraignante que les e-mails. Votre boîte de réception qui sera intelligemment organisée et optimisée ne pourra que vous en remercier.
- communication facilitée : faites connaissance avec vos collègues, quel que soit le service ou l’étage auquel ils se situent. Vous pourrez amplement leurs demander un avis sans toutefois être obligé de les convoquer.
- partage d’informations sécurisé et privatisé : diffusez des informations de première importance ou partagez un dossier ou fichier quelconque, tout en ayant le contrôle sur les personnes qui peuvent les consulter.
- boost de la productivité des équipes : vous pourrez partager des publications ou les complimenter grâce à l’option prévue à cet effet pour les pousser à se surpasser encore plus. Les résultats se verront sûrement dans vos indicateurs de performance (KPI).
- créer plusieurs réseaux différents : facilitez l’interaction avec d’autres entreprises et relations professionnelles externes.
Procédé d’utilisation
Comme toute plateforme sociale, il est nécessaire de se créer un compte pour jouir de toutes les fonctionnalités qui y sont intégrées.
En ouvrant la page d’accueil de Yammer, il vous est proposé de vous inscrire ou de lancer une démonstration interactive. Grâce à cette dernière, un tutoriel se charge de vous guider pas à pas pour vous familiariser avec son utilisation.
Vous n’aurez qu’à fournir un nom, un prénom, une profession et une adresse professionnelle à l’ouverture du compte. Toutes informations supplémentaires seront à compléter ultérieurement. Comme les images ci-dessous en témoignent, l’interface se rapproche de celle des réseaux sociaux du quotidien et ne vous présentera aucune complexité d’utilisation.
Les conversations
Il vous est possible de démarrer une conversation en laissant un message à un groupe spécifique ou en répondant à ceux de vos collègues. Vous pourrez à tout moment désactiver les notifications qui s’y rapportent ou choisir d’autres options.
Création de groupe
Vous pouvez aussi créer votre propre groupe sur Yammer, et donc y insérer et inviter des collègues, afin de faciliter la communication et la production de l’équipe.
Création et importation de fichiers
Yammer vous permet de créer directement des fichiers Word, PowerPoint, Excel en cliquant sur « +Nouveau ». Vous pouvez toutefois importer des dossiers stockés sur votre terminal avec un clic sur « Charger ».
Ériger votre propre réseau
En invitant vos collègues, vous pourrez bâtir votre réseau de contacts et les classifier à votre gré. S’ils n’ont pas encore de compte actif, cette invitation leur sera envoyée directement par mail et leur ouvrira la voie.
Transparence totale
Vous avez le contrôle total sur les activités de votre compte et de vos fichiers. Vous pouvez disposer à tout moment de l’historique des mouvements.
Sa fonction recherche est un atout majeur pour vous faire gagner du temps. Vous pouvez retrouver un collègue selon sa compétence ou son service, des dossiers mis en ligne à des dates antérieures ou une conversation en tapant un mot clé.
Accessibilité de Yammer
Il peut s’utiliser indépendamment en se dirigeant directement sur son site ou au quotidien en étant intégré à la suite Microsoft Office 365. Vous pouvez y accéder où que vous soyez grâce à sa disponibilité sur iPhone/iPad et Android.
Quant à la tarification, une formule gratuite vous est proposée en abord. Mais une version payante de 3€/mois/utilisateur est disponible pour un renforcement de sécurité, avec plus d’options d’administration et intégration d’outils supplémentaires.
Yammer peut aussi s’accompagner de Microsoft Sharepoint pour 4€/mois/utilisateur ou de Microsoft Office 365 pour 8€/mois/utilisateur.
Suggestions d’utilisation
Maintenant que vous connaissez assez bien Yammer, voici un bref récapitulatif en image et de petites suggestions sur son utilisation au quotidien.
- rejoignez plusieurs groupes pour être toujours à l’affût.
- consacrez au moins 20 minutes par jour pour surveiller votre flux.
- quand une question vous taraude, utilisez la recherche pour trouver la réponse avec des informations partagées sur le réseau ou en sollicitant l’aide de vos collègues.
- pour les habitués du clavier, tapez un point d’interrogation (?) pour faire apparaître les raccourcis.
Yammer est un logiciel, une plateforme vraiment utile pour une entreprise. Dans la gestion des ressources humaines, gérer les paies ne suffit pas. Il faut trouver le bon logiciel de fiche de paie pour ça et le tour est joué. Pour la communication interne, pourquoi ne pas faire confiance à Yammer ? C’est une bonne solution pour optimiser la communication de l’entreprise, une bonne alternative à Slack.
