Nous restons dans le monde des PME, TPE et petits commerces avec le test de ce nouveau logiciel Saas : Flexina. C’est un logiciel de gestion commerciale et de facturation dans le cloud qui s’est posé pour objectif d’aider les indépendants et autres petites structures à numériser à juste coût leur gestion. Ça, c’est dit. À voir maintenant si la promesse est tenue.
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Les principales fonctionnalités de Flexina
Comme Openflex, Flexina est un logiciel basé dans le cloud. Oui, c’est donc un logiciel Saas (software as a service ou logiciel en tant que service) qui ne nécessite aucune installation en local. Il est accessible depuis votre ordinateur, mais pas seulement : tablette, iPhone, iPad ou simple smartphone, du moment que l’appareil est connecté à Internet, vous pourrez l’utiliser.
Pour ne rien gâcher, Flexina vient avec des options robustes qui n’ont rien à envier à la concurrence :
- gestion des clients, des prospects et des fournisseurs
- gestion des devis, des factures et de l’avoir
- gestion des impayés et des lettres de rappel
- catalogue d’articles
- éditeur de modèles de documents
- import et export des données clients et articles en Excel
- statistiques des ventes, des clients, des articles, et analyse du chiffre d’affaires
- export des journaux de ventes personnalisables
- accès multi-utilisateurs en simultané (sauf qu’il faut une licence en plus pour le mode multi-utilisateur)
- facturation dans le cloud
L’offre de Flexina est payante, mais à juste prix. Surtout quand on fait l’inventaire de tout ce qu’offre l’abonnement mensuel. Regardez plutôt :
- hébergement
- support par e-mail et téléphonique
- sauvegardes des données
- accès sécurisé par HTTPS
- mises à jour régulières basées sur les remarques utilisateurs pour améliorer le logiciel.
- assistance au démarrage : configuration du logiciel, importation des données clients et articles, mise en page des devis et factures
- export des documents commerciaux en PDF
- sauvegardes en temps réel sur Dropbox
Enfin, plusieurs modules complémentaires (mais facultatifs) sont disponibles si vous en avez besoin. Là encore, le coût est largement abordable, même pour une très petite structure. Voici les modules disponibles :
- commandes et livraison
- commandes fournisseurs
- factures d’achats
- module multi-utilisateur
La page d’accueil de Flexina
Il est important de vous donner un aperçu de la page d’accueil de Flexina, car c’est depuis cet endroit que toutes les opérations vont s’effectuer.
Cette page d’accueil vous présente toutes les options correspondant à la gestion des tiers, aux articles, à l’historique, aux paramètres de réglage du logiciel, à l’assistance et aux paiements.
La gestion des tiers et le menu « Articles »
Dans Flexina, « Gestion des tiers » vous permet tout simplement de gérer les clients, les prospects et les fournisseurs.
Vous y renseignez juste les informations les concernant (le nom, le prénom, le numéro TVA, les adresses, etc.) et vous disposez ensuite de fiches très bien faites.
Quant au menu « Articles », il vous permet d’enregistrer et de gérer vos achats et vos ventes. Cela permet de bien séparer l’achat et la revente.
Flexina vous y affiche le prix de vente HT et TTC, ainsi que le prix d’achat HT et TTC pour tous vos articles.
L’historique
Flexina vous offre la possibilité de suivre vos actions dans le temps. Cet historique date les créations de devis, de factures, de clients, de prospects et de fournisseurs. Chaque document pourra même être ouvert et modifié depuis cette page.
> Voir aussi : Notre article sur tout ce qu’il faut savoir pour utiliser la visioconférence
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Les paiements
Les paiements sont répertoriés selon leur date et leur mode :
- carte bancaire
- chèque
- espèce
- virement
- PayPal
- ou note de crédit
Les échéances dépassées seront, quant à elles, automatiquement notifiées par Flexina. Les lettres de rappel, par contre, devront être envoyées manuellement puisque le logiciel ne le fait pas.
