L’informatisation dans le monde des affaires a rendu la vie plus facile à des millions d’entreprises. Utiliser un logiciel de gestion est une solution pratique pour gérer son business. Prenez Algorithme.io. Pour alléger votre travail, il propose une suite de fonctionnalités complètes qui vous permettront de gérer votre facturation directement en ligne. Comment ça marche ? Découvrez-le avec moi dans cette revue.

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Algorithme.io, un logiciel de facturation polyvalent

Algorithme.io est un logiciel Saas (Software as a service ou logiciel en tant que service) très intéressant qui est capable d’assurer diverses tâches : gestion des achats, du stock, des ventes et de la relation client ou CRM. Il a été conçu par des entrepreneurs pour les entrepreneurs et est totalement gratuit.

Derrière la plateforme se trouve Event Mind, une agence de communication, et ça se sent puisque puisqu’ils ont soigné la présentation de leur logiciel avec une page d’accueil aérée, une interface simple, mais efficace (juste ce qu’il faut : des images et couleurs monochromes).

Tout en haut de la page se trouve la barre de recherche dédiée aux clients, dépenses, devis et factures. Dans le coin gauche sont situés des onglets dont les intitulés sont les suivants :

  • Accueil
  • Devis
  • Factures
  • Clients
  • Dépenses
  • Utilisateurs
  • Paramètres
  • Aide

Comment utiliser Algorithme.io ?

Pour commencer, il faut d’abord se créer un compte. Pour ce faire, il suffit d’avoir une adresse e-mail et de se choisir un mot de passe.

Pour créer son compte sur Algorithme.io
Pour créer son compte sur Algorithme.io

Une fois connecté, vous verrez une page d’accueil présentée en deux volets. Celui de gauche permet de créer une nouvelle entreprise et celui de droite offre d’en rejoindre une déjà existante sur la plateforme. À noter ici que vous pouvez créer une entreprise factice, mais que pour utiliser la fonction d’envoi de factures de ce logiciel en ligne, il vous faudra fournir à Algorithme.io les documents administratifs de votre entreprise (statut, SIRET, TVA, etc.). Gardez cela en tête lorsque vous créerez votre société dans l’interface.

Les clients, les devis et les factures

Pour créer devis et factures, il faut commencer par « Créer un client ». Pour cela, rien de plus facile, il suffit de cliquer sur l’icône « Nouveau client » qui se trouve dans le menu d’accès rapide, en haut à gauche de l’écran. Par la suite, il faudra attribuer une catégorie au client. Est-ce une entreprise ou un particulier ?

Comment créer un devis sur Algorithme.io
Comment créer un devis sur Algorithme.io

Lors de la création d’un client, son profil est automatiquement changé en « prospect ». Il ne trouvera son vrai statut de client que lorsqu’il aura accepté un devis ou qu’une facture finalisée en son nom sera enregistrée. Une fois le type de client choisi (entreprise ou particulier), il va maintenant s’agir de remplir les champs d’informations le concernant.

Les informations demandées sur l’entreprise prospectée sont la raison sociale, l’adresse, l’adresse e-mail, son site internet, son secteur d’activité et sa situation par rapport à son immatriculation (si oui elle est immatriculée ou si le processeur est en cours). Dans le cas d’un particulier, le champ à remplir porte sur son nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, site internet et secteur d’activité.

La création d’un devis se fait par un simple clic sur l’icône « Devis » (à gauche de l’écran), puis sur « Nouveau devis » (à droite de l’écran après être entré dans devis). Des champs seront ensuite à remplir :

  • nom et prénom du client
  • nom de son projet
  • le délai pour achever le travail
  • les notes de devis (le cas échéant)
  • la date de l’émission de la facture
  • la valeur de la TVA
  • le temps de validité de la facture
  • la nature du ou des produits concernés

Après avoir rempli tous les champs nécessaires, il reste à valider le tout en cliquant sur l’icône « Créer » qui se trouve tout en bas de page, à droite. Le devis, finalisé, sera alors mis en forme automatiquement par le logiciel avec vos informations et pourra être envoyé directement depuis Algorithme.io par mail. Une fois accepté, le devis pourra être transformé en facture.

Voici un exemple de devis créé sur Algorithme.io
Voici un exemple de devis créé sur Algorithme.io

Si l’on veut directement établir une facture sans cotation, l’opération est la même que celle pour faire un devis. À vrai dire, toutes les opérations se feront toujours d’un simple clic et seules les informations trouvées dans les fenêtres varieront. Le chemin à suivre sera : « Facture », « Nouvelle facture », puis « Créer ».

