De multiples raisons peuvent pousser à devenir un auto-entrepreneur : un défi personnel à réaliser, la recherche de l’émancipation professionnelle, une trouvaille dans un secteur promettant… Mais quelle qu’en soit la raison, un auto-entrepreneur doit pouvoir gérer les besoins de son entreprise pour ne pas s’exposer à une perte, une faute ou un échec. Faisons un petit tour des exigences d’une entreprise et découvrons les logiciels qui viendront aider dans chacune des facettes de la société que devront gérer ces auto-entrepreneurs.

Le marché

Une entreprise doit avoir une vue d’ensemble sur l’offre et la demande. C’est ce qui définit le marché. Avant de lancer ou pour tenir à flot une entreprise, l’auto-entrepreneur doit impérativement connaître le marché où il met les pieds. Pour ce faire, il doit combiner 2 domaines :

  • le marketing : étude de marché et prospection, veille,
  • la communication : relation et service client

En premier lieu, l’étude de marché et la prospection fourniront des informations sur les clients réels ou potentiels et sur les produits et services qu’ils affectionnent. Pour ne pas se perdre dans cette multitude de données, il faut un outil efficace pour les assembler. C’est là que les logiciels de marketing entrent en jeu et viennent en aide aux auto-entrepreneurs. Une des méthodes de marketing est la veille médiatique qui vous permettra d’avoir toutes les actualités sur un secteur d’activité. Plusieurs logiciels sont disponibles sur le marché pour chaque fonctionnalité spécifique.

Prenons le logiciel Netvibes. La version basique de ce logiciel est gratuite. L’essai de ce logiciel vous montre une facilité d’utilisation et un dashboard très vif. Pour commencer, vous devez choisir les thèmes à suivre et vos centres d’intérêt. Le logiciel vous demandera d’entrer les mots clés. Une recherche automatique des articles sur le net et les réseaux sociaux s’afficheront sur votre tableau de bord.

Les principaux secteurs utiles pour un auto-entrepreneur sont les suivants :

  • économie
  • bourse
  • finance
  • banque
  • recherche d’emplois
  • actualités des entreprises
  • actualité du e-commerce et marketing
  • actualité juridique

Les apps sont les commandes spécifiques que vous voulez donner au logiciel dans son analyse (qui, où, comment…), et voici celles que vous, auto-entrepreneurs, pourrez utiliser :

  • E-mail Wizzard
  • bloc notes
  • liste des tâches
  • calculatrice
  • gestion des favoris
  • Web Page
  • Google Analytics
  • Alexa
  • Google Docs
Un essai du thème design sur Netvibes, un des logiciels pour auto-entrepreneurs pour la veille médiatique et les apps que vous pourrez commander dessus
Un essai du thème design sur Netvibes, un des logiciels pour auto-entrepreneurs pour la veille médiatique et les apps que vous pourrez commander dessus

Puis, la communication avec le client est aussi essentielle. Garder contact avec ses clients et se tenir au courant de leurs demandes est important. Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) sera d’une grande aide pour les auto-entrepreneurs. Certains CRM couplent les canaux de communication tels que la téléphonie avec l’informatique, ou encore le chat, les réseaux sociaux et le mail.

Le logiciel Openflex avec son module Support client fait partie des CRM recommandés pour les auto-entrepreneurs, c’est d’ailleurs l’une des 6 meilleures solutions CRM gratuites et payantes. Ce module du logiciel vous permettra d’envoyer ou de recevoir les mails de vos clients. Vous pouvez ainsi rester en contact avec le client et régir les activités de votre service client. Voici la liste des fonctionnalités de son module support client :

  • gestion des e-mails entrants et sortants,
  • gestion des niveaux d’incidents,
  • archivages des demandes,
  • gestion par ticket,
  • gestion de travail en équipe,
  • liaison des tickets avec le CRM.
Le module Support client d’Openflex est un des meilleurs CRM disponibles sur le marché
Le module Support client d’Openflex est un des meilleurs CRM disponibles sur le marché

La production : quel(s) logiciel(s) pour venir en aide aux auto-entrepreneurs dans ce domaine ?