Les documents clients
Au centre de la page d’accueil se trouve l’intitulé « Documents clients ». C’est là que l’on accède aux options relatives aux devis, factures, avoirs ainsi que l’export compta.
Comment créer un devis ou une facture ?
La création d’un devis ou d’une facture sur Flexina est très simple. Depuis la page d’accueil, allez dans « Devis » ou « Facture ». Il faut ensuite cliquer sur « Ajouter », en haut à gauche de la page.
Depuis cette nouvelle page, vous pouvez changer à tout moment le type de document sur lequel vous travaillez en avisant le sélecteur en haut à gauche de la page (voir l’image précédente).
Avant d’établir une facture ou un devis, il vous est encore nécessaire de chercher un client dans votre base de données. Si vous n’en avez pas, il vous faut en créer un nouveau. Pour ce faire, il suffit d’un clic sur le bouton « Nouveau » tout en haut à gauche de l’écran et de remplir ensuite les différents champs qui se présenteront (référence du client, numéro de l’entreprise si c’en est une, professionnel ou particulier, téléphone, etc.). Cliquez ensuite sur « OK » en bas de page à droite pour finaliser la création de ce nouveau client.
Pour chercher un client déjà existant, il faudra cette fois-ci cliquer sur le bouton juste à droite du bouton « Nouveau ».
Une fois le client renseigné dans le devis ou la facture, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur « Ligne » en bas à gauche de l’écran, puis à remplir les champs informatifs et vous êtes bon.
Petite astuce : avant d’enregistrer un devis ou une facture, il est possible d’avoir un aperçu du document. Pour cela, il vous suffit d’aller voir du côté du bouton « Aperçu » à droite en bas de page. Les boutons « Enregistrer » et « Annuler » sont rangés sur la même ligne.
En enregistrant le document, vous aurez à choisir entre enregistrer en tant que brouillon ou valider le document comme version finale. Un brouillon sera conservé pour une modification future et ne pourra être envoyé que lorsqu’il sera validé. Par contre, un document validé sera directement prêt à être envoyé par e-mail, tout en sachant qu’il pourra toujours être modifié en temps voulu (simple clic sur le gros bouton vert « + » en bas de page à droite lorsque vous serez sur la page du document prêt à être envoyé).
Tout document que vous enverrez depuis Flexina le sera en pièce jointe, sous format PDF. Flexina vous permet aussi de dupliquer ou d’imprimer vos devis et factures et il vous sera également possible d’effectuer des exports sous format Excel des documents, des lignes des documents, des articles des documents, du listing des clients avec numéro TVA et du listing de tous les clients sans exception.
Enfin, en complément, ce logiciel Saas vous permet également d’enregistrer directement vos fichiers dans Dropbox.
Facture et note de crédit
En comptabilité, il est impossible de supprimer une facture. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle les factures sont numérotées. Toutefois, l’erreur étant humaine, il est possible sous Flexina de créer des avoirs, autrement appelés « notes de crédit » par le logiciel.
Cela s’avère particulièrement utile lorsque l’on se rend soudain compte que le montant d’une facture était trop élevé.
L’export compta
Dans le cas où vous confiez la gestion de vos comptes à un comptable, l’option « Export compta » vous permettra de faire un résumé de toutes vos transactions et de les lui envoyer. Vous pourrez ainsi exporter votre journal des ventes ainsi que vos signalétiques clients.
Par défaut, Flexina propose les exports aux formats .xls et .zip. Si cela ne vous suffit pas ou que vous ne savez pas les reconfigurer pour qu’ils soient pris en compte par un logiciel de comptabilité, les services de Flexina peuvent le faire pour vous. Il vous faudra alors les contacter en leur précisant le format de fichier spécifique à votre logiciel comptable et ils pourront vous faire un export sur mesure.