En ce qui concerne les dépenses

Les dépenses sont un moyen de contrôler la trésorerie. Elles facilitent le bilan de votre comptable.

Pour ce faire, un clic sur l’icône « Dépenses » vous amènera à une fenêtre où il faudra remplir différentes informations comme la date d’achat, la catégorie de celui-ci, son prix hors taxe et la valeur de la TVA. Tout ça fait, il ne reste plus qu’à cliquer sur « Ajouter » en bas de page, dans le coin droit de la fenêtre.

D’autres comptes utilisateurs

En tant qu’administrateur sur Algorithme.io, il vous est possible d’ajouter des utilisateurs de votre entreprise. Pour cela, il vous suffira de naviguer vers le menu en question et cliquer sur « Nouvel utilisateur ». Ceci fait, il ne vous reste plus qu’à saisir l’e-mail de la personne que vous voulez rajouter et de préciser sa qualité dans votre entreprise.

Petite note : le statut du nouvel utilisateur est imposé par le logiciel et se limite obligatoirement au titre d’expert comptable ou de gestionnaire.

Aide et support

En cas de problème lié à l’utilisation d’Algorithme.io, il est possible de contacter son service client via un formulaire. Un agent viendra alors vers vous pour apporter une solution dans les plus brefs délais.

Travailler n’importe où et n’importe quand

Comme tout businessman le sait, dans le monde des affaires, la disponibilité importe beaucoup. Passer un contrat peut se faire n’importe quand, n’importe où, et les déplacements peuvent être fréquents.

Par exemple, gérer ses comptes en transit dans un aéroport serait impossible avec un logiciel de facturation installé sur son ordinateur au bureau. Pas avec Algorithme.io. Parce que ce logiciel se trouve dans le cloud, vous pourrez l’administrer via un simple smartphone ou une tablette ayant accès à internet. Même pas la peine d’ouvrir votre laptop.

Avec Algorithme.io, il est possible de travailler n'importe où et n'importe quand
Avec Algorithme.io, il est possible de travailler n’importe où et n’importe quand

En somme, le bon et le mauvais dans tout ça

Les points positifs dans l’utilisation d’Algorithme.io sont nombreux :

  • Simple et facile d’utilisation, le site est bien aéré. La nuance des couleurs à base de noir et blanc ne fatigue pas les yeux.
  • Le service est totalement gratuit et accessible à tous ceux qui ont un projet à gérer. Une version démo est disponible sans même s’inscrire.
  • Le tableau de bord affiché dans la page d’accueil reprend les principales statistiques de votre affaire et est très pratique.
  • Le logiciel est disponible H24 via tout appareil disposant d’une connexion internet.
  • Lors de la réalisation des devis, les détails sur les valeurs HT, TTC et la TVA sont automatiquement calculées et affichées.
  • Le devis envoyé au client est bien présenté et détaillé (Valeur HT, TTC et TVA).
  • Nul besoin de se casser la tête avec ses correspondances, car le système génère automatiquement des messages professionnels (mail, devis, factures, etc.).
  • Un tutoriel est disponible pour apprendre à utiliser l’outil.

Quant aux inconvénients, ils sont :

  • Les icônes devraient être mieux agencées. Il aurait été plus judicieux de placer la création de clients avant les devis et les factures par exemple, vu qu’il faut créer un client avant de passer à tout le reste.
  • Le statut des utilisateurs est imposé. Soit ils sont comptables, soit gestionnaires. Il est pourtant possible que l’administrateur veuille intégrer une autre personne sous un autre titre.
  • Un devis finalisé ne peut plus être modifié et effacé. En cas d’erreur, il va falloir tout recommencer à zéro.

Si je puis porter un avis, Algorithme.io est un très bon logiciel pour gérer la facturation de sa structure. Par contre, on reste dans les TPE et les PME.

Bien entendu, il n’est pas parfait, mais contient déjà l’arsenal nécessaire pour faire avancer son entreprise dans la bonne direction. Sa gratuité est une formidable opportunité pour ceux qui n’ont pas les moyens de s’offrir un logiciel coûteux.

> Voir aussi : Notre sélection des 9 meilleurs logiciels de gestion locative

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Victor RaharinosyEven Mind Auteurs de commentaires récents
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Bonjour,

Tout d’abord, je tenais à vous remercier pour votre article très complet sur le logiciel.
Un retour utilisateur est pour nous toujours un plaisir à lire et découvrir.
En effet cela nous permet d’améliorer le logiciel.

Nous avons pris en compte vos remarques et ajouté la possibilité de créer des rôles afin de gérer plus simplement les droits de chacun.

Au plaisir de vous lire.

Bien à vous
Even Mind