Dans n’importe quel domaine d’activité, il est impératif de surveiller la production. Les éléments à tenir en compte sont : la productivité des employés, la distributions des tâches et le temps de production. Et cela s’applique également pour l’auto-entrepreneur. Il faut que le chef d’entreprise puisse équilibrer cette productivité par employé et dans le temps. Un exercice assez compliqué sans l’aide d’un outil informatique ! Pour réunir ces éléments à surveiller, il n’y a pas mieux que les logiciels de gestion de projet. Vous pourrez voir conjointement l’avancement de votre production et les activités de votre équipe sur ces logiciels.

Trello fait partie de ces logiciels de gestion de projet. L’auto-entrepreneur pourra s’organiser, manœuvrer son équipe, avoir une vue d’ensemble sur le projet et les tâches à faire, en cours ou terminés et redonner du peps à la production. Il se présente de la manière suivante :

  • tableaux,
  • listes,
  • cartes.

Les utilités de ce logiciel peuvent se résumer des manières suivantes :

  • gérer les tâches et les fichiers dans un emplacement centralisé,
  • faciliter le partage, la collaboration et la révision au sein de votre équipe,
  • intégrer des applications de l’équipe pour atteindre les objectifs.
Utilisation aisée pour s’organiser ou gérer la production d’une équipe : Trello un des meilleurs logiciels pour auto-entrepreneurs pour gérer votre production
Utilisation aisée pour s’organiser ou gérer la production d’une équipe : Trello est un des meilleurs logiciels pour auto-entrepreneurs pour gérer votre production

Le fonctionnement

Pour le bon fonctionnement d’une entreprise, l’entrepreneur doit se mettre en tête 2 départements différents : les Ressources Humaines et la comptabilité et finance.

Lorsque nous parlons de RH, il nous vient une liste à administrer : gestion de fiche de paies, contrats de travail, droit du travail, recrutement, formation, gestion des conflits, relations sociales et communication interne. En bref, c’est la gestion du personnel. Un auto-entrepreneur peut s’appuyer sur des logiciels afin de gérer ce dernier.

OrangeHRM est une excellente option pour vos ressources humaines. Ce logiciel se décline en deux version payante en open source et en on premise. Il offre aussi des choix selon la taille de votre entreprise. Ses fonctionnalités sont complètes pour un logiciel RH :

  • gestion des postes,
  • gestion individuelle par employé,
  • congé et absences,
  • temps de travail,
  • objectif et discipline,
  • recrutement,
  • formation,
  • performance,
  • développement des employés,
  • paies,
  • données personnelles,
  • communication interne,
  • motivation,
Liste des fonctionnalités sur une version d’essai gratuite de OrangeHRM
Liste des fonctionnalités sur une version d’essai gratuite de OrangeHRM

Par ailleurs, les suivis financiers sont vitaux pour les auto-entrepreneurs. De plus, il ne faut pas oublier qu’être entrepreneur ne signifie pas être à l’aise avec les chiffres. Comment jongler avec votre argent et votre temps en même temps ? Un logiciel de comptabilité et finance vous aidera dans les comptes et allégera le temps passé sur ces tâches chronophages. Ils s’occuperont de vos facturations, comptes comptables et déclarations fiscales. Et justement, nous avons pensé à l’un des meilleurs logiciels de comptabilité pour vous aider à gérer cette facette de l’entreprise.

Openflex Compta & finance est une solution pour les petites entreprises qui ne disposent pas de compétences comptables. Ce logiciel maîtrisera la gestion de vos devis, facturations et votre trésorerie parfaitement. Il donne une possibilité de suivre en temps réel la finance de votre entreprise aisément et rapidement. Le programme permet d’éviter les erreurs possible sur un tableur. Enfin, il permet de gérer facilement les factures bancaires. Il offre ces capacités :

  • gestion des factures et avoirs,
  • plan comptable de votre pays,
  • plan comptable personnalisable,
  • gestion des immobilisations,
  • calcul des charges sociales et fiscales,
  • gestion des emprunts,
  • gestion des marges,
  • gestion des prélèvements bancaires,
  • rapprochements bancaires assistés,
  • gestion des factures récurrentes,
  • export du FEC,
  • tableau de bord et statistiques détaillées,
  • gestion des comptes bancaires,
  • édition des états financiers,
  • enregistrement des salaires,
  • gestion des dons,
  • exportation des données comptables,
  • gestion des remises de chèques,
  • assistance à la déclaration TVA.
Création d’un compte comptable sur Openflex
Création d’un compte comptable sur Openflex