Le paramétrage de Flexina
Flexina peut être paramétré à volonté pour vous donner une identité propre et il est possible de modifier plusieurs éléments et fonctionnalités du logiciel. On peut ainsi modifier :
- les données relatives aux documents, articles, règlements et clients
- le thème de l’interface
- le logo et l’en-tête des documents envoyés
- la présentation des devis et des factures
- la numérotation des documents
- la signature des e-mails, leurs modèles ainsi que leur mode d’envoi, mais également le type de serveur pour leur envoi.
Il est aussi possible de paramétrer votre compte Flexina pour qu’il soit lié à votre compte Dropbox, chose qui se fait en quelques clics.
Le tableau de bord de Flexina
Un tableau de bord, chacun se le représente selon ses points de vue et les informations qu’il pense être pertinentes. Dans le cas de Flexina, c’est ainsi qu’il se le présente.
Ledit tableau permet de contrôler les devis, factures ou avoirs validés et non validés. Il présente aussi un graphique permettant de voir l’évolution du chiffre d’affaires de l’année en cours ou d’une année passée.
Une option, nommée « Totaux », permet également d’avoir la représentation chiffrée des résultats de production. Enfin, une autre, baptisée « Statistique », permet de suivre le nombre total de clients, le nombre de clients acquis par mois et par trimestre, le nombre et les familles d’articles vendus, ainsi que divers autres statistiques plus ou moins utiles pour piloter son affaire.
Au final, le tableau de bord de Flexina est complet et apporte des informations pertinentes pour prendre ses décisions au quotidien. Il lui manque juste la possibilité de paramétrer ses propres indicateurs.
Flexina : mon avis sur le logiciel
N’en déplaise à l’équipe qui a mis beaucoup d’amour dans ce logiciel (et ça se sent), Flexina n’est pas encore, du moins pour moi, le logiciel de facturation rêvé.
Les points forts
- option multi-utilisateur
- logiciel dans le cloud
- facile à utiliser
- service existant depuis plus de 10 ans
- disponible sous 3 langues différentes : français, anglais, néerlandais
- modification des devis et des factures à tout moment
- distinction claire entre prospects et clients
- prix de l’abonnement de base raisonnable
- essai gratuit 15 jours pour débuter
Les points faibles
- Flexina utilise des termes techniques. Il faut donc avoir un minimum de bagages en économie et gestion pour s’en sortir.
- Les pages sont plus ou moins désorganisées avec des boutons superflus ici et là.
- L’option pour la note de crédit existe, mais pas pour la note de débit (c’est donc ok pour les factures revues à la baisse, mais pas pour celles revues à la hausse).
En résumé, Flexina s’est armé jusqu’aux dents pour offrir des services de qualité, preuve en est la longue liste d’avantages qu’elle possède. Et c’est vrai qu’en maîtrisant bien ses fonctionnalités, le travail fait avec ce logiciel concurrence largement celui que l’on peut faire sur un autre plus coûteux que lui.
Mais, Flexina a beau avoir été bien conçu, on y trouve quand même deux trois choses qui fâchent. Par exemple, je trouve qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un bouton spécial pour les devis et un autre pour les factures (sur la page d’accueil) vu que les deux documents seront ensuite traités depuis la même page et surtout vu qu’on pourra même y basculer d’un type de document à l’autre sans effort ni tracas. Un seul bouton intitulé « Devis et Factures » aurait été bien plus pratique !
Bon, je chipote, parce qu’il est vrai que Flexina est tout même facile à utiliser. Certes, il faut avoir un minimum de base en gestion, mais je le recommande rien que pour les innombrables avantages qu’il offre à ses utilisateurs. Je le conseille également à tous ceux qui ne veulent pas investir un gros budget dans un logiciel.
Bien entendu, Flexina n’est pas gratuit, mais comparer à d’autres services, on peut dire qu’un abonnement Flexina est carrément donné.
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