La logistique

Juste pour information, la logistique est à son départ la technique de transport, de logement et de ravitaillement des troupes d’une armée. Le monde entrepreneurial l’a adopté pour optimiser les besoins physiques d’une entreprise. De ce fait, un auto-entrepreneur sera lui aussi le chef d’orchestre de sa logistique. Il doit être au courant en temps réel de toutes ses ressources matérielles, de leur disposition et de leur utilisation au sein de l’entreprise. Combien d’ordinateurs marchent ? Combien de véhicule de livraison sont disponibles ? De quels matériels ont besoin mes employés pour accomplir un travail donné ? Mes dépôts sont ils assez spacieux ? Quels sont les produits en stock ? Combien de mes fournisseurs sont disponibles actuellement ? Autant de questions qui pourront se poser dans la tête d’un entrepreneur. Les solutions logicielles de logistique sont appelées Supply Chain Management. Des logiciels spécifiquement dédiés pour la logistique des entreprises sont sur le marché. L’obtention des essais gratuits sont assez difficiles et l’attente est plus ou moins longue sur les sites des éditeurs. La visite des sites est tout de même nécessaire pour comparer les différents logiciels et trouver celui qui répondra efficacement aux besoins des auto-entrepreneurs. Les avantages que peuvent procurer les logiciels de logistique :

  • livrer vos produits dans les délais les plus courts
  • maîtriser les coûts logistiques : optimisation des stocks et du transport
  • gagner en agilité et en réactivité

Gérer le marché, la production, le fonctionnement et la logistique en un seul logiciel : c’est possible !

Il faut se rappeler qu’en étant un auto-entrepreneur il faut équilibrer les dépenses tant budgétaires que temporels. Pour choisir un logiciel, un auto-entrepreneur doit donc étudier le rapport qualité-prix. Les logiciels devront faciliter la gestion d’une entreprise et non pas la rendre encore plus complexe. L’efficacité doit être au rendez-vous pour une rentabilité optimale. Il se peut qu’un chef d’entreprise travaille en équipe ou en solo. Par conséquence, la gestion d’une entreprise devrait pouvoir se faire sur un seul outil en gardant une efficacité élevée. Si vous cherchez un logiciel qui combine toutes ces fonctionnalités en un seul interface, nous vous suggérons l’ un des 12 meilleurs ERP disponibles sur le marché, Openflex.

Auto-entrepreneurs, si vous êtes à la recherche de bons logiciels de gestion, Openflex vous conviendra
Auto-entrepreneurs, si vous êtes à la recherche de bons logiciels de gestion, Openflex vous conviendra

Openflex est un des logiciel de gestion qui peuvent convenir aux auto-entrepreneurs et qui offrent : une facilité d’utilisation, adaptable, sécurisé et hébergé dans le Cloud. De multiples fonctionnalités sont proposées dans les plusieurs modules :

Les fonctionnalités marketing et communication :

  • module vente et CRM
  • module support client

Les fonctionnalités gestion de production :

  • module gestion de projets
  • module gestion de production
  • module KPI consolidés

Les fonctionnalités RH, caisse et finance :

  • module point de vente
  • module compta et finance
  • module RH et paies
  • module primes commerciales
  • module multi-devise
  • module cvthèque
  • module costing
  • module signature scannée
  • module comptabilité analytique
  • module PayPal
  • module PDF personnalisé

Les fonctionnalités logistiques :

  • module achat et stock
  • module flotte véhicules
  • module ressources matérielles
  • module billetterie

Les fonctionnalités gestion de données :

Le module Dropbox

D’autres modules sont aussi offerts pour des secteurs d’activité spécifiques :

  • module hôtel,
  • module association,
  • module station essence.

De plus, le logiciel Openflex offre une sécurité élevée pour les activités d’une entreprise. C’est le résultat de la combinaison d’un stockage, d’une veille et d’un accès sûrs. La flexibilité du logiciel est un des avantages dont un auto-entrepreneur pourra profiter puisque il est possible de créer des modules sur mesure. Enfin, il avance une mise à jour à vie et des prix très concurrentiels.

Si vous envisagez de créer votre propre entreprise ou si vous êtes déjà un auto-entrepreneur et que vous voulez gérer facilement votre entreprise, il vous faudra un ou des logiciels de gestion efficaces.

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